Бухгалтерская отчетность

В соответствии с положениями  раздела 10 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» годовая бухгалтерская отчетность является открытой для заинтересованных пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков и др.

Организация должна обеспечить пользователям возможность ознакомиться с бухгалтерской отчетностью, для чего она должна быть:

•     представлена каждому учредителю (участнику) в  сроки, установленные законодательством  Российской Федерации;

•     представлена (по одному экземпляру бесплатно) органу государственной статистики и по другим адресам, предусмотренным законодательством Российской Федерации, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации;

•     в случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, должна быть опубликована вместе с итоговой частью аудиторского заключения. Территориальные органы государственной статистики требуют представления им (по месту регистрации организации) не только годовой, но и промежуточной (квартальной) отчетности, что не предусмотрено нормативными актами. Следовательно, ответственность за непредставление промежуточной отчетности органам государственной статистики отсутствует.

На основании пп. 4 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики  обязаны «представлять в налоговый  орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Б соответствии с п. 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

•     бухгалтерская  отчетность может быть представлена пользователю организацией непосредственно  или передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления  с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи;

•     пользователь бухгалтерской отчетности не вправе отказать в принятии бухгалтерской  отчетности и обязан по просьбе организации  проставить отметку на копии бухгалтерской  отчетности о принятии и дату ее представления. При получении бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь бухгалтерской отчетности обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде;

•     днем представления  организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения, либо дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи, либо дата фактической передачи по принадлежности.

Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные  общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 80 Федерального закона от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена и статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете».

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и  бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.94 № 129-ФЗ).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г).

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства. Например, если документ был составлен в 2005 году, то срок хранения отсчитывается с 1 января 2006 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности (см. рис.1).

 

Для некоторых бухгалтерских  документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета  работников предприятия должны храниться  в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

-  на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);

-  о приеме выполненных  работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы  подписей материально ответственных  лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

В течение 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

-  государственные,  муниципальные организации, документы  которых поступают на хранение  в архивы в установленном порядке;

-  негосударственные  организации, которые передают  свои документы в архив на  основании договора, заключенного  с архивом.

Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

-  государственные  и муниципальные организации  - 10 лет;

-  негосударственные организации - не менее 10 лег.

Причем дальнейший срок хранения таких документов негосударственные  организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим  законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

К таким документам относятся:

-          Годовые бухгалтерские балансы  и отчеты; документы к ним (приложения  к балансу, пояснительные записки,  специализированные формы).       

-          Аналитические документы к годовым  балансам и отчетам (таблицы,  записки, доклады).

-          Документы о рассмотрении и  утверждении годовых балансов  и отчетов (протоколы, акты, заключения).

-          Отчеты по перечислению денежных  сумм по государственному и  негосударственному страхованию  (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости).

-          Годовые отчеты по налогам.        

-          Оперативные отчеты по счетам  в иностранной валюте за границей. 

-          Программы, руководства по организации  и внедрению автоматизированных  систем бухгалтерского учета  и отчётности.    

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные  организации обязаны хранить  в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации.

Например:

-  сводные годовые  бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним  (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);

-  передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

-  документы о переоценке  основных фондов, определении износа  основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);

-  документы о ведении  валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);

-  паспорта сделок;

-  книги, журналы,  карточки учета ценных бумаг.

Снижать срок хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя, из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Хранение документов акционерным обществом. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.03 г. № 03-33/пс утвержден отдельный документ, который предусматривает сроки хранения документов акционерных обществ. В отношении бухгалтерских документов этим документом установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности:

•     сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая  отчетность подлежат постоянному хранению.

•     квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет,

•     месячную бухгалтерскую  отчетность - не менее 1 года.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены для акционерных  обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.