Бухгалтерские документы

 

1.  
   Бухгалтерские документы и их значение

 
Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества,обязательств организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций. 
 
 
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке. 
 
Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация. 
 
Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства. 
 
Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам: 
 
- по назначению, 
 
- по порядку отражения операций,  
 
- по способу охвата операций, 
 
- по количеству учетных записей,  
 
- по месту составления. 
 
 
 
Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета: 

•  
  сельскохозяйственная продукция;
•  
  труд и его оплата;
•  
  основные средства и нематериальные активы;
•  
  материалы;
•  
  работы в капитальном строительстве;
•  
  работы строительных машин и механизмов;
•  
  работы в автомобильном транспорте;
•  
  результаты инвентаризации;
•  
  кассовые операции;
•  
  торговые операции.

 
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов. 
 
 
 
Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей. 
 

 

3.  
   Классификация бухгалтерских документов

 
 
Бухгалтерские документы классифицируются: 

•  
  по назначению;
•  
  порядку составления;
•  
  содержанию хозяйственных операций;
•  
  способу отражения хозяйственных операций; . месту составления;
•  
  способу заполнения.

 
 
Классификация бухгалтерских документов может быть представлена в виде следующей  схемы: схема № 1 «Классификация бухгалтерских  документов». 
 

 
Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости: 

•  
  срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
•  
  5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
•  
  10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
•  
  75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

 

Метод бухгалтерского учёта

Совокупность всех приёмов  и способов, с помощью которых  в бухгалтерском учёте отражаются движение и состояние хозяйственных  средств и их источников, включает в себя следующие основные элементы:

• документирование
• оценка
• система бухгалтерских счетов
• двойная запись
• инвентаризация
• калькулирование
• составление баланса и отчётности.

 

 

Бухгалтерский счёт представляет собой учётную позицию в бухгалтерском учёте, предназначенную для постоянного учёта в денежном выражении движения каждой однородной группы принадлежащих хозяйствующему субъекту средств и источников их образования методомдвойной записи (по дебету и кредиту) в проводках.

В зависимости от объекта учёта счета разделяются  на активные, пассивные и активно-пассивные.

По степени детализации  учёта счета подразделяются на синтетические, субсчета, аналитические.

В зависимости от участия сальдо по счёту в формировании бухгалтерского баланса счета разделяются на балансовые и забалансовые.

Для каждой группы средств и источников этих средств  используется отдельный счёт, где  отражается остаток (сальдо) данной группы на начало учётного периода и все  изменения, вызванные произведёнными хозяйственными операциями. Каждый счёт имеет две стороны: дебет и  кредит. Сумма всех операций, отражённых по дебету счёта, называется дебетовым  оборотом; сумма всех операций, отражённых по кредиту, — кредитовым оборотом. Результат соизмерения дебетовых и кредитовых оборотов определяется как остаток (сальдо) по счёту.

Систематизированный перечень бухгалтерских счетов содержится в плане счетов.

 

 

Двойна́я за́пись — способ ведения бухгалтерского учёта, при котором каждое изменение состояния средств организации отражается по крайней мере на двух бухгалтерских счетах, обеспечивая общий баланс.

Основным принципом  учёта при этом является выполнение в любой момент времени равенства (уравнения баланса):

Активы = Пассивы (причём последние равны сумме обязательств и капитала).

Активы отражают информацию (состав и стоимость) имущества  и имущественных прав организации  на определённую дату. Пассивы  указывают на источники возникновения активов.

Для этого каждая двойная запись — проводка — изменяет обе эти части, обязательно сохраняя баланс. Увеличение активов отражается в дебете счетов, увеличение пассивов в их кредите. Действует закон сохранения: сумма дебетов всех счетов всегда равна сумме их кредитов (обеспечивая нулевое общее сальдо). Это позволяет легко контролировать правильность: если нет баланса, то где-то в учёте была допущена ошибка.

 

 

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

• на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)
• в производстве,
• на торговых площадях,
• в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

• основные средства,
• материальные запасы,
• готовая продукция,
• товары в торговой сети,
• наличные денежные средства,
• ценные бумаги и денежные документы.

 

 

Калькулирование (от лат. calculatio - счёт, подсчёт) — способ определения себестоимости продукции или услуги, а также себестоимости производственных ресурсов. Калькулирование производится на основе учётных и расчётных затрат и на основе структуры этих затрат. Расчёт структуры затрат опирается на понимание типа производства, видапроизводства, загрузки предприятия, прочих «вспомогательных» процессов (таких как маркетинг, логистика и т. д.) и в зависимости от категории производства.

Калькулирование, в отличие от калькуляции, не определяет затраты в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств, так как занятие счётом ради счёта в калькулировании не имеет смысла. Калькулирование берёт за расчётную основу затраты или виды затрат из сложенных по определённым видам статей затрат из бухгалтерского учёта.

Калькулирование используется как для предварительной оценки себестоимости, так и для последующего завершающего контроля. 

 

 

2. Регистр бухгалтерского учёта — элемент организации бухгалтерского учёта на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчетности. Содержание регистров бухгалтерского учёта до 2013 года составляло коммерческую тайну.

Учетные регистры различаются:

• по внешнему оформлению: бухгалтерские книги, регистраторы, отдельные листы, карты, сведения.
• по назначению: хронологические, систематические и комбинированные;
• по содержанию: синтетические и аналитические;
• по форме: односторонние, двусторонние, табличные и шахматные;