Бухгалтерские информационные системы (БУИС)

ухгалтерские информационные системы (БУИС)

Бухгалтерская информационная система (БУИС) создается в целях  получения информации, необходимой  для управления производственной и  хозяйственной деятельностью предприятия. БУИС служит связующим звеном между  хозяйственной деятельностью и  людьми, принимающими решения (рис. 11.1). В ней осуществляются сбор, регистрация  данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа  и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих  решения, - выходом из нее. Главная  цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия  финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования  ресурсов.

Рис. 11.1. Схема управления предприятием в условиях использования  БУИС

Бухгалтерская система является наиболее важной из экономических систем, так как выполняет ведущую  роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне-его. Прежде всего, она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб  предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия  за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение  чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и  проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия  при принятии различных решений.

Существуют и внешние  пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный  капитал владельцев предприятия, нужны  ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может  ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о  способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и  в срок расплатиться с долгами. В  этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим  обоснованием и с бизнес планированием  при привлечении инвестиций. Государственные  службы интересуются полнотой и правильностью  определения прибыли и исчисления налогов, соблюдением антимонопольного и валютного законодательства. 

Особенности функционирования БУИС на крупных предприятиях

Проблема автоматизации  бухгалтерского учета на крупных  предприятиях остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано, прежде всего, с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной  выдачи результатов для их анализа  и принятая управленческих решений.

Рис. 11.2. Уровни учета

Для решения задачи повышения  эффективности управления предприятием БУИС крупного предприятия должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита;
• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии;
• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов.

Крупные предприятия могут  иметь филиалы или удаленные  склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе  удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для  оперативного управления из центра.

На крупном предприятии  обработка учетной информации с  помощью БУИС ведется на трех уровнях  учета:

1. первичном (сбор, регистрация, накопление, хранение информации и передача ее для дальнейшей обработки),
2. управленческом (сметы, нормативы, калькуляции)
3. финансовом (обобщение, синтез информации).

На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации  и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующие  между собой.

Применение АРМ для  обработки данных непосредственно  на рабочих местах специалистов различных  уровней учета обеспечивает минимальное  использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

11.1.1 Особенности  функционирования БУИС на предприятиях  малого и среднего бизнеса

Существует несколько  подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса. Это связано  с тем, что небольшие предприятия  с простой и слаборазвитой  структурой не требуют ведения управленческого  учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается  система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме  финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два  человека

(бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте  путем разграничения доступа,  либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового  и управленческого учета достигается  при третьем подходе. В такой  системе при значительных объемах  обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько  компьютеров объединяются в локальную  сеть, а каждый из компьютеров рассматривается  как отдельное рабочее место  бухгалтера.

Выбор подхода зависит  от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий  на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового  учета, который по трудоемкости и  значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Ведение же учета по отдельным  участкам, например таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой  продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков).

Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более  рациональной, ПК превращается в главный  инструмент его деятельности.

Программный комплекс для  автоматизации бухгалтерского учета  на малых и средних предприятиях представлен на рис 11.3.

Рис. 11.3. Структура  программного комплекса автоматизации  бухгалтерского учета на малых и  средних предприятиях

В заключении обзора принципов функционирования БУИС перечислим некоторые рекомендации, которыми имеет смысл руководствоваться при выборе системы автоматизации бухгалтерского учета.

1. функциональное соответствие  выбираемого пакета системе управления  и бухучета на предприятии.  Программа должна обеспечивать  автоматизацию всех принятых  на фирме процедур. Если это  невозможно (например, в силу каких-то  исторических причин на предприятии  до сих пор применяются устаревшие, плохо формализуемые правила), следует  убедиться в том, что можно  будет быстро и без лишних  хлопот привести свои методы  управления в соответствие алгоритмам, заложенным в основу программного  комплекса.

В первую очередь следует  обратить внимание на специализированные «отраслевые» пакеты. Хотя, в общем, и в целом бухучет - вещь универсальная, но его отдельные разделы могут  сильно зависеть от специфики деятельности предприятия.

2. Класс пакета. Все пакеты  можно разделить на три класса - комплексы АРМ, интегрированные  бухгалтерские пакеты и мини  бухгалтерии. Небольшому предприятию  ни к чему приобретать комплекс  АРМ, в то время как автоматизация  бухучета крупного завода с  помощью мини бухгалтерии практически  невозможна. Чтобы точнее определить, подходит ли предлагаемое программное  обеспечение (ПО) Вашей организации,  следует изучить список клиентов, уже выбравших этот продукт, - по аналогии станет понятно,  «ваша» эта программа или нет.

3. Взаимосвязанность всех  модулей комплекса. Вся актуальная  информация должна вводиться  единожды и обрабатываться различными  способами. Такое свойство системы  называется «отсутствием повторного  ввода данных».

Необходимо помнить, что  при автоматизации предприятия  «по кускам» есть большая вероятность  возникновения ошибок на том или  ином этапе. Поэтому, выбирая ПО, проследите, является ли оно частью комплексной системы или, по крайней мере, обеспечивает экспорт проводок в существующую бухгалтерскую программу. Хотя первоначальная автоматизация предприятия - дело, в общем-то, нелегкое, но замена пакета, переставшего удовлетворять вашим требованиям, - просто мучение.

4. Удобство пользовательского  интерфейса. Этот критерий хотя  и является субъективным, но очень  важен. Поэтому рекомендуется сначала познакомиться с демонстрационной версией продукта, чтобы понять, насколько программа удобна именно для вас и легко ли будет ее освоить.

Следует обратить внимание на скорость ввода информации по первичным  документам, вид экранных форм для  этого ввода (насколько он приближен  к первичным бланкам кассовых ордеров, платежных поручений, счетов и т.д.), возможность оперативного доступа к справочникам, корректировки  и пополнения их содержимого и  т.д.

5. Гибкость программы.  Уже имеются бухгалтерские комплексы,  адаптированные практически к  любым, даже самым непредвиденным  капризам нашего законодательства. Купив такое «гибкое» ПО, можно  его использовать в течение  нескольких лет, даже после  исчезновения разработчика с  рынка.

6. Наличие гарантийных  обязательств и комплекс услуг,  предоставляемых фирмой-разработчиком  и ее дилерами. Программ без  ошибок просто не бывает, а  потому важно не столько их  отсутствие, сколько скорость исправления  (кстати, стоит поинтересоваться  о ней у клиентов выбранной  вами фирмы). Если разработчики  отказываются от внедрения системы  или обучения работе с ней,  мотивируя это тем, что и  так все ясно, то трудностей  на первом этапе внедрения  пакета вам не миновать. Стоит  проверить и скорость реакции  создателей продукта на ваши  вопросы по горячей линии (если  она имеется).

7. Самый последний критерий  выбора - цена продукта. Почему последний?  В первую очередь, следует руководствоваться  всеми вышеперечисленными принципами, а уже потом выбирать продукт  наиболее доступный по цене  среди равных по возможностям.