Цели бухгалтерского учета, основные задачи бухгалтерского учета, порядок приема и проверки документов, их обработка, организация архива и

 

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

• описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);
• описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры. В приказе № 558 отражены и новые виды регистров, не существовавшие ранее. Так, постоянному хранению подлежат отныне бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, а также книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5. Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

 

 

 

 

 

 

Задача

 

На основе данных для выполнения задачи определить тип изменений в бухгалтерском балансе:

№ п\п	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.
1	По счету № 5 от 20.11 2002г. получены от поставщика материалы, деньги за материалы еще не уплачены.	14 000
2	Перечислено с расчетного счета в погашение задолженности  поставщику за материалы	30 000

 

Решение:

№ п/п	Содержание  хоз.операции	Изменения в бухгалтерском балансе				Тип измене-ния	Сумма, руб.
		Актив		Пассив
		Увеличение	Уменьшение	Увеличение	Уменьшение
1	По счету № 5 от 20.11 2002г. получены от поставщика материалы, деньги за материалы еще не уплачены.	+		+		III	14000
2	Перечислено с расчетного счета в погашение задолженности поставщику за материалы		-		-	IV	30000

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, об обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Цель бухгалтерского учета — формирование своевременной, качественной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики, для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений на различных уровнях, для определения поведения предприятия на рынке и выявления положения предприятий-конкурентов и т.п.

Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Хранение документов - заключительный этап в системе становления и развития бухгалтерского учета на предприятии. Хорошо отработанный документооборот, быстрая обработка и рациональная система хранения документов обеспечивают своевременное получение учетной информации соответствующими управленческими структурами, надежный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью, позволяют пользоваться документацией в любое время, гарантируют целостность хранения документов в течение установленных законом сроков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Федеральный закон от 21.11.1996 года №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.2010)
3. Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета. – М.: Проспект, 2012. – 240 с.
4. Беликова, Т. Н. Бухгалтерский учет и отчетность от нуля до баланса [Текст] / Т. Н. Беликова. - СПб. : Питер, 2010. - 256 с.
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – 608 с.
6. Гомола А.И., Кириллов В.Е., Кириллов С.В. Бухгалтерский учет. – М.: Академия, 2011. – 432 с.
7. Дмитриева, И. М. Бухгалтерский учет и аудит [Текст] : учебное пособие / И. М. Дмитриева. - М. : Юрайт, 2011. - 287 с.
8. Жуков В.Н. Основы бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2012. - 336 с.
9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: Инфра-М, 2012. – 656 с
10. Лебедева Е.М. Бухгалтерский учет. – М.: Академия, 2012. – 304 с.
11. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии. – М.: Проспект, 2010. – 560 с.
12. Чая В.Т., Латыпова О.В. Бухгалтерский учет. – М.: Кнорус, 2011. – 520 с.