Чет расчетов с подотчётными лицами в ООО «Атмосфера»

Выдача наличных денег работникам может производиться  по удостоверению, выданному юридическим  лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость  выписывается либо оформляется с  помощью технических средств  с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется  сумма причитающихся к получению  наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные  лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Основными реквизитами  расходно-кассового ордера являются:

·  наименование организации;

·  номер документа и дата его составления;

·  сумма, подлежащая выдаче;

·  ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

·  документ, на основании которого оформляется данный РКО;

·  документ, удостоверяющий личность работника;

·  сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

-  кассовый ордер формы КО-1, квитанция, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

-  кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы  по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование  личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством РФ.

Основным первичным  документом, подтверждающим израсходованные  суммы и предназначенным для  отчета подотчетных лиц по хозяйственным  или командировочным расходам, является авансовый отчет.

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

 

3.2  Аналитический и синтетический учет

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 Структура  71 счета «Расчеты с подотчетными  лицами»

Дт	Кт
Сальдо  начальное – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот  по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот  по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо  дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо  кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

Регистром для  учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая  программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании  разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – на израсходованные  суммы; новых приходных или расходных  кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

За отчетный период в ООО «Атмосфера» были выданы деньги из кассы Синцову А.П в сумме 1000 рублей на покупку круга обрезного и круга лепесткового торцевого. Подотчётным лицом была совершена покупка и предоставлены оправдательные документы. В связи с этим были составлены следующие проводки:

Дт	Кт	Содержание операции	Сумма	Документ
71.2	50.1	Выданы денежные средства из кассы на нужды организации	1000	Расходный кассовый ордер
20	71.2	Оприходованы  материалы, купленные подотчётным  лицом	847,46	Авансовый отчёт + чеки, товарная накладная
19	71.2	Отражена сумма НДС по приобретённым материалам	152,54	Счёт фактура

 

Синтетический учет расчетов с подотчётными лицами ведут на анализе счёта 71 главной книги. Главная книга счёта 71 это главный регистр, в котором для каждой выданной под отчёт суммы отводится одна строка, в которой фиксируется задолженность работника по подотчётным суммам на начала периода, увеличение его задолженности в ходе выдачи ему сумм на расходы организации и задолженность подотчётного лица на конец периода(см Приложение К).

Ежемесячно  итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

 

3.3 Особенности  учёта расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на  командировочные расходы

 

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия  на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Во время  командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как  правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших  в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник на основании  приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия  аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию  приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам.

На копии  приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой  суммы включается оплата суточных (об из размере в ООО «Атмосфера» см Приложение Ж), предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении  из командировки работник обязан в  трехдневный срок сдать в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет, а  неизрасходованные суммы вернуть  в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение (см приложение И) с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости  пояснения в письменном виде, подписывает  этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму  жилого помещения возмещаются работнику  полностью по предоставленным документам(см Приложение З). Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

Расходы по найму  жилого помещения за время вынужденной  остановки в пути возмещаются  в том же порядке. Вынужденная  остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

Командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Днем выезда в командировку считается день отправления  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму  жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться  работнику в пределах установленных действующим законодательством норм.

В бухгалтерском  учете при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Дебет 71 Кредит 50 – выдан перерасход по авансовому отчету.

 

В отчётном периоде в ООО «Атмосфера» был командирован Наговицын Р.В в Котельнич для совершения строительно-монтажных работ по адресу Советская, дом 82 (см приложение И). В связи с этим были составлены следующие проводки:

Дт	Кт	Содержание  операции	Сумма	Документ
26	71	Отражены расходы  по проживанию в гостинице	900	Авансовый отчёт, счёт из гостиницы
91.4	71	Оплачены командировочные  за 3ое суток	2100	Авансовый отчёт, приказ об установленных суточных
71	50	Выдано командированному за командировку	3000	Авансовый отчёт

 

 

Заключение

 

При подготовке к исследованию была поставлена цель курсовой работы, которая сводилась  к следующему: исследовать все  аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Данная цель была реализована в процессе написания  курсовой работы. При этом, ввиду многоаспектности задачи учета, невозможно обхватить весь объем вопросов, относящихся к учету того или иного вида задолженности. Поэтому каждый вопрос описан коротко, но ясно, не вдаваясь в различные особенности и проблемы учета.