Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле

                                                           37                                                                           

МИНИСТЕРСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ВОРОНЕЖСКИЙ ФИЛИАЛ

ФГОУ ВПО СПГУВК

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету: «Теория бухгалтерского учета»

по теме:         «Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле».

                                                         студентки: Крысановой Елены

                                                 специальность: бухгалтнрский учет, анализ и аудит

                                                 срок обучения: 6 лет

                                                 курс: 3

                                                 шифр: БУ-881192

                                                       Проверил: Вострикова Лилия Алексеевна                  

ВОРОНЕЖ

2010 г.

                                                                  Содержание

           Введение............................................................................................................3

           1. Первичное наблюдение в учете

    1.1. Носители первичной учетной информации...................................................5

              2. Документирование хозяйственных операций

     2.1. Классификация документов...........................................................................7

     2.2. Реквизиты и формы документов..................................................................11 

              3. Организация системы управления документооборотом

     3.1. Организация документооборота..................................................................18

     3.2. Исправление ошибок в первичных документах.........................................27

     3.3. Порядок хранения бухгалтерских документов...........................................30

              Заключение.....................................................................................................34

            Список использованных источников...........................................................36

                                                                       Введение

          Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

       Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

           Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

            Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29,07,98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21,11,96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. [1, стр. 394]. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

   Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием  и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

      Целью данной работы является  документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле.

     В связи с поставленной целью в работе ставятся следующие задачи:

      охарактеризовать понятия «первичное наблюдение», «единица первичного наблюдения» и др.;

      понять важность организации первичного документирования хозяйственных операций;

      назвать обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах;

      разобраться в классификации первичных учетных документов;

      объяснить сущность и значение документации.

     Теоретической основой данного исследования являются монографии современных отечественных и зарубежных авторов, учебная литература, справочные материалы, публикации в периодической печати.

1. Первичное наблюдение в учете

1.1.Носители первичной учетной информации

       Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

      описывают факты хозяйственной деятельности;

      фиксируют данные о них на материальных носителях;

      сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

     Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

      Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

    В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

       Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения  определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

  Первичная единица бухгалтерского наблюдения - факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

  Информационные сообщения о фактах хозяйственной деятельности поступают в бухгалтерию, например, в виде:

      первичных и вторичных (сводных) документов;

      сигналов регистрационных приборов и датчиков;

      телеграфных, телефонных и других сообщений;

      различных машинных носителей информации.

      Материальный носитель данных - любой материальный предмет или способ, при помощи которого зафиксированы данные, содержащиеся в информационном сообщении. Материальные носители данных служат формой существования информационных сообщений.

       В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной деятельности предъявляют особые требования. Способ их отражения на материальных носителях данных должен обеспечить юридическую доказательность и достоверность каждого информационного сообщения.

        Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода  по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

              Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

             2. Документирование хозяйственных операций

2.1.Классификация документов

      Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на сплошном документировании хозяйственных операций. Это требование  закреплено действующим национальном законодательством, в первую очередь Законом «О бухгалтерском учете».

    Документирование - совокупность процедур первичного отражения (регистрации) хозяйственных фактов в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Результатом процедур документирования является совокупность первичных и сводных документов - бухгалтерская документация.

      Бухгалтерия обязана своевременно проверять первичные документы и контролировать содержащуюся в них информацию.

    Первичный документ (для бухгалтерского учета) - это письменное свидетельство о совершении определенного хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующих дальнейших пояснений и детализаций.

   Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, диске), которые имеют официальный характер и адресованы соответствующему должностному лицу.

     Согласно информации, содержащейся в документе, устанавливается ответственность отдельных исполнителей за последствия выполненных ими хозяйственных операций. Отсюда назначение документации - непрерывный сплошной учет всех хозяйственных фактов (операций). В документе указывается характер и сущность хозяйственной операции, ее содержание, количественное выражение.

      Приведем классификацию первичных документов по разным признакам (рис.1).[8, стр. 62].

                             Рисунок 1. Классификация бухгалтерских документов.

         По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

       Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примером таких документов могут служить платежные требования-поручения, счет-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

      Внутренние документы создаются внутри организации (авансовые отчеты, требования и др.).

        По назначению документы разделяются следующим образом:

      распорядительные;

      оправдательные (исполнительные);

      комбинированные;

      документы бухгалтерского исполнения.

         Распорядительные документы – документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

        Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

        Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

        Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

        Комбинированные документы - документы, которые  одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

         Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера и др.

         По охвату хозяйственных операций документы разделяются на разовые и накопительные.

         Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

         Накопительные документы составляются в течении определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

         По степени обобщения учетной информации учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

         Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

          Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

           В отличие от накопительных документов сводные составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, в то время как накопительные - первичный документ, составляемый постепенно.

          По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на материальные, денежные и расчетные.

          Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.)

          Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, кассовые поручения и др.).

         Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.).

        Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и многострочным документом.

2.2. Реквизиты и формы документов

      Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь реквизиты.

       Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

        Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

       Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

         Правительство РФ Постановлением от 08,07,97 №835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден  Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29,05,98 г. и 18,06,98 г. № 57а/27-н. [13].

        В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

        Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производятся с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

        Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

         В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме  форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение  отдельных реквизитов из унифицированных форм  не допускается. Вносимые изменения должны быть  оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации.

        Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги  на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. 

       Первичные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

      наименование документа (формы);

      дату составления документа;

      наименование организации, от имени которой составлен документ;

      содержание хозяйственной операции;

      измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

      наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

      личные подписи указанных лиц.

      В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

      номер документа;

      адрес организации;

      основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

      другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

        В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

       Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

       Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

       Образец заполнения первичных документов можно посмотреть на примере приходного и расходного кассового ордера (рис.2, рис.3).[12].

Рисунок 2. Образец заполнения приходного кассового ордера.

Рисунок 3. Образец заполнения расходного кассового ордера.

      Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицами.

       Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончании операции.

        Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

        Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1)     по форме - проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2)     по содержанию - проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей;

арифметическая проверка - подсчет сумм.

         После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (контировке), «гашении» (делают надпись и ставят штамп на документе).

          Группировка состоит в подборе и объединении первичных документов в однородные по содержанию группы.

          Таксировка документов заключается в проставлении в них на ряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

          Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, как уже говорилось, называется контировкой.   

          Затем  содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, рекомендуемых Минфином России или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета. При этом на самом первичном документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования. Например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера.

         Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача наличных денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» и указанием даты (числа, месяца, года).

        Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

         Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносятся в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

          Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленном порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

3. Организация системы управления документооборотом

3.1. Организация документооборота

         Документооборот – это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

        На предприятии различают три основных потока документации:

              входящие документы, поступающие из других организаций;

              исходящие документы, отправляемые в другие организации;

              внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

       Все документы, поступающие на предприятие проходят:

1.              Первичную обработку;

2.              Предварительное рассмотрение;

3.              Регистрацию;

4.              Рассмотрение руководством;

5.              Передачу на исполнение.

       Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

       Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

              направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

              направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

            Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

      На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

        Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Регистрация преследует три цели:

      учет документов;

      контроль за их исполнением;

      справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

         Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

        Формы регистрации могут быть трех видов:

      журнальная;

      карточная;

      автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

     Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

  Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

  Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

  Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

  Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

  Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

   Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

          При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

   Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

      стабильность работы бухгалтерской службы;

      четкость и оперативность обработки и движения документов;

      своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1)     разработка Положения о бухгалтерской службе;

2)     разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3)     составление графика документооборота;

4)     создание технологии обработки учетной информации;

5)     разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

6)     подготовка дел к длительному хранению.

        Рассмотрим подробнее первые три этапа.

     Как правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.

        Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) - внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.

       Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.

           Текст Положения обычно включает следующие разделы.

1.      Общие положения

2.      Основные задачи

3.      Функции

4.      Права и обязанности

5.      Ответственность

6.      Взаимоотношения (служебные связи)

7.      Организация работы

     В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости - сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.д.

           Приведем извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе (табл.1). [11, стр. 146].

Таблица №1. Положение о бухгалтерской службе

(извлечение)

6.Взаимоотношения (служебные связи)

       Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только поле этого утверждается руководителем организации.

    Срок действия утвержденного Положения  о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.

      Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.

    Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

        Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1)     общие положения;

2)     функции;

3)     должностные обязанности;

4)     права;

5)     ответственность;

6)     взаимоотношения (служебные связи);

7)     организация работы и оценка деятельности.

        Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом и сторонними организациями.

     В качестве примера можно рассмотреть извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира (табл.2). [11, стр. 149].

                                                          Таблица 2. Образец должностной инструкции.                                                             

ООО «Вест»                                                       УТВЕРЖДАЮ

15.05.2009 №12                                                 Руководитель организации

г. Воронеж                                                         Картавцев  (Картавцев В.В.)

                                                                                                           20.05.2009

Должностная инструкция

бухгалтера-кассира

6.Взаимоотношения (служебные связи)

         Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

        Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.

        Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

       Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.

          На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации  разрабатывается график документооборота в организации.

       Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.

          График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схему документооборота можно рассмотреть на рисунке 3. [11, стр.150].

Рисунок 3.Организация документооборота в организации.

         Работники производственных подразделений (начальники цехов, мастера, кладовщики, табельщики) и функциональных служб (работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, бухгалтерии) заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика документооборота. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует представить.

        Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

         Пример графика документооборота организации в виде перечня работ на разных стадиях документооборота приведен в табл. 3.[8, стр. 68].

Таблица№ 3. Пример графика документооборота

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

3.2.Исправление ошибок в первичных документах

         Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

      по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

      по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

      по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

        Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

       Ошибки в первичных документах, созданных в ручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

      зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;

         Пример. Если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то запись должна принять вид:

              100 руб. Исправленному верить

            «........................115 руб......................» 15.05.2009г.  Иванченкова И.Л.

      способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус; записи красными чернилами можно заменить записью черными или синими чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»;

        Пример. Организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность на сумму 100000 руб., тогда как по счету поставщика она составила 90000 руб. Исправление можно осуществить следующим образом:

    Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100000 руб. - ошибочная запись.

    Дебет 10     «Материалы» Кредит 60    «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100000 руб. - исправление ошибки.

    Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90000 руб. - верная запись.

      способом дополнительной записи, принимаемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанного в правильной корреспонденции счетов занижена.

        Пример. В документах на поступление материальных ценностей от поставщика значится сумма 100000 руб., а принято к учету только на 80000 руб. Необходимо  сделать дополнительную запись еще на 20000 руб. в пределах того же отчетного периода, в котором сделана неверная запись:

   Дебет 10 «Материалы»

  Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 80000руб. - первоначально учтенная сумма.

   Дебет 10 «Материалы»

   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 20000 руб. - дополнительная запись.

    Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

        В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

        Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

        Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.

      После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

3.3. Порядок хранения бухгалтерских документов.

       Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формировании их в дела.

      Дело -  совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

      Номенклатура дел - оформленный в установленном  порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в ІV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

      Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:

      первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;

      каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с № ... по № ... включительно) и количество листов;

      кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;

      каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов.

          Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, которые установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций (1989) с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 г. [11, стр. 152].

        Для большинства документов сроки хранения составляют не менее пяти лет (для некоторых - более пяти лет).

        Квартальные отчеты, инвентарные карточки, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвентаризации подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, главные книги организации. Наибольший срок хранения имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов (в случае прекращения деятельности организации, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы и лицевые счета подлежат сдаче в государственные архивы). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.

        Документы, связанные с оперативным управлением (образцы подписей, внутренние отчеты), хранятся по мере необходимости.

       Далее производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:

1.      Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов

2.      Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)

3.      Плановая и отчетная документация

4.      Учетные регистры

5.      Первичные документы

6.      Переписка

        Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.

        Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

         Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

         Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

         Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (далее - Закон «О милиции») (п.33 ст.11) разрешает также милиционерам участвовать в выездных налоговых проверках. По закону сотрудники ФСНЭП могут проводить проверки не только в сопровождении налоговых инспекторов, но и независимо от них (п. 35 ст.11 Закона «О милиции»). [13].

      По Закону « О милиции» (п. 25 ст.11) милиционеры вправе в присутствии двух понятых и представителя фирмы осмотреть помещения, опечатать их, изъять документы, образцы сырья и продукции, провести инвентаризацию, ревизию.

         На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой  отражается содержание изъятых документов.

         Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

        Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут до оформить эти тома, например сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

        По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации. Если архив в структуре организации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передачи в государственный архив.

        В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора в зависимости  от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.   

Заключение

       Итак, рассмотрев все вышеуказанные вопросы можно сказать, что первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение.

      Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

      Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль  за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

       На основании изложенного сделаем ряд выводов:

      Во-первых, система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

      своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

      простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

      рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

       Во-вторых, при проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно, исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий должны уделять особое внимание учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неправильно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуется обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

        В-последних, создание носителей первичной учетной информации (документов) - это процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним в ручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Список использованных источников

1.   Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1-23). Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Положение о главных бухгалтерах. - Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2010. - 176 с. - (Бухгалтер. Нормативные документы).

2.   Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамбов. гос. техн. ун-та, 2004. - 164 с.

3.   Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Изд. 8-е, перераб. и доп. - Москва: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 608 с. (Серия «Экономика и управление»).

4.   Загряцкий Н.И. Теория бухгалтерского учета. 2-е издание: Учебное пособие. - Н. Новгород. гос. архит. - строит. ун-т, 2004. - 138 с.

5.   Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - М.: ИНФРА-М: ФОРУМ, 2003. - 304 с.- (Серия «Высшее образование»).

6.   Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебник - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 720 с. (Высшее образование).

7.   Санин К.В., Санин М.К. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - СПб.: ГУИТМО, 2005. - 141 с.

8.   Бухгалтерский учет: учеб. / Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова, З.Г. Булатова [и др.]; под ред. С.Р. Богомолец. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Маркет ДС, 2010. - 752 с. (Университетская версия).

9.   Бухгалтерский учет: / Ю.А. Бабаев [и др.]; под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 392 с.

10.             Бухгалтерский учет: Учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский и др.; Под ред. П.С. Безруких. - 5-е изд., перераб. и доп. - Изд-во «Бухгалтерский учет», 2004. - 736 с. (Библиотека журнала «Бухгалтерский учет»).

11.             Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / Л.И. Воронина. - 3-е   изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2009. - 432 с. - (Высшее экономическое образование).

12.             www.blanki.ucoz.ru

13.             www.consultant.ru

14.             www.zakonrf.info

15.             www.mvf.klerk.ru