Документация как метод бухгалтерского учета

Контроль за правильностью и достоверностью введения в ЭВМ информации может быть организован путем распечатки первичных данных на бумажном носителе или визуального просмотра данных, выведенных на экран компьютера.

 

Классификация бухгалтерских документов и её значение

Познание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным признака

По назначению документы делятся на:

Распорядительные – документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. К ним относятся чеки, доверенности и др. Однако распорядительные документы не содержат в себе подтверждения совершения операции, поэтому сами по себе они не могут служить основание для отражения операций в учете.

Исполнительные или (оправдательные) – документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товара-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.)

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учёте хозяйственных операций (расчет амортизации).

Комбинированные – документы, которые содержат признаки двух или даже трёх типов документов. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

По характеру документируемых операций различают документы:

• Денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.)
• Материальные (накладные, товарные отчеты и др.)
• Расчетные (платежные инструкции – поручения и др.)

По объему отражения хозяйственных операций документы делятся на:

• Первичные (единичные) - документы, которые отражают одну хозяйственную операция и составляются в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
• Сводные - документы, которые составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

По способу использования документы делятся на:

• Разовые - отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.)
• Накопительные - используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной

периодичностью (ежедневно, через день).

По месту составления документы делятся на:

• Внутренние, которые составляются в данной организации (наряды, накладные).
• Внешние, поступившие от других организаций (платежное поручение, счета, чеки).

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на:

• Однопозиционные (односторонние) предназначены для учета одного вида средств.
• Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций.

По виду носителей информации документы делятся на:

• бумажные
• безбумажные
• находящиеся в памяти ЭВМ
• находящиеся на магнитных лентах
• находящиеся на дисках и др.

Отдельную группу составляют документы бухгалтерского или учетного оформления. К документам этой группы относятся бухгалтерские справки, ведомости начисления износа, то есть такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетной записи, а также для облегчения, сокращения и упрощения.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

 

 

2. Сущность и назначение бюджетирования.

 

Наряду с контролем одной из важнейших функций управления является планирование, которое представляет собой оценку поставленной организацией цели с точки зрения того, какие ресурсы для этого необходимы и будут ли они доступны, когда в них возникнет потребность. Планирование подразумевает под собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем.

На предприятиях планирование неразрывно связано с финансовыми ресурсами. Прогнозирование емкости рынка — это начальная точка любого планирования в условиях рыночной экономики. Организация как экономический субъект ставит перед собой различные цели, причем как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе. Решение всех поставленных задач невозможно без разработки планов достижения целей.

Выделяют следующие уровни планирования:

- стратегический уровень (на определенных промежутках  времени имеется возможность  в изменении ресурсов и факторов  без потери результативности  деятельности);

- оперативный уровень (возможность  регулирования существует для  ограниченного количества факторов  производства);

- тактический уровень (существует  возможность варьирования одной  частью ресурсов в широких  пределах, а другой — ограниченно).

Стратегическое планирование осуществляется на долгосрочную перспективу и подразумевает формулирование целей, задач, масштабы и сферы деятельности предприятия на качественном уровне или в виде общих количественных ориентиров.

Тактическое планирование осуществляется на среднесрочную перспективу (от 1 до 5 лет) и определяет ресурсы, которые необходимы предприятию для вступления на избранный стратегический уровень, выполняется в форме бизнес-планирования.

Оперативное планирование охватывает текущую деятельность предприятия, осуществляется в форме бюджетирования.

Бюджетирование представляет собой, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческую технологию, предназначенную для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

При постановке бюджетирования как процесса важно определить его объект. Для бюджетирования как управленческой технологии важно также определить уровни составления и консолидации бюджетов, соответствующие уровням управленческой иерархии (бюджеты дочерних компаний или центров финансовой ответственности).

Основным объектом бюджетирования является бизнес. В качестве объекта финансового планирования могут выступать производство и сбыт продуктов одного или нескольких видов, обособленные территориально, технологически или по сегментам рынка. Бюджетирование применимо ко множеству объектов различного уровня: компании или предприятию в целом; отдельному структурному подразделению (бюджет отдела, цеха, участка); программе работ или функции управления (бюджет коммерческих расходов, бюджет продаж и так далее); отдельному контракту или проекту; специально выделенным центрам учета (центры прибыли, центры затрат, венчурцентры и тому подобное).

Бюджетирование позволяет управлять финансами как отдельного бизнеса, так и предприятия в целом, при этом определяются набор видов бизнеса, сроки и направления реструктуризации и тому подобное.

Бюджетирование может осуществляться также на различных стадиях производства продукции (для расчета внутренней себестоимости изделия или полуфабриката по переделам).

Бюджетирование - это технология финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, получаемых от бизнеса на всех уровнях управления, позволяющая анализировать прогнозируемые финансовые показатели и управлять с их помощью ресурсами.

В основу бюджетирования, прежде всего, положена разработка различных видов бюджетов (планов), являющихся одним из основных инструментов управления компанией.

Перед тем как ввести понятие бюджета, необходимо остановится на проблемах терминологии. Обычно понятие « бюджет» мы связываем с такими определениями, как государственный, федеральный, местный. В управленческом учете как самостоятельной подсистеме учета в западных странах термин « бюджет» используется в несколько ином смысле, который ближе к нашему термину « смета» (смета доходов и расходов).

Процесс составления бюджетов – один из важнейших в системе планирования и контроля в управленческом учете. Составление бюджета является процессом планирования.

Бюджеты представляют собой ключевой инструмент системы управленческого контроля. Практически все организации, за исключением самых мелких, составляют бюджеты. Многие организации в качестве годового бюджета рассматривают план прибыли, который показывает планируемую деятельность организации по центрам ответственности для получения прибыли. Почти все неприбыльные организации также составляют бюджеты. Бюджет может иметь бесконечное количество видов и форм. Его структура зависит от того, что является предметом составления бюджета; размера организации; степени, в которой процесс формирования бюджета интегрирован с финансовой структурой организации; квалификации и опыта разработчиков. В отличие от формализованных отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса бюджет не имеет стандартизированных, которые следует строго соблюдать. При разработке бюджетов необходимо учитывать принцип стандартизации бюджетных форм, с тем, чтобы форматы разрабатываемых бюджетов давали возможность консолидировать бюджеты и формировать на основе бюджетов по отдельным ЦФО сводного бюджета по всему предприятию.

Бюджет должен представлять информацию доступно и ясно, так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Избыток информации затемняет значение и точность данных, недостаточность информации может привести к непониманию основных ограничений, данных, принятых в документе.

Бюджет может не содержать одновременно данные и о доходах, и о расходах, то есть нет необходимости, чтобы они сбалансированы. Например, в бюджете закупок использования материалов представлены сведения только о планируемых расходах сырья и полуфабрикатов. Бюджет также может быть подготовлен целиком в не денежном (натуральном) выражении: в часах, единицах продукции, объемах услуг.

Таким образом, бюджет предприятия или компании – это финансовый план, то есть выраженное в цифрах запланированное на будущее финансовое состояние предприятия или компании, количественно определенное выражение результатов маркетинговых исследований и производственных планов, необходимых для достижения поставленных целей. Соответственно бюджетирование – это процесс разработки, исполнения, контроля и анализа финансового плана, охватывающего все стороны деятельности организации.

Главная цель бюджетирования – повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия благодаря целевой направленности всех событий, выявлению и минимизации рисков и негативных последствий, повышению управляемости бизнес-процессов предприятия и, как следствие, рост стоимости бизнеса.

В соответствии с этим назначение бюджетирования в самом общем виде - это основа:

- планирования деятельности  и принятия управленческих решений;

- оценка всех аспектов  финансового состояния организации;

- укрепление финансовой  дисциплины и подчинения интересов  отдельных структурных единиц  интересам организации (компании  в целом и собственникам капитала).

При этом в каждой компании может быть свое назначение бюджетирования в зависимости как от объекта финансового планирования, так и от системы финансовых и нефинансовых целей. Говоря о назначении бюджетирования, необходимо понимать, что в каждой компании в качестве управленческой технологии оно может преследовать свои собственные цели и использовать собственные средства, собственный инструментарий.

Главным отличием бюджетирования от планирования является то, что для планирования важнее сам процесс планирования, чем результат, на который этот процесс направлен. В процессе планирования на предприятии вырабатываются подходы и пути решения возникающих проблем и задач, оцениваются существующие риски. «Кроме того, планирование не учитывает различия темпов роста предприятия и цикличность на различных фазах его развития, не разделяет некоторые аспекты управления, такие как краткосрочный и долгосрочный, опирается на финансовые показатели».

Процесс бюджетирования направлен прежде всего на получение результата, то есть достижение стратегических целей предприятия. Определение стратегических целей предприятия – начальный этап процесса бюджетирования деятельности предприятия. Причем цели должны четко сформулированными и реально достижимыми.

Сущностью бюджетирования является структурирование доходов и расходов с четко определенными местами их возникновения и закрепление ответственных лиц за их движением.

Роль и место бюджетирования в общей системе финансовой деятельности предприятия достаточно полно характеризуются функциями бюджета предприятия.

Главное в бюджетировании - создать систему координат для бизнеса, по которой было бы видно, куда движется бизнес в настоящее время и каковы его перспективы на будущее, то есть создать основу для выработки и принятия управленческих решений в финансовой сфере. По данным группы « Top-Консультант», около 80 % российских предпринимателей, занимающихся постановкой внутрифирменного бюджетирования, внедряют на своих предприятиях финансовое планирование с целью более эффективного управления затратами. Они считают, что с помощью успешного контроля за издержками можно добиться их снижения.