Документальная ревизия

Документальная ревизия — это наиболее полная форма последующего финансового контроля. Под ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности.

Одним из самых эффективных  методов сбора доказательств  нарушений является выемка документов и предметов. Но налоговые органы используют его не слишком охотно, поскольку при всей его эффективности он требует больших трудозатрат.

Выездная проверка

Что может быть для  бухгалтера хуже, чем выездная налоговая  проверка? Только выездная налоговая  проверка с выемкой документов и  предметов. Ведь обычно подобные мероприятия  налоговые инспекторы устраивают не в одиночку, им помогает полиция. А  результатом бывают многомиллионные  доначисления или, что еще хуже, уголовное  дело.

 

1. Основания изъятия документов  и предметов

В процессе выемки налоговые инспекторы могут изъять не только документы организации, но и другие предметы, прежде всего: системные  блоки, дисковые накопители, флеш-карты  и кассовые аппараты. На них может  содержаться информация о данных бухгалтерского учета организации, а также «черная» бухгалтерия. Огромной удачей для ревизоров будет обнаружение  печатей фирм-контрагентов проверяемой  организации.

Выемку налоговый  орган может проводить при  наличии одного из следующих оснований:

1. Если проверяемое  лицо не исполняет требования  налогового органа о представлении  документов в добровольном порядке.  В этом случае изъятию подлежат  копии только тех документов, которые были истребованы.

2. Если инспектору  для проведения налогового контроля  будет не хватать только копий  документов и есть достаточные  основания полагать, что подлинники будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Указанные основания  никак не связаны между собой, поэтому любой из них может  стать причиной ревизии. Она будет  неожиданной потому, что налоговые  органы не обязаны предупреждать  фирму о своих намерениях или  направлять требование о представлении  копий документов.

Довольно часто  компании полагают, что налоговые органы должны попытаться вначале запросить документы и дать время на добровольное исполнение, а уже потом прибегать к крайним мерам. Это мнение ошибочно. Ведь суть ревизии как раз и заключается в том, чтобы организация не имела возможности подделать или уничтожить документы. А если направить запрос, то со стопроцентной уверенностью можно говорить, что там отреагируют «правильно», поскольку знают за что могут зацепиться контролеры. Поэтому проверяющие прибегают ко всяким уловкам, чтобы попасть на фирму. К примеру, в офисных зданиях с пропускным режимом контролер может представиться курьером, чтобы попасть в офис, не поднимая шумиху раньше времени.

 

2. Процедура изъятия документов

Как и любое контрольное  мероприятие, выемка должна быть инициирована чиновником ФНС, который впоследствии войдет в состав проверяющей группы. Для этого он должен вынести соответствующее  постановление, а руководитель инспекции  подписать его.

При осуществлении  выемки обязательно должен присутствовать определенный круг лиц. Прежде всего, это  представитель компании. Им может  быть не только руководитель или полномочный  представитель, а любой сотрудник, будь то хоть менеджер, хоть продавец. Ведь выемка может проходить как  в самом офисе, так и по месту  нахождения, например, склада или магазина, причем одновременно.

Количество выносимых  постановлений о выемке документов и предметов на одну выездную проверку нигде не ограничено, поэтому эту  процедуру контролеры могут повторять  несколько раз в рамках одной  проверки.

Во-вторых, эта процедура  должна проводиться не менее чем при двух понятых. Ими могут быть любые незаинтересованные физические лица, не являющиеся сотрудниками налоговой. На практике чаще всего понятыми выступают студенты, проходящие практику в налоговой инспекции или отделе полиции, которые вряд ли будут непредвзятыми и предоставят проверяющим возможность внести изменения в протокол. Поэтому нужно требовать участия по-настоящему независимых лиц.

Выемка начинается с предъявления инспектором мотивированного  постановления. Его форма утверждена приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338.

Далее присутствующим должны быть разъяснены их права и  обязанности. Перед непосредственным изъятием документов, инспектор должен предложить сотрудникам предоставить документы добровольно. Забирать документы, не относящиеся к предмету проверки, запрещено.. В случае отказа от добровольной выдачи документов инспекторы могут приступить к принудительной выемке. В ходе процесса они имеют право самостоятельно вскрывать запертые помещения, где могут находиться документы и предметы, не нанося при этом вреда имуществу организации. В противном случае, фирма может обратиться за компенсацией вреда имуществу.

Ревизия не может осуществляться в ночное время - с 22-00 до 6-00.

Все изъятое проверяющие  предъявляют понятым и другим лицам, участвующим в процедуре. Документы инспектор прошнуровывает, пронумеровывает и скрепляет  печатью или подписью проверяемого лица. При необходимости бумаги и  предметы могут быть упакованы на месте. После этого начинается рутинная работа — опись изъятого и составление  протокола. При этом точно указываются  все наименования документов и предметов, количество, индивидуальные признаки, а также стоимость, если это возможно.

Все эти действия должны найти отражение в протоколе. Обязанность понятых заключается  в том, чтобы засвидетельствовать  достоверность событий, отраженных в протоколе. При этом они вправе делать в протоколе замечания  по поводу произведенных действий.

Копию протокола  о выемке налоговики должны вручить  руководителю или представителю  компании под расписку. Если это  сделать невозможно, например, когда  лицо отказывается от получения, то ее высылают почтой.

Помните, что при  изъятии подлинников документов налоговая должна снять с них  копии и заверить подписью должностного лица и передать проверяемому лицу в течение пяти дней после изъятия. Если есть возможность осуществить  эту процедуру прямо на месте  выемки, то копии передаются сразу. А вот возвращать изъятые документы  после окончания выездной проверки инспекция вовсе не обязана. В  кодексе нет таких норм, которые  бы устанавливали порядок и сроки  возврата подлинников документов, если уже выданы заверенные копии.

 

3. Протокол изъятия

В ходе выемки составляется протокол (форма утверждена Приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@), который должен соответствовать  всем требованиям, предъявляемым статьей 99 НК.

Он прочитывается  всеми лицами, участвовавшими в производстве выемки. При этом указанные лица должны иметь возможность внести в протокол имеющиеся у них  замечания по поводу производства выемки.

Протокол подписывается  составившим его должностным  лицом налогового органа, а также  всеми лицами, участвовавшими в производстве выемки. Отсутствие подписей любого из перечисленных лиц может повлиять на законность выемки.

Отсутствие протокола  выемки также является существенным нарушением, которое влечет признание  незаконным результатов выемки.

К протоколу могут  быть приложены:

- опись в случае, если перечень изъятых документов  и предметов не поместился  в самом протоколе;

- фотографические  снимки и негативы, видеозаписи  и другие материалы, выполненные  при производстве выемки, но при  условии, что в протоколе имеется  отметка о том, что участвующим  и присутствующим лицам объявлено  о применении конкретных технических  средств во время выемки.

 

4. Контроль расчетов с бюджетом и внебюджетными доходами

Целью контроля расчетов с  бюджетом и внебюджетными фондами  является подтверждение правильности расчетов, полноты и своевременности  уплаты в бюджет и внебюджетные фонды  налогов, сборов и платежей. Контроль проводится по каждому виду расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами  по направлениям:

1) состояние внутреннего контроля;

2) правильность определения базы для исчисления налога, сбора, платежа;

3) правильность применяемых ставок, льгот;

4) правильность возмещения налога из бюджета;

5) полнота и своевременность перечисления налога, сбора, платежа;

6) правильность составления деклараций, расчетов и иных отчетных документов;

7) правильность оформления первичных документов и отражения в учете таких операций.

Источниками для проведения контроля являются расчетные ведомости  по начислению зарплаты, учетные бухгалтерские  и налоговые регистры (журналы-ордера, ведомости, карточки по счетам 68, 69, 90, 70, 76 и т. д., главная книга, баланс (форма № 1), отчет о прибылях и убытках (форма № 2), учетная политика организации), расчеты и налоговые декларации по налогам, бухгалтерские справки и т. д.

Контролеру нужно ознакомиться с результатами предыдущих проверок, выяснить, по каким налогам и платежам предприятие или организация  ведет расчеты с бюджетом и  внебюджетными фондами. Расчеты  с бюджетом ведут на счете 68 «Расчеты с внебюджетными фондами», на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению».

Аналитический учет организуется по каждому налогу, сбору на отдельном  субсчете к указанным счетам.

Контролеру следует проанализировать правильность отнесения налогов  на соответствующие источники их уплаты (т. е. за счет себестоимости, чистой прибыли, зарплаты персонала).

Так как законодательно закреплено право предприятия учитывать  реализацию продукции для целей  налогообложения двумя способами  – «по отгрузке» и «по оплате», контролеру-ревизору следует проанализировать учетную политику субъекта и его  право на применение второго способа. Если же предприятие имеет право  использовать способ «по оплате», необходимо выяснить точность исчисления налогооблагаемой базы в соответствующем налоговом  периоде по налогу на прибыль, НДС, потому что бухгалтерская и налоговая  отчетность предприятия не будет  совпадать. Сумма НДС начисленного, но не оплаченного покупателями учитывается  на счете 76, при поступлении оплаты – списывается на счет 68.

Контролю подвергается соответствие данных по аналитическим счетам и  данных синтетического учета в главной  книге и в отчетности. Выявленные предприятия должны быть отражены в  рабочей документации ревизора.

Необходимо проверить  расходы организации, учитываемые  для целей налогообложения прибыли, так как не все расходы учитывают  для налогообложения либо учитывают  в пределах норм. Данный порядок  закреплен гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль».

Проверяется порядок учета  распределяемых расходов и расходов, подлежащих отнесению в следующих  налоговых периодах. Все это существенно  влияет на исчисление базы по налогам.

Чаще всего встречаются  ошибки в исчислении базы налогообложения, ненадлежащее ведение учета, не обеспечивающее информацией внутренних и внешних  пользователей о состоянии расчетов с бюджетом и фондами, нарушение  сроков платежей, неправильное применение льгот, имеются случаи сокрытия, занижения  выручки от реализации, которая служит базой для исчисления налога на прибыль, несоблюдения норматива включения  затрат в расходы, учитываемые при  налогообложении.

Все нарушения расчетов с  бюджетом и внебюджетными фондами  ведут к применению к организации  финансовых санкций в виде штрафов, пеней, неустоек, правильность расчетов которых также является объектом контроля.

Контролер проверяет корректность бухгалтерских проводок. При  контроле  операций  по   претензиям  следует выяснить сроки возникновения задолженностей и порядок предъявления  претензий , причины возникновения  претензий , порядок исполнения  претензий , своевременность и правильность оформления документов на  претензию , порядок гашения  претензии  по выпискам банка, проверяются документы на поставку ТМЦ в счет  претензии , списание безнадежных долгов и порядок признания их безнадежными.