Документальное оформление результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

Документальное оформление результатов  инвентаризации товарно-материальных ценностей

Инвентаризация имущества и  обязательств предприятия представляет собой периодическую проверку их наличия, состояния и оценки. В  ходе ее проведения могут быть выявлены злоупотребления со стороны работников организации, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д., а также недостачи товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), которые возникли вследствие естественного природного воздействия – испарения, усушки, порчи и т.д. При документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете могут допускаться различные ошибки, описки, неточности и исправления. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения ТМЦ, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками организаций.  
Основным документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации ТМЦ и оформления ее результатов, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверж-денные Минфином РБ 05.12.1995 № 54 (далее – Методические указания № 54).  
Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов.  
Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия: подготовку приказа о проведении инвентаризации; формирование инвентаризационной комиссии; определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества; получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.  
Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.  
Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.  
И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На данном этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с фактическими результатами инвентаризации, виновные лица привлекаются к ответственности.  
В ходе проведения инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и достоверности учтенных обязательств записывают в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации, заполненные в соответствии с требованиями, предъявляемыми ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (c изменениями и дополнениями). Инвентаризационные описи заполняются как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники (без помарок и подчисток). Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов в обязательном порядке прилагаются к описям. Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Оформление результатов инвентаризации осуществляется либо по типовым формам описей, актов, ведомостей и других инвентаризационных документов согласно приложениям 1–19 к Методическим указаниям № 54 либо по формам, разработанным министерствами и другими органами государственного управления и согласованным в общеустановленном порядке с Минфином РБ. В нижеприведенной таблице представлены формы бухгалтерской учетной документации по оформлению результатов инвентаризации ТМЦ.

Руководствуясь подп. 3.21, 3.22, 3.23 Методических указаний № 54, описи составляются отдельно на ТМЦ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).  
В описях на ТМЦ, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.  
В описях на ТМЦ, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.  
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.  
По мере составления инвентаризационные описи передают в бухгалтерию для сравнения фактических остатков ТМЦ, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Далее, в случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм. При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Также необходимо произвести списание потерь ТМЦ в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.  
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.  
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.  
Рассмотрим документальное оформление результатов инвентаризации ТМЦ (см.ниже прикрепленный файл).