Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Ноября 2013 в 16:47, доклад
Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения.
На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документирование в
бухгалтерском учете
На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.
Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (например, вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (например, наименование материала и пр.); содержательные реквизиты — характеристику объекта учета (например, сорт, типоразмер материала и т.д.).
Различия форм и содержания документов обусловливают особенности их использования в учетной работе. Поэтому с целью облегчения обработки учетных документов их группируют (классифицируют) по однородным признакам. Основными признаками и классификации документов являются назначение, объем отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), способ использования, место составления.
При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные; исполнительные (оправдательные); документы бухгалтерского оформления; комбинированные.
Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.
Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.
Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов — предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.
При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операций различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения.
Сводные документы обобщают данные первичных документов. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По способу использования
Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера; требования на отпуск материалов со склада и т.п.
Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю, декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю — цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др.
По месту составления
Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета — платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.
Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.
К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации). Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета — платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.
При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются.
Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.
Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.
Поступив в бухгалтерию, учетные документы подвергаются, прежде всего, проверке по существу операции и правильности оформления документа.
Проверка по существу операции состоит в том, что проверяется соответствие совершенной операции, оформленной документом, действующим законоположениям. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за соблюдением законности и хозяйственной целесообразности совершаемых операций.
При проверке правильности оформления документов определяют, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены все его реквизиты, соблюдены ли правила исправления ошибок в документе, подлинность подписей должностных лиц и т.п. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются для дооформления.
После проверки учетные
документы принимаются
Использование компьютерных
технологий и программных средств
позволяет создать систему
Использованные документы
Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии, а затем передаются в архив организации. Для сдачи в архив учетные документы компонуются в хронологическом порядке, в отдельных папках по видам операций (кассовые операции, операции по расчетным счетам и т.д.). Передача документов в архив регистрируется в специальной архивной книге.
В архиве организации учетные документы хранятся в течение сроков установленных Федеральной архивной службой. Минимальный срок хранения учетных документов в архиве организации — 5 лет. Для отдельных документов устанавливаются другие сроки хранения. Например, лицевые счета работников организации должны храниться 75 лет, доверенности на получение денежных средств и товарно - материальных ценностей — 3 года и т.д.
По истечении сроков
хранения особо важные документы
сдают в местный
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговой инспекции на основании постановления этих органов в соответствии с действующим российским уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации и главному бухгалтеру. Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели учетных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и Государственного пожарного надзора, что оговаривается в приказе. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.