Документооборот на предприятии

ВВЕДЕНИЕ 
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени. 
 
Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы. 
 
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 
 
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
 
Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. 

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов - распоряжение  
   Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того: 
    
   -  государственное предприятие или негосударственное; 
    
   - как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии); 
    
   -  каким видом деятельности занимается предприятие. 
   Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: 
    
   -  качественное и своевременное составление и исполнение документов; 
    
   -  юридическую силу документов; 
    
   -  организацию оперативного поиска документов. 
   Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. 
    
   Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. 
 
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. 
 
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 
 
Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания. 
 
В зависимости от содержания различают распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу (о кадрах). 
1). по основной деятельности распоряжения издаются: 
 
- при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений; 
 
- при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций; 
 
- при введении новых стандартов; 
 
- при изменении графика работы предприятия и т. д.  
2). по личному составу (эти распоряжения готовятся отделом кадров): 
 
- при назначении работников на должность; 
 
- при  освобождении от должности; 
 
- при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях; 
 
- при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.  
Распоряжения оформляются на общем бланке,  а формуляр распоряжения включает с себя следующие реквизиты: 
 
- название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ); 
 
- дата (датой распоряжения является дата его подписания); 
 
- порядковый номер распоряжения; 
 
- место издания распоряжения; 
 
- индекс документа; 
 
- заголовок к тексту; 
 
- текст; 
 
- подпись руководителя; 
 
- отметка о согласовании; 
 
- фамилия и телефон исполнителя. 
 
Текст распоряжения излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. 
 
В констатирующей части излагаются цели и причины издания распоряжения. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. 
 
Начинается распорядительная часть словом РАСПОРЯЖЕНИЕ. 
 
Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст. 
 
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии. 
2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа 
 
Процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии: 
 
- инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа); 
 
- сбор и анализ информации по вопросу; 
 
- подготовка проекта распорядительного документа; 
 
- согласование проекта документа; 
 
- доработка проекта распорядительного документа по замечаниям; 
 
- принятие решения (подписание документа); 
 
- доведение распорядительного документа до исполнителей. 
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.  
 
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.  
 
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.  
 
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.  
 
Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 
 
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 
 
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект. 
 
Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). 
 
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.  
 
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. 
 
Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.  
 
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.  
 
Контроль над правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ). 
 
Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.  
 
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.  
 
Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.  
 
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. 
 
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. 
 
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 
1. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – 4-е изд., испр. – М: Омега-Л, 2007. – 319с. 
 
2. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству.-9-е изд., перераб. и доп.- М.: А-Приор, 2007.-176с. 
 
3. Справочная правовая система «Консультант Плюс» 
 
4. http://www.pbu.ru/termika/dou 
 
5. http://www.bibliotekar.ru/ 
 
6. http://www.dis.ru