Формирование системы управленческой отчетности предприятия санаторно-курортного типа санаторий «Енисей»

- сведения по неоплаченным счетам за поступившие ценности и услуги;

- списки дебиторов и кредиторов;

- прибыль/убыток организации на запрашиваемую дату, а также на текущий момент.

Далее представлены наиболее часто встречающиеся вопросы, требующие управленческого решения. В качестве примера взятии вопросы к директору санатория и главному врачу.

1. Заведующая детским  садом направила в адрес директора  санатория служебную записку  с просьбой о выплате премии  сотрудникам детского сада по  итогам работы за I квартал 2012 года.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) выполнение плановых показателей по детскому саду за I квартал (специальный блок);

б) расходы на заработную плату по детскому саду (наличие, отсутствие экономии) (бухгалтер детского сада и ЖКХ);

в) расходы на заработную плату по санаторию (наличие, отсутствие экономии) (главный бухгалтер);

г) приоритетные платежи (специальный блок);

д) наличие средств в кассе (бухгалтер-кассир).

2. Начальник отдела реализации  путевок и услуг просит директора  санатория рассмотреть вопрос  о заключении договора с АО  «Инфопульс» на приобретение акционерным обществом в следующем году путевок санатория в соответствии с предложенным графиком заезда. В свою очередь, АО «Инфопульс» обязуется поставлять в санаторий рыбную продукцию в соответствии с договоренностями.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) плановый график заездов на следующий год (специальный блок);

б) фактическая заполняемость санатория по месяцам за прошедший период (специальный блок);

в) фактический расход рыбных продуктов в заданный период (специальный блок).

3. К директору обратился  его заместитель со служебной  запиской заведующего продуктовым  складом о выплате премий агенту  по снабжению, мотивирую тем, что  мясная продукция в последний  месяц приобреталась санаторием  по ценам ниже рыночных и высокого качества.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) цены на мясные продукты по предшествующим закупкам (специальный блок);

б) расходы по санаторию на заработную плату (наличие, отсутствие экономии) (главный бухгалтер);

в) приоритетные платежи (специальный блок);

г) наличие средств в кассе (бухгалтер-кассир).

4. К директору санатория  обратилась организация – поставщик  ГСМ с просьбой произвести  авансовый платеж за бензин  в сумме 50 тыс. руб., мотивируя предоставлением  скидки к обычной цене в 10%.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) расход бензина за месяц (бухгалтер по материалам);

б) наличие средств на банковском счете (бухгалтер-кассир);

в) приоритетные платежи (специальный блок).

5. Заместитель главного  врача обращается к главному  врачу о необходимости повышения  квалификации врачей-терапевтов.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) количество врачей-терапевтов, нуждающихся в повышении квалификации (отдел кадров);

б) наличие необходимых на эти цели средств (главный бухгалтер);

в) наличие в штате санатория врачей с ученой степенью и возможности их привлечения для повышения квалификации врачей-терапевтов на базе санатория (отдел кадров).

6. Заведующий пищеблоком  обращается к главному врачу  по поводу увеличения штатной  численности официанток на две  единицы, мотивируя улучшением качества  обслуживания отдыхающих.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) существующая норма по обслуживанию отдыхающих на одну официантку (отдел кадров);

б) занятые ставки и фактическая численность официанток на пищеблоке санатория (отдел кадров);

в) экономия/перерасход по статье «Заработная плата» ха текущий период (главный бухгалтер).

7. Заведующий пищеблоком  обращается к главному врачу  с просьбой о срочной замене  вышедшего из строя технологического  оборудования, мотивируя невозможностью  обеспечения питанием отдыхающих.

Необходимая информация для принятия решения, источник информации:

а) наличие средств на банковском счете (бухгалтер-кассир).

Мы рассмотрели 7 вопросов (хозяйственных ситуаций), в решении которых руководители используют ту или иную информацию по управленческому учету.

Для дальнейшего решения задачи на основании рассмотренных вопросов следует сформулировать пакеты информации для каждого руководителя.

Пакет информации для директора санатория:

1) график заезда отдыхающих. Информация вносится регистратурой по мере возникновения;

2) данные регистратуры обеспечивают также сведения о количестве отдыхающих в санатории и наличии свободных мест за любой заданный период;

3) расходы материальных ценностей по санаторию за заданные периоды. Информация формируется из расходов каждого месяца по наименованиям в количественном выражении; в стоимостном выражении; по материально ответственным лицам из данных бухгалтера по материалам и бухгалтера по продуктам;

4) цены на те или иные ценности, ранее приобретенные санаторием. Этот блок создается на основании данных по оплаченным счетам, по наименованиям с указанием поставщика, даты поставки, № накладной (бухгалтер по материалам, бухгалтер по продуктам);

5) экономия/перерасход по статьям расходов санатория. Данная информация представляется в виде плана расходов; фактических расходов и соответственно экономии либо перерасхода по каждой статье. Фактические расходы заносятся в автоматическом режиме по мере возникновения. Экономия/перерасход считается автоматически на момент запроса (контроль осуществляет главный бухгалтер);

6) программа должна обеспечивать информацию о фактических расходах по статьям и в целом по санаторию за любой период по запросу. Результаты деятельности санатория формируются в виде таблицы со следующими показателями: доходы, расходы, прибыль/убыток; может предоставляться на момент запроса (главный бухгалтер, бухгалтер по путевкам и услугам);

7) экономия/перерасход по статьям расходов детского сада. Данная информация представляется в виде плана расходов; фактических расходов и экономии/перерасхода по каждой статье расходов детского сада. Фактические расходы заносятся по мере возникновения (бухгалтер детского сада и ЖКХ). Экономия/перерасход считается автоматически на момент запроса (контроль осуществляет главный бухгалтер);

8) наличие средств на банковском счете: информация по движению средств на счете вводится сразу после получения выписок из банка, остатки считываются в автоматическом режиме (бухгалтер-кассир);

9) наличие средств в кассе санатория: по мере поступления и расходования наличных средств делаются записи по кассовому отчету, остатки программа считывает автоматически на момент запроса (бухгалтер-кассир);

10) приоритетные задачи по статьям расходов. Данный информационный блок формируется руководителями по мере возникновения проблем, связанных с расходование средств;

11) приоритетные платежи санатория. Данный блок формируют пять руководителей: директор, главный врач, заместитель директора, заместитель главного врача и главный инженер – по мере возникновения необходимости в платежах. Принимают решения по данным вопросам директор и главный врач.

Пакет информации для главного врача санатория:

1) доступ к базе данных отдела кадров;

2) информация по количеству занятых коек и наличию свободных мест в санатории, в том числе по отделениям, формируется в оперативном режиме за любой заданный период (регистратура);

3) график заезда отдыхающих и план размещения. Информация вносится регистратурой по мере возникновения;

4) экономия/перерасход по статьям расходов санатория. Данная информация предоставляется в виде плана расходов; фактических расходов и соответственно экономии либо перерасхода по каждой статье. Фактические расходы заносятся в автоматическом режиме по мере возникновения. Экономия/перерасход считается автоматически на момент запроса (контроль осуществляет главный бухгалтер);

5) программа должна обеспечивать информацию о фактических расходах по статьям и в целом по санаторию за любой период по запросу. Результаты деятельности санатория формируются в виде таблицы со следующими показателями: доходы, расходы, прибыль/убыток; может предоставляться на момент запроса (главный бухгалтер, бухгалтер по путевкам и услугам);

6) наличие средств на банковском счете: информация по движению средств на счете вводится сразу после получения выписок из банка, остатки считываются в автоматическом режиме (бухгалтер-кассир);

7) наличие средств в кассе санатория: по мере поступления и расходования наличных средств делаются записи по кассовому отчету, остатки программа считывает автоматически на момент запроса (бухгалтер-кассир);

8) приоритетные задачи по статьям расходов. Данный информационный блок формируется руководителями по мере возникновения проблем, связанных с расходование средств;

9) приоритетные платежи санатория. Данный блок формируют пять руководителей: директор, главный врач, заместитель директора, заместитель главного врача и главный инженер – по мере возникновения необходимости в платежах. Принимают решения по данным вопросам директор и главный врач.

Таким образом, мы обобщили всю информацию, необходимую, по нашему мнению, для принятия управленческих решений по поставленным вопросам, и сформулировали информационные пакеты для каждого руководителя.

Необходимо отметить, что роль главного бухгалтера при постановке управленческого учета изменяется по своей сути. Его роль в распоряжении средствами значительно снижается, теперь он в большей степени обеспечивает своевременность, полноту и достоверность предоставления экономической информации.

Заключительным этапом в разработке системы управленческого учета является формирование аналитического раздела, который состоит из нескольких специальных программ.

1. Программа по управлению  себестоимостью койкодня даст  возможность в автоматическом  режиме в любой момент получать  данные по себестоимости услуг  санатория, а также наблюдать  ее изменения, связанные с проведением  тех или иных расходов.

Информация по произведенным расходам в нашей организации обеспечивает разделение расходов на постоянные и переменные путем их кодирования при вводе. Соответственно программа по управлению себестоимостью даст информацию по полной и неполной себестоимости.

2. Специальная программа  по ценообразованию позволит  в любой момент времени в  автоматическом режиме без дополнительного  ввода данных определить «точку  безубыточности» в стоимостном  выражении, зону прибыли и зону  убытков, даст возможность руководителю  принять решение и возможном  и допустимом снижении цен  на услуги, если в этом есть  хозяйственная необходимость.

3. Оценка удовлетворительности  баланса. Бухгалтерская программа  в нашей организации позволяет  составить бухгалтерский баланс  и все необходимые формы отчетности  на любой заданный период времени. Оценка удовлетворительности баланса в автоматическом режиме обеспечивается использованием запрограммированных формул и данных из указанных форм.

4. Для целей управления  расходами большой интерес может  представить программа по управлению  расходами. Эта программа может  быть построена на основе использования  специального блока «Экономия/перерасход  по статьям расходов санатория». Данные этого блока сформированы  по следующим показателям: план  расходов; фактические расходы и  соответственно экономия либо  перерасход по каждой статье. Фактические расходы заносятся  в автоматическом режиме по  мере возникновения бухгалтерских  записей. Экономия/перерасход считается  автоматически на момент запроса.

Программа управления расходами обеспечивает возможности руководителя поработать в режиме «А что произойдет, если…?» и попробовать произвести те или иные расходы в виртуальном режиме.

5. Программа управления  прибылью строится на использовании  специального блока «Прибыль/убыток». Данная программа представлена  следующими показателями: доходы, расходы, прибыль/убыток. Использование программы  дает возможность пользователю  производить действия за изменениями  финансового результата в зависимости  от этих действий. Работа с  программами 4 и 5 позволит выбрать  оптимальный вариант решения  по управлению расходами и  прибылью.

Кроме предложенных специальных программ могут быть разработаны программы по определению эффективности предлагаемых инвестиционных проектов, прогнозу денежных потоков и др.

Следует подчеркнуть, что наша задача решена весьма упрощенно. В действительности, прежде чес выработать информационные блоки для руководителей, необходимо рассмотреть не семь, а несколько сотен вопросов, с которыми сталкивается каждый руководитель. Большие сложности возникают при определении источника информации и обеспечении ее ввода в текущем режиме.

Очевидно также, что решение нашей задачи возможно только при наличии в организации сетевого информационного пространства, что требует больших денежных средств. 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее время немногие российские организации имеют таким образом поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления. Одним из перспективных направлений бухгалтерской практики считается бухгалтерский управленческий учет.

Управленческий учет можно определить как самостоятельное направление бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений. Этот процесс включает выявление, измерение, фиксацию, сбор, хранение, защиту, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций.