Хранение и систематизация документов секретарем

 Введение

 

 

       Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.    

      Кроме  истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления  деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 . Хранение и систематизация документов на рабочем месте секретаря

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.    

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям; социальному обеспечению, по личному составу и др.    

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты; протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. п. и т. д.    

По способу фиксации информации документы бывают письменными (рукописными, машинописными, типографскими, подготовленными на множительных аппаратах, напечатанными на персональных ЭВМ), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.    

По месту составления  документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних  и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.    

По степени сложности  документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматриваются несколько вопросов.    

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП).    

По юридической силе документы подразделяют на подлинные  и подложные. Подлинные документы  бывают действительными и недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.    

        По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.    

По срокам хранения документы  делятся на документы постоянного  и временного хранения. Документы  временного хранения в свою очередь  подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.    

По степени обязательности документы бывают информационными, содержащими сведения и факты  о производственной и иной деятельности организаций, и директивными – обязательными  для исполнения, носящими характер юридической или технической  нормы.    

По степени унификации различают  документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.    

Индивидуальные документы  по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

 

 

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

В состав рабочего места  секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.      

Номенклатура дел –  это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.    

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.    

Основные положения  по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).    

Номенклатура дел может  быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.    

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.    

Примерные и типовые  номенклатуры дел отражают документы  определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.    

Составлению номенклатур дел в  организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.    

Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой (в идеале), но очень часто эта функция ложится на секретаря (особенно в средних и мелких организациях). Работа по составлению номенклатуры дел, как правило, включает изучение структуры организации, направлений работы структурных подразделений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации или в состав дел секретаря.  После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.    

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.   Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.    

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр  хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.    

Согласованная с соответствующим  учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.

 

2. Формирование дел

 

 

   Документы, не находящиеся на руках  у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти  нужный документ и информацию.

Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам;
2. расположение документов внутри дела;
3. оформление обложки дела.

 

 Формирование  дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.   

Формирование дел должно обеспечивать:    

1) оперативность обработки и  поиска документов;    

2) надежность документационного  обслуживания;    

3) сохранность документов.    

СОВЕТ: в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.       

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные  дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».    

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная  документация, создающаяся в учебных  учреждениях (формируется за учебный год).    

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При  большом количестве документов из них  формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».    

Документы к заседаниям, сгруппированные  в отдельное дело, систематизируют  по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.    

Поручения вышестоящих  органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.    

Документы в личных делах размещают  в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.