Инвентаризация имущества и обязательств

    Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее, чем в двух экземплярах.

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

    Руководитель  предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку  фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания  и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

    По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определятся на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

    При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной  комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

    Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

    Наименование  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

    На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

    Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

    В описях недопускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

    На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту  проверку.

    Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких - либо и принятии перечисленного в описи имущества  на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

    На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи

    Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

    В тех случаях, когда материально  ответственные обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

    По  окончании инвентаризации могут  проводится контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация.

    Результаты  контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются  актом и регистрируются в  книге  учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

    В межинвентаризационный периода предприятиях (учреждениях) с большой номенклатурой ценностей могут производится выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

    Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений). 

 
 

3. Ошибки  проведения инвентаризации и их последствия

  

     В целях обеспечения  легитимности и достоверности результатов  инвентаризации следует принимать  меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

      Ниже в таблице приведены случаи  нарушений порядка проведения  инвентаризации и описано влияние  этих нарушений на легитимность, и достоверность результатов  инвентаризации.

 

Нарушение	Последствие
1	2
Неверно оформлен приказ руководителя на  проведение инвентаризации (не указаны сроки  проведения инвентаризации, состав комиссии,  перечень имущества)	Нет оснований  для проведения инвентаризации, а  следовательно, и признания ее результатов
Документально подтверждено отсутствие хотя бы  одного члена комиссии во время проведения  инвентаризации	Результаты  инвентаризации недействительны
Инвентаризационная  опись составлена в одном  экземпляре	Результаты  инвентаризации недействительны
При невозможности  остановки хозяйственной  деятельности приходные и расходные документы  не завизированы председателем  инвентаризационной комиссии	Выявленные  в результате инвентаризации  нарушения могут быть оспорены предъявлением  документов, оформленных в период проведения  инвентаризации
У материально-ответственных  лиц не взяты  расписки, что все приходные и расходные  документы представлены в бухгалтерию	Выявленные  в результате инвентаризации  нарушения могут быть оспорены предъявлением  документов, оформленных в период проведения  инвентаризации
Нарушена  процедура инвентаризации: проводится  сопоставление данных бухгалтерского учета с  фактическим наличием, а не наоборот	Могут быть не выявлены нарушения ввиду  возможного искажения фактического наличия
На  каждой странице описей не выверены итоги:  число прописью, количество номеров и сумма  материальных ценностей, а также общий итог в  натуральных показателях	Имеется возможность  несанкционированных  исправлений результатов инвентаризации
На  каждой странице нет записи "Цены, итоги  проверил" и "Подпись материально-ответственного  лица" (для форм, в которых такие подписи  предусмотрены)	Невозможно  предъявить претензии к материально-  ответственному лицу на основании такого  документа
На  последней странице инвентаризационной описи  нет подписи материально-ответственного лица об  отсутствии у него претензий к членам комиссии, а  также о том, что он принимает указанное в описи  имущество на ответственное хранение (для форм, в  которых такие подписи предусмотрены)	Невозможно  предъявить претензии к материально-  ответственному лицу в случае выявления недостач
Ошибки  и исправления не подписаны и  не  заверены членами комиссии	Исправления считаются  недействительными
Инвентаризационные  описи после утверждения  результатов содержат незаполненные - строки  (строки не прочеркнуты)	Имеется возможность  несанкционированных  исправлений результатов инвентаризации
Во  время перерывов в работе комиссии не закрыт  доступ посторонним к помещению, где хранятся  инвентаризационные описи	Имеется возможность  несанкционированных  исправлений результатов инвентаризации

  

     Инвентаризационная  комиссия не несет ответственность  за недостоверность данных, предоставленных  другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

 

    Инвентаризация  на предприятиях представляет собой  сложный и ответственный участок  работы.

    Под действием различных факторов в  бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления  материально-ответственных лиц. Что  бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

    Существует  несколько определений инвентаризации.

    Значение  и роль инвентаризации очень велика. При ее поведении устанавливается  фактическое наличие ценностей  и денежных средств у материально-ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного  имущества. Проверяются условия  сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и  денежных средств. Выявляются недостатки, излишки и злоупотребления.

    Инвентаризации  как элемент метода бухгалтерского учета тесно связана с другими  элементами метода бухгалтерского учета.

    Виды  инвентаризации очень различны в  зависимости от того с какой целью  они проводятся они могут быть плановые и внеплановые, полные и  частичные, сплошные и выборочные.

    Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной  службы предприятия. Перед тем как  проводить инвентаризацию создается  рабочая инвентаризационная рабочая  комиссия.

    Инвентаризация  проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается  в определении фактического наличия  имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем  и членами комиссии и передается в бухгалтерию.

    В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

    Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества  подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года. Стоимости недостачи, порчи и другой утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства (счета 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы"), расходы на продажу (счет 44 "Расходы на продажу"). Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Некомпенсированные материально ответственными лицами недостачи товарно-материальных ценностей или потери от их порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов. При этом дебетуется счет 99 " Прибыли и убытки" или 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

    Особенностью  инвентаризации основных средств является то, что их наличие проверяется  путем осмотра всех объектов и  наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности предприятия. При  выявление каких–либо расхождений  в оформлении документов, инвентаризационная комиссия должна составить правильные. По некоторым объектам определяется сумма увеличения или снижения балансовой стоимости этого объекта. Наличие товарно-материальных ценностей проверяется путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемешивания. Существуют также особенности ведения инвентаризации в тех случаях, когда во время проведения инвентаризации материальные ценности поступили, отпущены, отгружены, не оплачены в срок, находятся на складах других организаций, переданы в переработку другому предприятию, находятся в эксплуатации, выданы в индивидуальное пользование работникам или пришли в негодность и не списаны. Наличие денежных средств, ценных бумаг и денежных документов, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности, денежные средства в пути, денежных средств на расчетном, валютном и специальном счетах проверяются при проведении инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности.

    Хотелось  бы добавить, что для того чтобы  облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные  средства вычислительной техники, которых  на некоторых предприятиях нет.