Инвентаризация имущества и основных средств

При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для  переработки, составляются отдельные  описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся материальные ценности, при  уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_{3. Порядок и сроки проведения инвентаризации}

 

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них, и т.д. определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение  инвентаризации обязательно:

-при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

-при смене материально ответственных лиц;

-при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

-в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-при реорганизации или ликвидации учреждения;

-в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Инвентаризация  библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Минфина  России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов", а именно:

-наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;

-редчайшие фонды - один раз в 3 года;

-ценные фонды - один раз в 5 лет;

-фонды до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

-фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

-фонды от 200 до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;

-фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных  камней, содержащихся в покупных комплектующих  деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении и военной  техники, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), производится один раз в год (по состоянию на 1 января).

Порядок проведения:

Инвентаризация  основных средств производится комиссией путем осмотра объектов и записи их наименования, назначения, инвентарного номера, количества в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. N 0504087.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков необходимо проверить наличие документов о закреплении права оперативного управления этими объектами или  права хозяйственного ведения.

При инвентаризации машин, оборудования, транспортных средств  в инвентарной описи, в графе "Наименование ценности", кроме наименования записывается также заводской номер и год выпуска. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, приобретенные одновременно по одинаковой стоимости, учтенные на одной инвентарной карточке ОС, записываются по наименованию с указанием количества и инвентарных номеров.

Выявленные  инвентаризацией неучтенные объекты  основных средств оцениваются с  учетом действующих рыночных цен, амортизация  по этим объектам определяется по их техническому состоянию с учетом года выпуска. На неучтенные объекты комиссия составляет акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ф. N 0306001 с указанием установленной рыночной цены и суммы амортизации объекта, после чего этот объект вписывается в инвентаризационную опись.

На предметы, не пригодные к эксплуатации и  не подлежащие восстановлению, составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

Инвентаризация  арендованных или находящихся на ответственном хранении основных средств  отражается в отдельной инвентаризационной описи, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды или ответственного хранения;

при инвентаризации непроизводственных активов проверяется  наличие документов, подтверждающих право оперативного управления собственностью и законодательное закрепление  за учреждением земли, ресурсов недр и т.п., а также своевременность отражения в бюджетном учете;

при инвентаризации нематериальных активов проверяются  все объекты нематериальных активов, а также наличие надлежаще  оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного  права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, договоры уступки (приобретения) патента, товарного знака), другие охранные документы;

инвентаризация  материальных запасов производится отдельно по каждому счету, входящему  в состав материальных запасов.

При этом в  инвентаризационную опись (сличительную ведомость) нефинансовых активов ф. N 0504087 заносятся материалы с указанием отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и т.п.) по каждому наименованию.

Записи в  опись производятся на основании  проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, взвешивания, перемеривания.

В случаях, когда  материальные ценности хранятся в нескольких изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей  вход в помещение не допускается (помещение опломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

В исключительных случаях, когда возникает срочная  необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально ответственным лицом  может быть произведен отпуск материалов только с разрешения руководителя и  главного бухгалтера в присутствии  членов инвентаризационной комиссии или  по его поручению члена комиссии:

по вложениям  в нефинансовые активы инвентаризация производится по каждому из счетов вложений;

инвентаризация  денежных средств в кассе учреждения производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом ЦБ РФ от 04.10 1993 N 18.

Результаты  снятия остатков денежных средств в кассе оформляются актом ф. N 0504088.

Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется  инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных средств ф. N 0504086.

При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей  в кассе принимаются к учету  наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные путевки в санатории и дома отдыха, авиабилеты, талоны на бензин и т.п.).

Проверка  фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков  ценных бумаг производится по видам  бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация  денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счетах бюджетного учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся на лицевых  счетах в органах Федерального казначейства Минфина России или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих субсчетах по данным бюджетного учета, с данными  выписок банков, при инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические  вложения средств в депозиты, облигации, векселя, в другие ценные бумаги.

Проводится  проверка фактического наличия ценных бумаг с указанием их названия, серии, номера, номинальной стоимости, сроков гашения и общей суммы.

При этом указанные  реквизиты в обязательном порядке  сопоставляются с данными бюджетного учета.

Для инвентаризации финансовых вложений учреждения применяется  инвентаризационная опись ценных бумаг  ф. N 0504081.

В инвентаризационной описи указываются наименование и код ценной бумаги, ее серия  и номер, сумма по номиналу единицы  ценной бумаги, код валюты, в которой  номинирована ценная бумага, курс ЦБ РФ на дату получения ценной бумаги, общее  количество принадлежащих учреждению ценных бумаг, общая сумма имеющегося пакета ценных бумаг по номинальной  стоимости в валюте и рублях, а  также учетная стоимость ценных бумаг в валюте и рублях.

Инвентаризация  расчетов проводится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами).

Расчеты с  покупателями, поставщиками, подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами  выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами  ф. N 0504089.

По задолженности  работникам учреждения выявляются невыплаченные  суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы  заработной платы, не перечисленные  на счета по вкладам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы не сданных в кассу остатков авансов.

Инвентаризационная  комиссия путем документальной проверки должна также установить:

-правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, другими организациями, а также со структурным подразделением учреждения, выделенным на отдельный баланс;

-правильность и обоснованность числящейся в бюджетном учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

-правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_{4. Оформление результатов инвентаризации}

 

Правильно оформленные  инвентаризационной комиссией и  подписанные всеми ее членами  и материально ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно-материальных и других ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бюджетного учета.

Выявленные  при этом расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. N 0504092 и составляется акт о результатах инвентаризации ф. N 0504035. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

После завершения инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостачи) должны быть отражены в бюджетном учете, а при необходимости материалы направлены в судебные органы для предъявления гражданского иска.

На суммы  выявленных излишков, недостач основных средств, нематериальных активов, материальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с материально  ответственного лица по причинам расхождений  с данными бюджетного учета. Приказом руководителя создается комиссия для  проведения внутреннего служебного расследования для выявления  виновного лица, допустившего возникновение  несохранности доверенных ему материальных ценностей.

Как правило, причин возникновения недостач может  быть несколько:

-по вине материально ответственного или иного лица;

-в результате чрезвычайной ситуации, а также в результате возникновения непреодолимой силы;

-при пересортице.

Если недостача  возникла по вине работника, то он обязан возместить причиненный учреждению ущерб. Размер ущерба или порчи имущества  определяется по фактическим потерям. Он рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данном регионе, на день причинения ущерба.