Инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация материально-производственных запасов

Основным направлением повышения эффективности использования  материально-производственных запасов  является наличие технически оснащенных складских помещений современными весоизмерительными приборами и  устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие  рационального использования запасов - усиление личной и коллективной ответственности  и материальная заинтересованность работников структурных подразделений. В частности, для обеспечения  контроля за сохранностью материально-производственных запасов организация должна заключать с работниками договоры о полной материальной ответственности, своевременно проводить инвентаризации и проверки.

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Инвентаризация  является важным приемом контроля за сохранностью материально-производственных запасов. Она позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.

Инвентаризация  материально-производственных запасов  должна проводиться не реже одного раза в год и не ранее 1 октября. Сроки проведения инвентаризации определяет непосредственно руководитель организации.

Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» обязывает  проводить инвентаризацию сырья, материалов при составлении годовой бухгалтерской  отчетности, во всех других случаях - в  период наименьших остатков ценностей  на счетах.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации материально-производственных запасов  обязательны:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при передаче имущества  организации в аренду, выкупе, продаже;

при смене материально  ответственного лица;

при выявлении  фактов хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

в случае чрезвычайных ситуаций;

при реорганизации  или ликвидации организации;

при бригадной  материальной ответственности при  смене бригадира, выбытии из бригады  более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

Инвентаризация  проводится комиссией, назначаемой  приказом руководителя организации, в  присутствии материально ответственного лица, от которого получена расписка в  том, что к началу инвентаризации все ценности им оприходованы, все  расходные и приходные документы  сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.

При инвентаризации запасов проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем  пересчета, взвешивания, определения  их объема и сопоставления фактических  данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материальных запасов  должна проводиться, как правило, в  порядке расположения ценностей  в данном помещении.

В процессе инвентаризации тщательной проверке подвергаются все  первичные бухгалтерские документы, правильность принятых решений по пересортице  материальных ценностей, недостачам и  излишкам. Также при ревизии использования  и сохранности материально-производственных запасов в организации следует  проверять:

состояние складского хозяйства;

сохранность материально-производственных запасов, соблюдение порядка учета  материалов;

работу по нормированию расходов материально-производственных запасов;

своевременность и правильность проведения инвентаризаций запасов, обоснованность списания потерь по нормам естественной убыли;

соблюдение  и правильность установления нормы  бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и спецпитания.

Выявленные  при инвентаризации ценности заносят  в инвентаризационную опись, по данным которой затем составляют сличительную ведомость. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В результате инвентаризации могут быть выявлены:

соответствие  фактического наличия материально-производственных запасов данным учета;

излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода организации;

недостача материально-производственных запасов;

пересортица.

Недостача и  потери от порчи материальных ценностей  учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием запасов  и данными бухгалтерского учета  отражаются на счетах в учете в  следующем порядке:

Дт счета 10, Кт счета 91 - оприходование излишка запасов на

финансовые  результаты;

Дт счета 94, Кт счета 10 - отражение недостачи материалов по

итогам инвентаризации;

Дт счета 99, Кт счета 94 - списание недостачи материалов в результате стихийных бедствий.

Аналитический учет недостач, хищений и порчи  материально-производственных запасов  ведут по счету 94 по каждому виду материально-производственных запасов. При этом по ценностям, которые числятся в недостаче и на которые установлены  нормы естественной убыли, рассчитывается недостача в пределах норм естественной убыли.

В случае недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в  производство (эксплуатацию) и момента  оплаты сумма указанного в первичных  документах при их приобретении налога на добавленную стоимость, не подлежащего  в соответствии с налоговым законодательством  возмещению, записывается следующей  проводкой на счетах бухгалтерского учета:

Дт счета 94,  Кт счета 19 - списана сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам.

В случае обнаружения  недостачи, порчи или хищений  материальных ресурсов до момента отпуска  их в производство (эксплуатацию), но после их оплаты сумма налога на добавленную стоимость, не подлежащая в соответствии с налоговым законодательством  зачету, но ранее уже возмещенная  бюджету, восстанавливается по кредиту  счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». При этом оформляются следующие  записи на счетах бухгалтерского учета:

Дт счета 94, Кт счета 68 - восстановлена сумма НДС  по недостающим материально-производственным запасам на расчеты с бюджетом.

Недостача в  пределах норм естественной убыли списывается  на издержки производства, а сверх  установленных норм относится, как  правило, на материально ответственное  лицо приказом руководителя организации.

В этих случаях  в бухгалтерском учете совершаются  следующие записи:

Дт счета 20,    Кт счета 94 -    списаны недостачи материалов в

пределах норм естественной убыли;

Дт счета 73-2, Кт счета 94 -     отнесены недостачи сверх норм

естественной  убыли на виновное материально ответственное  лицо на основании приказа руководителя;

Дт счета 70, Кт счета 73-2 - удержаны суммы недостачи  с заработной платы материально  ответственного лица;

Дт счета 50, Кт счета 73-2 - сумма недостачи внесена  материально ответственным лицом  в кассу.

Существенно улучшить учет материально-производственных запасов  можно, совершенствуя применяемые  документы и учетные регистры, т.е. шире используя накопительные  документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.