Инвентаризация основных средств

Все первые экземпляры договоров о материальной ответственности хранятся в бухгалтерии.

Бухгалтер ТОО «Авеста» к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись основных средств по местам хранения и по материально-ответственным лицам.

Инвентаризационная опись составляется комиссией назначенной приказом руководителя ТОО «Авеста», отдельно по каждому месту проверки. В ней указываются состав комиссии, основание проверки (приказ), место проверки, фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, дата проверки. В конце инвентаризационной описи пишется расписка материально-ответственного лица о согласии с внесенными в опись комиссией материальными ценностями.

Порядок проведения инвентаризации в ТОО «Авеста» осуществляется в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации. Инвентаризация в ТОО «Авеста» проводится не ранее ноября отчетного года. Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков имущества на начало инвентаризации. Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер. Он сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках. Во время инвентаризации проверяется соответствие инвентарных номеров, особенно на сложных инвентарных объектах (например, компьютер состоит из нескольких составляющих – монитор, клавиатура, системный блок). На каждом элементе такого сложного инвентарного объекта должен быть обозначен один и тот же инвентарный номер.

До начала инвентаризации основных средств бухгалтером ТОО «Авеста» проверяется:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг или описей;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. Таким образом, задачей инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации на ТОО «Авеста» является проверка правильности использования и хранения основных средств, своевременное нахождение ошибок в бухгалтерском учете.

2.2Процедуры инвентаризации

Учет основных средств организуется в бухгалтерии ТОО «Авеста» по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.  При инвентаризации основных средств на ТОО «Авеста» комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Структура основных средств ТОО «Авеста» представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Структура основных средств ТОО «Авеста» (тыс.тенге)

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности предприятия (учреждения). Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящихся в собственности предприятий (учреждений). При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствует или указаны не правильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы из которых они построены, объекты (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки, другое; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – место нахождения, род материалов и основные параметры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, вид покрытия, ширину полотна и т.п. Оценка выявленных инвентаризацией не уточненных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действенному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройки новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, изготовления, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятий (учреждений), учитываемые по типовой инвентарной карточке группового учета, в описях производятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств, проверяются основные средства, находящихся на ответственном хранении и арендованные. По этим объектам составляются отдельно по каждому предприятию инвентаризационные описи, в которых дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов в аренду или ответственное хранение. В них кроме установленных сведений, указываются наименование предприятия, сроки аренды или хранения. Один экземпляр инвентаризационной описи высылается этим предприятиям. Инвентарным объектом по группе зданий в ТОО «Авеста» является каждое отдельно стоящее здание. Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание, составляют вместе с ним единое целое. Если же они обслуживают несколько зданий, то это отдельные инвентарные объекты.

Наружные пристройки к зданию, имеющие отдельное хозяйственное значение, отдельно стоящие котельные, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.п.) являются самостоятельными инвентарными объектами. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как-то: вся система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), вся внутренняя сеть водо-газопровода и канализации со всеми устройствами, вся внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства обще санитарного назначения, подъемники (лифты).

Водо-, газо- и теплопроводные устройства, а также устройства канализации включаются в состав зданий, начиная от вентиля или тройника у зданий или от ближайшего смотрового колодца в зависимости от места присоединения подводящего трубопровода. Проводка электрического освещения и внутренние телефонные и сигнализационные сети включаются в состав инвентарного объекта здания, начиная от вводного ящика, или кабельных концевых муфт (включая ящик и муфты), или проходных втулок (включая втулки). Фундаменты под всякого рода объектами (не являющимися строениями) - котлами, генераторами, станками, машинами, аппаратами и т. п., хотя бы эти объекты были расположены внутри здания, — не входят в состав здания. Фундаменты этих объектов входят в состав тех инвентарных объектов, которым они служат. Фундаменты под крупногабаритное оборудование, сооруженные одновременно со строительством здания, входят в состав здания.

К сооружениям относятся инженерно-строительные объекты, назначением которых является создание условий, необходимых для осуществления процесса производства путем выполнения тех или иных технических функций, не связанных с изменением предмета труда. К сооружениям также относятся отдельные инженерно-строительные объекты (сооружения городского благоустройства и др.), предназначенные для целей непроизводственного обслуживания. Инвентарным объектом считается каждое отдельное сооружение со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое. Инвентарным объектом по группе "Рабочие машины и оборудование" являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка, прибор и т.д., включая входящие в их состав приспособления, принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент (если инвентарный объект смонтирован на отдельном фундаменте).

Инвентаризационной комиссией 15 ноября 2006 года была проведена инвентаризация отдельной группы основных средств предприятия ТОО «Авеста», а именно мини асфальтобетонного комплекса контейнерного типа ФЕНИКС Т-1500, совместного производства Россия-Великобритания). Перед проведением инвентаризации бухгалтером ТОО «Авеста» была составлена инвентаризационная опись основных средств по местам хранения и по материально-ответственным лицам по форме ИНВ-01. (Приложение 1) Также до начала инвентаризации основных средств бухгалтером ТОО «Авеста» были проверены следующие первичные документы по учету основных средств:

- акт приема-передачи  объекта основного средства, форма  № ОС-1; (Приложение 2)

- инвентарные карточки  основных средств, форма № ОС-7; (Приложение 3)

- технические паспорта  на каждый объект ОС;

Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря) (форма № ОС-7) ведется в бухгалтерии ТОО «Авеста» на каждый объект, заполняется в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств, технической и другой документации на данный объект. Инвентарными объектами мини асфальтобетонного комплекса контейнерного типа Феникс Т-1500 являются каждый аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект. Перечень инвентарных объектов мини-асфальтобетонного завода Феникс Т-1500 приведен в таблице 2.

Таблица 2 - Асфальтобетонный завод Феникс Т-1500 контейнерного типа (быстро монтируемый)

В процессе проведения инвентаризации асфальтобетонного комплекса контейнерного типа Феникс Т-1500 расхождений с учетом не было выявлено, все объекты основных средств имеются в наличии и находятся в исправном техническом состоянии. Если же обнаружена недостача основных средств, руководитель обязан назначить административное расследование, которое проводится, как правило, в течение 10 дней. Если инвентаризация основных средств проводится в течение нескольких дней, то помещения, где они хранятся, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В тех случаях, когда материально ответственные обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Далее инвентаризационной комиссией была проведена инвентаризации группы основных средств «Вычислительная и орг.техника». К данной группе в ТОО «Авеста» относятся компьютеры, принтеры, ксерокс, сканер, модем и др. Комиссия в обязательном порядке произвела осмотр данных инвентарных объектов, объектов не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные. После оформления инвентаризации в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

3. Оформление документации и результатов инвентаризации основных средств

3.1 Документальное оформление инвентаризации основных средств

Итоги инвентаризации оформляются инвентаризационной описью основных средств и сличительной ведомостью результатов инвентаризации основных средств. Указывается основание для проведения инвентаризации:

- приказ, постановление, распоряжение;

- порядковый номер документа;

- начало и окончание  инвентаризации.

В инвентарной описи указываются фактические данные и данные бухгалтерского учета. В сличительной ведомости указываются только те объекты, по которым имеются расхождения. Оба документа подписываются членами инвентаризационной комиссии, материально-ответственными лицами и бухгалтером, который проводил подсчеты. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку. Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества. Для определения результатов инвентаризации в бухгалтерии составляется "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" (ф.№ инв.- 18) с включением в нее объектов, по которым выявлены отклонения от учетных данных. При установлении фактов недостачи или излишков основных средств инвентаризационная комиссия собирает письменные объяснения о причине расхождений у материально-ответственных лиц. Недостачи или порча объектов основных средств возмещаются за счет виновных лиц. По решению администрации предприятия (приказ или распоряжение по итогам работы инвентаризационной комиссии) на него закладывается взыскание. Виновное в недостаче или порче материально-ответственное лицо обязано возместить ущерб предприятию по рыночной стоимости объекта. Разница между рыночной и остаточной стоимостью пропавшего или испорченного объекта отражается в бухгалтерском учете как внереализационные доходы предприятия. На неучтенные основные средства выписывают новые инвентарные карточки; по недостающим объектам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки "Архив". Протокол заседания инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Как уже было исследовано в предыдущем пункте курсовой работы, инвентаризационной комиссией была проведена инвентаризации группы основных средств «Вычислительная и орг.техника». К данной группе в ТОО «Авеста» относятся компьютеры, принтеры, ксерокс, сканер, модем и др. В результате проведения инвентаризации комиссией были выявлены неучтенные основные средства по данной группе: струйный принтер HP-deskjet 3520. Излишки, выявленные при инвентаризации, приняты к учету по рыночной стоимости. Также инвентаризационной комиссией была выявлена недостача модема марки Acorp 56 kbs. По данной недостаче был составлен протокол инвентаризационной комиссии, в котором приведены подробные сведения о причинах и виновниках недостачи, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем. Недостача основных средств отражена как выбытие основных средств, но с отнесением балансовой стоимости в начет виновному. На неучтенный объект основных средств выписана новая инвентарная карточка. Также в бухгалтерии была составлена "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" с включением в нее объектов, по которым выявлены отклонения от учетных данных. (Приложение 5) По недостающему основному средству, списанному с баланса, карточку помещают в раздел картотеки «Архив». Выявленные в результате инвентаризации излишки и недостачи имущества принимаются к учету и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия ТОО «Авеста» в Отчете о доходах и расходах. Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации в ТОО «Авеста» приведена в таблице 3.