Кассовые операции

2.2  Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Счет 50 «Касса» предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассах организации. К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Валютная касса»;

50-5 «Касса филиала».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в  кассах вокзалов, товарных контор и  эксплуатационных участков отделений  связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок  государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных автобилетов и  других денежных документов.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [10].

На основании обработанного  отчета кассира в бухгалтерии  ведется учет кассовых операций в  журнале-ордере I по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости 1 по дебету счета 50 (для контроля).

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов:                          90 «Реализация» – на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и материальные ценности; 51 «Расчетный счет» – на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 99 «Прибыли и убытки» – на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов; 86 «Целевые финансирование» – на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует  с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» – на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»  – на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на выданную наличными зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – на выданные единовременные премии и т. д. [12, с. 492].

Текущие записи в журнале-ордере 1 и ведомости 1, как и в некоторых  других журналах-ордерах, влекут за собой  составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер 1 и ведомость 1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер 1 и ведомость 1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов  кассира составляется ежемесячно ведомость  учета по счету кассы, которая  используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является, таким образом, регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту – расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную книгу.

Предприятия часто используют наличную иностранную валюту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходуется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

Кроме наличных денег, в кассах могут  храниться различные денежные документы  и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).

Суммы почтовых переводов в адрес  предприятия, оставшиеся не востребованными до конца месяца, отражаются получателем на основании почтовых извещений, квитанций учреждений банков, сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка по дебету счета 57 «Переводы в пути» и кредиту счетов: 90 «Реализация» – на высланную выручку за реализованную продукцию; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на суммы высланных платежей покупателями, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»  – на суммы, пересылаемые дебиторами, и др. При поступлении денежных средств дебетуется счет 51 и кредитуется счет 57.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с. 329].

2.3 Инвентаризация денежных средств  и документов, хранящихся в кассе  предприятия

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике  Беларусь, утвержденной Национальным Банком  от 31.07. 1996 № 90, в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или  ценностей в кассе в акте указывается  сумма недостачи или излишка  и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предприятиях, такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями, предприятиями-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.

Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, контролируют соблюдение предприятиями требований действующих правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. При наличии серьезных, систематических нарушений в ведении кассовых операций информируют Национальный банк Республики Беларусь, налоговые службы и органы прокуратуры на местах.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Кассовые операции в иностранной  валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь, утвержденным решением Правления Национального банка Республики Беларусь 1.03.1993 г. (протокол № 7).

Выявленные излишки денежных средств  в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой:

Д-т сч. 50 "Касса", В-4

К-т сч. 99 "Прибыли и убытки", ж/о 15 (07).

Недостачи денежных средств списываются  в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", В-5 

К-т сч. 50 "Касса", ж/о 1 (01).

После принятия решения о взыскании  недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 – "Расчеты по возмещению материального ущерба", В-5

К-т сч. 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей™, ж/о 10/1 (07).

При погашении суммы недостачи кассиром, в добровольном порядке, в учете делается следующая запись:

Д-т сч. 50 "Касса", В-4

К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

Если же недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом: 

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", В-8

К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3), ж/о 8 (03).

В случае, когда виновные не установлены  или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

Д-т сч. 99 "Прибыли и убытки", В-4

К-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (73), ж/о 10/1 (07).

В дальнейшем указанные недостачи  денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

Лица, виновные в систематическом  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке [4, с. 489].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для хранения денежных средств и  выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию.

В кассе можно хранить небольшие  денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме.

В большинстве случаев деньги в  кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.

В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов; частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах, яслях и т. д. Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией.

Расход денег из кассы чаще всего  связан с выплатой заработной платы  и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.          

Прием и выдача наличных денег кассами  предприятий может производиться  и по другим надлежаще оформленным  документам: товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  сразу после их исполнения подписываются  кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Сразу же после получения или  выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу.  На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Счет 50 «Касса» предназначен для  обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

На основании обработанного  отчета кассира в бухгалтерии  ведется учет кассовых операций в  журнале-ордере I по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости 1 по дебету счета 50 (для контроля).

Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).