Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Состав Архивного фонда РФ

Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т.д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

Группировка документов по степеням ценности

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.

Группировка документов по категориям доступа к ним

По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).

Документы ограниченного доступа хранятся отдельно от других документов.

 

2.5 Классификация документов в пределах архивного фонда

 

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) – физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. [6]

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

– в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

– ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

– государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

– структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

– функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

– номинального (по их делопроизводственной форме – по родам дел, видам и разновидностям документов);

– корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

– географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

– авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела – по структурным подразделениям учреждения:

1. Секретариат.

2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

1. Управление делами.

2. Планово-экономический отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по годам:

1. Канцелярия – 2010 г., 2011 г., 2012 г. и т.д.

2. Плановый отдел – 2010 г., 2011 г., 2012 г. и т.д.

Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.

Порядок расположения групп документов в пределах фонда.

Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов – в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

– дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

– планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

– дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

Особенности классификации документов личных фондов.

В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т.д.

Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.

В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классификации документов личных фондов:

1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).

2. Материалы служебной и общественной деятельности.

3. Творческие материалы.

4. Материалы, собранные фондообразователем для его работ.

5. Переписка.

6. Имущественно-хозяйственные материалы.

7. Материалы о фондообразователе.

8. Изобразительные материалы.

9. Материалы родственников.

10. Коллекция, собранная фондообразователем.

Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах же государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации материалов этих фондов они выносятся на первое место.

Особенности классификации документов, объединенные архивных фондов и коллекций.

Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда.

Они могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов.

Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов.

Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме «Основные архивные справочники» можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам (формам собственности, историческим периодам, видам носителей информации, срокам хранения и др).

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Внутри архива документы группируются (по архивным фондам и архивным коллекциям, степени ценности, категориям доступа к документам)

Группировка документов по архивным фондам и коллекциям – основа классификации документов в пределах архива

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом классификационных признаков (структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского).