Контроль и ревизия кассовых операций

При обнаружении слабых сторон системы внутреннего контроля за кассовыми операциями в акте ревизии необходимо отметить их и рекомендовать способы восполнения недостающих элементов системы внутреннего контроля, а при проверке бухгалтерского учета кассовых операций обращается особое внимание на те участки, где вероятность нарушений и злоупотреблений наиболее велика.

     3. Ревизия кассовых операций

Недостатки в системе  внутреннего контроля не могут не отразиться на правильности отражения оборотов и сальдо по счетам 50 «Касса», субсчет «Касса организации» и субсчет «Денежные документы», а нарушения методологии бухгалтерского учета приводят к искажениям отчетных показателей по данным счетам. Для выявления таких нарушений следует выполнить следующие процедуры:

• Проверить заполнение существенных реквизитов по каждому приходному, расходному кассовому ордеру, ведомости на оплату труда. Существенными являются такие реквизиты, без которых документы не являются законными и не могут быть приняты к учету. К ним относятся наличие распорядительных подписей и подписи лиц, подтверждающих совершение кассовых операций. При наличии подчисток, несанкционированных исправлений в документах и сомнений в подлинности реквизитов рекомендуется делать сличение с копиями документов и другими документами, содержащими эту же информацию, выполнить встречную проверку по данной операции.
• Проверить законность первичных документов можно путем сличения печатей с названием организации, подписей с перечнем лиц, которым предоставлено право подписи, и т.п.
• Проверить своевременность и полноту оприходования наличных средств, полученных в банке, можно путем сопоставления дат и сумм в выписках банка, приходных кассовых ордерах и кассовой книге.

Проверить своевременность и полноту оприходования выручки возможно путем сличения дат, объемов и стоимости отпущенных товаров на продажу и учтенной выручки по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи» Например, в потребительских обществах практикуется закупка скота у населения. Расчеты с владельцем скота производят, как правило, через кассы. По аналогии производятся расчеты по заготовке сельхозпродукции и сырья. Зачастую выдают деньги на руки заготовителям в крупных размерах на длительный срок. Покупка скота оформляется односторонними актами, по которым невозможно установить ни бывшего владельца животного или сельхозпродукции, ни реальную сумму, которая была уплачена.

В данном случае ревизор  применяет прием встречной сверки кассовых документов с актами на приобретение животных, ведомостями их взвешивания, отчетами на движение скота и птицы на фермах.

Тщательной проверке подлежит полнота оприходования  денег от реализации товаров через  розничную торговую сеть, общественное питание. Необходимо не только сопоставить  данные документов кассы с отчетами должностных лиц о реализации товаров, но и проверить порядок их отпуска и учета при поступлении на склад и далее в магазин или столовую.

Полнота поступления  выручки от реализации услуг жилищно-коммунального  и обслуживающих население хозяйств проверяется путем сверки записей в кассовых документах на приход денежных средств с отчетами по оказанию этих услуг.

• Проверить соблюдение ежедневного лимита остатка наличности в кассе согласно приказу руководителя и своевременность сдачи кассовой выручки в банк.
• Проверить соблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами с каждым юридическим лицом по одному договору.
• Проверить целевое поступление и использование наличных денежных средств, полученных в банке для выдачи заработной платы, для выдачи авансов на командировочные расходы, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции т.д. Для этого сличаются цели и суммы, указанные на корешках чеков, на расходных кассовых ордерах и на авансовых отчетах подотчетных лиц.

Проверяя правомерность и законность выдачи денег по доверенности, необходимо проверить, указаны ли в расходных ордерах, ведомостях номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющая личность получателя.

Выборочно следует выяснить у конкретных лиц, получали ли они деньги в и в каком размере, когда и за что.

При проверке платежных  ведомостей на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий необходимо выяснить, имеются  ли на титульном листе платежной  ведомости разрешительные подписи  руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием срока выдачи денег и суммы прописью; соблюдается ли трехдневный, а в районах Крайнего Севера пятидневный срок выдачи заработной платы после получения денег в банке; составляется ли реестр депонированных сумм и делается ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме.

При ревизии кассы  следует проверить правомерность  и целесообразность расходования денег  на хозяйственные цели.

Тщательной проверке подлежат записи в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в ней запрещаются. Исправления должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

Ревизор должен выяснить порядок записей в кассовой книге: делает ли кассир записи сразу после  получения или выдачи денег по каждому кассовому документу; подсчитывает ли ежедневно в конце рабочего дня итоги операций за день; выводит ли остатки денег на следующее число и передает ли в бухгалтерию отчет под расписку в кассовой книге.

Кассовые документы  проверяются в отношении правильности их заполнения. Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «Получено» (приходные документы) и «Оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии кассовых операций.

Полученные отклонения от нормы по каждому виду нарушения  отражаются в рабочих документах, а затем в акте ревизии. Для  устранения нарушений целесообразно  указать, каким образом это можно  сделать (дооформление документов, исправительные проводки и т.п.).

При проверке кассовых операций наиболее часто выявляются следующие нарушения:

1. Прямое хищение денежных  средств; оно может быть прикрытым,  т.е. оформленным незаконными  документами (расписками частных лиц, просьбами о выдаче денег и т.д.). Данный расход, по сути, является растратой. Ничем не прикрытое хищение может быть не только вследствие прямой растраты, но временным незаконным заимствованием денег. В обоих случаях нарушение легко выявляется посредствам внезапной инвентаризации, а впоследствии ревизор выясняет обстоятельства, способствующие подобной ситуации.

2. Неоприходование и  присвоение полученных денег:

а) из банка, что проверяется  встречной проверкой кассы и  банка;

б) от разных лиц и организаций, что также выявляется встречной проверкой. Одно из нарушений - присвоение денежных средств, полученных в качестве оплаты задолженности от уволенных лиц. Поэтому, когда за уволившимся числится значительная задолженность, требуется проводить детальные процедуры проверки.

3. Излишнее списание  денег по кассе - возможно неоднократное  использование одних и тех  же кассовых документов, поэтому  особое значение имеет наличие  особых приложений к кассовым  ордерам. Здесь возможен неправильный  подсчет итогов, списание денежных средств без оснований или по подложной документации. Подлоги в законно оформленном документе связаны с увеличением денежных средств по списанию.

4. Присвоение денежных  средств законно начисленных  разным лицам организациям. 

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:

• несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;
• неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Наложение санкций  по выявленным фактам может инициировать налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ) или правоохранительные органы (ст. 23.3 КоАП РФ).

К ответственности  могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие должностные  лица (руководитель, главный бухгалтер и кассир). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В рыночной экономике  между предприятиями постоянно  совершаются сделки по поводу покупки средств и предметов труда, реализации продукции работ, услуг. Помимо этого, ведутся расчеты с бюджетом, банками, органами страхования, различными общественными организациями, благотворительными фондами, а также непосредственно с работниками. Всевозможные расчеты, возникающие между предприятиями, ведутся при помощи денежных средств. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в товарные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней валового дохода. Этим самым денежные расчеты выступают важным фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства.

Расчеты совершаются  в двух формах: путем безналичных  перечислений через систему банковских расчетов или в виде платежей наличными денежными средствами. Расчеты с использованием наличных денежных средств осуществляется через кассу организации. Сложность данных расчетов заключается в возможном злоупотреблении со стороны исполняющих данные операции лиц, поэтому зачастую при проведении как внутренних, так и внешних проверок данному вопросу уделяется особое значение.

Использование юридическими лицами наличных денежных средств носит  ограниченный характер. В современных  условиях организациями предпринимаются меры по сокращению наличного денежного оборота.

Ревизия операций с наличными  денежными средствами и денежными  документами способствует укреплению платежной дисциплины и повышению  эффективности использования финансовых ресурсов в организации.

  Задача 1.

С 20 по 25 октября 20 г. в  ООО “Луч” была проведена ревизия. В xoдe peвизии кассовых операций 22 октября была пpoвeдeнa инвeнтapизaция кaccы. Перед началом инвентаризации кассир сдал все документы ревизору: приходный кассовый ордер № 45 на сумму 3400 руб., приходный кассовый ордер № 46 – 15400, расходный кассовый ордер № 76 на сумму 5600 (выдано подотчет). Остаток денежных средств в кассе на начало 22 октября – 8700 руб. Кассиром были предъявлены следующие денежные знаки для пересчета:

- купюры 500 рублей – 5 шт.;

- купюры 100 рублей  – 50 шт.;

- купюры 50 рублей  – 240 шт.;

- купюры 10 рублей  – 56 шт.;

- монеты разного  достоинства на сумму 63 руб. 78 коп.

В xoдe инвeнтapизaции ycтaнoвлeнa нeдocтaчa дeнeжныx cpeдcтв. Peвизop пoтpeбoвaл oт кaccиpa нeмeдлeннo внecти cyммy нeдocтaчи, a тaкжe нaпиcaть oбъяcнитeльнyю зaпиcкy пo фaктy нeдocтaчи. В oтвeт нa тpeбoвaниe peвизopa кaccиp внec в кaccy имeющиecя y нeгo в наличии дeнeжныe cpeдcтвa в cyммe 850 pyб., пo ocтaльной чacти нeдocтaчи peвизop пpинял peшeниe: yдepжaть ee y кaccиpa из oчepeднoй зapaбoтнoй плaты. Пpи нaчиcлeнии зapaбoтнoй плaты за октябрь 200__ г. бyxгaлтep зaбыл cдeлaть cooтвeтcтвyюшyю зaпиcь в yчeтe и yдepжaть ocтaвшyюcя cyммy нeдocтaчи из зapaбoтнoй плaты. 2 декабря кaccиp yвoлилcя, и оcтaвшyюcя cyммy нeдocтaчи cпиcaли нa yбытки opгaнизaции.

Необходимо:

1. Отразить перечисленные операции в учете.
2. Заполнить нужную типовую форму по итoгaм инвeнтapизaции.

3. Оценить  правомерность действий peвизopa.

4. Составить акт по результатам ревизии.

 

 

           Решение:

По данным кассовых документов:

8700+3400+15400-5600=21900,00 руб.

В кассе фактически:

500*5+100*50+50*240+10*56+63,78=20123,78 руб.

21900-20123,78=1776,22 руб. –  выявлена сумма недостачи в  кассе.

После внесения в кассу  кассиром имеющихся у него в наличии денежных средств:

1776,22 – 850 = 926,22 руб.  – оставшаяся часть суммы недостачи.

Бухгалтерские записи:

Д 94  К 50 – 926,22 руб. –  сумма недостача по результатам  инвентаризации.

Д 73.2  К 94 – 926,22 руб. –  сумма недостачи отнесена на материально  ответственное лицо.

Д 91.2  К 73.2 – 926,22 руб. –  сумма недостачи списана на прочие расходы организации.

Действия ревизора неправомерны, так как запрещается оказывать  влияние на материально ответственное  лицо. Ревизор должен был заполнить  акт инвентаризации на всю сумму недостачи и потребовать от кассира только объяснительную.

АКТ

ревизии

ООО «Луч»

(наименование организации)

 

“22” октября  200__ года гор. Красноярск

 

На основании                    Приказа __________________________________________________

(приказа или распоряжения организации)

 

от “19” октября 200__ года № 54

 

ревизионной группой  в составе: Руководителя ревизионной группы заместителя директора  Козлова С.Н., главного бухгалтера Петровой Н.Н., старшего кассира Синициной М.Н.

                (указываются должности, фамилии  и инициалы, а также руководитель ревизионной группы)