Критерии и типовые сценарии оптимизации организационной структуры

2. Критерии и типовые сценарии оптимизации организационной структуры

Рациональная организация  бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определение структуры бухгалтерии  и бухгалтерского аппарата.

Бухгалтерия является самостоятельной  структурной единицей организации, и ее количественный состав зависит  от размеров организации, видов предпринимательской  деятельности, организации и технологии производства, наличия структурных  подразделений и их территориального расположения, квалификации персонала  бухгалтерии.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от особенностей каждой организации, технологии производства, объема учетной  работы, форм учета.

в настоящее время сложилось  три типа структуры аппарата бухгалтерии:

• линейная (иерархическая) – все работники бухгалтерии подчинены главному бухгалтеру;
• линейно-штабная (вертикальная) – учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, секторов), возглавляемых старшими бухгалтерами, подчиненными главному бухгалтеру;
• комбинированная (функциональная), т.е. выделяются специальные отделы, выполняющие замкнутый цикл работ (самостоятельные балансы)

При линейной организации  бухгалтерского аппарата все работники  бухгалтерии подчиняются непосредственно  главному бухгалтеру. данная структура предусматривает централизацию бухгалтерского учета, которая предполагает обобщение учетных данных в бухгалтерии, что позволяет рационально организовать труд персонала бухгалтерии. такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях (рис.1) с небольшим учетным аппаратом до 8-10 человек. При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией.

Руководящий  состав в  этом аппарате занимает примерно 30%. Структура  учетного аппарата этого типа является приемлемой и оправдывающей себя как в отношении руководства  и управления аппаратом, так и  в отношении эффективности использования  рабочего времени учетных работников. На таких предприятиях на одного работника  приходится больше работающих, чем  на других предприятиях; удельный вес  заработной платы учетных работников этих предприятий в общем фонде  зарплаты всех работающих занимает примерно 1%

Главный бухгалтер

Бухгалтер по учету производства

Кассир

Бухгалтер по учету расчетов

Бухгалтер расчетам оплаты труда

Бухгалтер по учету материалов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Линейная структура  бухгалтерской службы

 

При линейно-штабной структуре  в бухгалтерии создаются промежуточные  звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемый старшими бухгалтерами. персонал бухгалтерии подчиняется непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). А старшие бухгалтера подчиняются главному бухгалтеру.

В самих бухгалтерских  службах могут выделяться следующие  группы по участкам учетной работы:

• материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию;
• расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т.п.;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит производственный отчет;
• учета готовой продукции, осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализацию;
• учета капитальных вложений;
• общая, ведущая учет по остальным операциям.

Данная модель структуры  бухгалтерии применяется в средних  и крупных организациях (рис.3)

На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета  по основным средствам, денежным средствам, расчетом с поставщиками и подрядчиками (рис.2).

Главный бухгалтер

Кассир

Старший бухгалтер группы производства

Старший бухгалтер материальной группы

Старший бухгалтер группы расчетов по оплате труда

Старший бухгалтер группы расчетов

 

 

Подгруппа расчетов с покупателями и заказчиками

Подгруппа расчетов с бюджетом

Подгруппа расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

 

 

Рис. 2. Схема линейно-штабной  структуры бухгалтерии

 

Количество учетных работников может быть также 8 – 10 человек. Несмотря на небольшой аппарат, он состоит  из групп. В таких учетных аппаратах  руководящие работники занимают 40-60% всего состава аппарата. Производительность труда учетных работников ниже и  содержание их обходится дороже, чем  в учетных аппаратах первого  типа.

Главный бухгалтер организации

По подразделению №…

По подразделению № n

По подразделению №1

Отделы обработки данных и  формирования отчетности

Центральная бухгалтерия

Учетный персонал производственных подразделений

Общая

……

Группа расчетов по оплате труда

Группа по учету материалов

Общая

…….

Группа расчетов по оплате труда

Группа по учету материалов

Общая

……

Группа по учету материалов

Группа расчетов по оплате труда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Схема организации  бухгалтерского учета по вертикали.

 

При комбинированной организации  структурные подразделения бухгалтерии  создаются по участкам учетной работы, выполняющим замкнутый цикл работ, кроме того, в ее структуру могут  быть включены секторы внутреннего  аудита, управленческого и налогового учета (рис.4) или по функциям персонала  в процессе обработки данных и  формирования отчетности (рис.5).

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных  организациях.

Главный бухгалтер организации

 

Бухгалтерия

Сектор налогового учета

…….

Отдел учета кассовых операций

Расчетный отдел

 

Материальный отдел

 

 

 

Учетный персонал производственных подразделений

 

Рис.4. Схема комбинированной  организации бухгалтерского учета  по участкам учетной работы

 

Количество работников бухгалтерии  и число рабочих мест определяется масштабом организации, количеством  одновременно осуществляемой предпринимательской  деятельности и объемом бухгалтерской  информации по каждому направлению.

В организации осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции или занимающейся торговой деятельностью, бухгалтерской  службой должны выполняться операции:

1. Кассовые.

2. Расчеты с работниками  по оплате труда.

3. Материально-производственных  запасов.

4. Расчет с поставщиками  и подрядчиками.

5. Расчеты с покупателями  и заказчиками.

6. Расчеты с бюджетом  по налогам и сборам.

7. Учет производственных  затрат и издержек обращения  (в торговых организациях).

Главный бухгалтер организации

 

Бухгалтерия

Отдел составления отчетности

Отдел ведения регистров аналитического учета

Отдел обработки первичных документов

 

Группа приема и регистрации  первичных документов

…….

 

 

 

Учетный персонал производственных подразделений

 

Рис.5. Схема комбинированной  организации бухгалтерского учета  по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности

Если объем работ на участке является значительным, вместо 1-го рабочего места создается группа, в которой заняты от 2 и более  работников.

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место бухгалтеру, который будет заниматься исключительно  этими операциями. При этом следует  иметь в виду, что для проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может –  все операции с наличными деньгами должны производиться в одной  кассе.

В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдингах) в  штат бухгалтерии вводится должность  бухгалтера-ревизора, который подчиняется  непосредственно главному бухгалтеру.

Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может  работать постоянно, а только в период подготовки годовой и промежуточной  отчетности. В крупных организациях практикуется  разработка и утверждение  внутреннего распорядительного  документа, в котором определяется объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и  ответственный за выполнение по каждому  рабочему месту или группе бухгалтерских  работников.

При необходимости в штат бухгалтерии может вводится должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами.

Структура бухгалтерии и  организация дела в ней должна обеспечивать выполнение учетных задач  в минимальные сроки и с  высоким качеством. выбор лучшей формы организации учета, создание более гибкого учетного аппарата без лишних звеньев и надстроек является одной из важнейших задач руководителя и главного бухгалтера.

Одним из основных вопросов организации учета является правильное распределение учетных функций  между бухгалтерией предприятия  и производственными подразделениями. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Не менее важным является увязка и согласованность работы между отдельными группами учетного аппарата и обеспечение соответствующего руководства всей учетной работой  предприятия.

Структура учетного аппарата определяется особенностями отдельных  предприятий. К вопросам организации  учетного аппарата нужно подходить  особенно, изучая характер, содержание, объем и способы работы по учету  и контролю хозяйственной деятельности предприятий.

Учетный аппарат должен быть экономичным, минимальным по своей  численности и одновременно способным  успешно осуществлять стоящие перед  ним задачи и выполнять свои функции.

Таким образом, организация  выбирает  варианты ведения бухгалтерского учета, принимая во внимание специфические  особенности деятельности организации  и других влияющих факторов, а также  самостоятельно разрабатывает систему, организационную структуру бухгалтерии.

Однако выбор структуры  бухгалтерии не является неизменным процессом. Систематическая работа по совершенствованию учетных аппаратов  и их структуры, несомненно, поможет  повысить производительность труда, эффективно использовать учетных работников, сократить  расходы на их содержание.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Вахрушина М.А. Бухгалтерское дело. – М.: Бухгалтерский учет,2008
2. Гиляровский Л.Т. Бухгалтерское дело: Учебное пособие для вузов / под редакцией профессора. – М: ЮНИТА-ДАНА,2007
3. Ерина Т.А. Учебный курс (учебно-методический комплекс)
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М,2007
5. Справочно-правовая система консультант плюс