Оценка и контроль движения денежных средств

1.3 Оценка и контроль движения  денежных средств 

 

Система контроля за движением денежных средств – это политика и процедуры разработанные чтобы: защитить активы; обеспечить соответствие с финансовой политикой субъекта; обеспечить достоверность данных, отраженных в бухгалтерских счетах. Контроль за движением денежных средств в организации можно разделить на два вида: внутренний и внешний. Рассмотрим каждый из видов контроля более подробно.

Внутренний контроль осуществляется работниками организации, ответственными на обращение и движение денежных средств. Обычно в организации это  кассир. Бухгалтер -кассир, главный бухгалтер и директор организации. [Булаев С.В. Наличное денежное обращение - на особый контроль! // Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение, 2012, № 3, С. 25-29]

Первым и важным инструментом, позволяющим  осуществлять внутренний контроль за движением денежных средств является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П, которое распространяется на все организации, включая применяющие спецрежимы (в частности, "упрощенку"), а также на индивидуальных предпринимателей. В соответствии с данным Положением, для ведения кассовых операций бухгалтер организации самостоятельно вводит лимит остатка денежных средств, причем нужно, чтобы это было закреплено внутренним актом, а прописанный в нем лимит остатка кассы соблюдался. [Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П)] При этом, раньше бухгалтер лишь предоставлял необходимые сведения, а сам лимит рассчитывался и устанавливался обслуживающим банком. Сейчас этот важный вопрос отдан на откуп бухгалтеру. Он определяет лимит по формуле, приведенной в отдельном приложении к Положению о порядке ведения кассовых операций. При этом есть два варианта: для тех, у кого есть наличная выручка, и тех, у кого ее нет.

Установленный лимит не позволяет  накапливать в кассе денежные средства без необходимости. Но есть исключения: в частности, накопление денежных средств в кассе сверх  установленного лимита допускается:

- в дни выдачи заработной  платы, стипендий, выплат, включенных  в фонд заработной платы, и  выплат социального характера,  в том числе день получения  денег из банка;

- в выходные, нерабочие праздничные  дни в случае осуществления  юридическим лицом, индивидуальным  предпринимателем в эти дни  кассовых операций.

Кроме того, если у организации  есть обособленное подразделение, имеющее  отдельный банковский счет, то оно  самостоятельно устанавливает лимит  своей кассы. [Булаев С.В. Наличное денежное обращение - на особый контроль! // Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение, 2012, № 3, С. 25-29]

Кроме того, Положение регламентирует ведение кассовой книги, которую обязаны вести все предприятия, имеющие дело с денежной наличностью, регистрируя в ней все приходные и расходные ордера. Предусмотрено ведение кассовой книги как на бумажном носителе, так и с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. В последнем случае кассовая книга также должна быть распечатана на бумаге, причем в двух экземплярах.

Еще одним нормативно-правовым документом, закрепляющим внутренние контрольные  функции за движением денежных средств  является Приказ Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей. Однако необходимо отметить, что цель Регламента по контролю за учетом выручки - это не проверка кассовых операций, а контроль полноты учета выручки. Самый простой способ такой проверки - сравнить учетные и фактические данные об остатках денежных средств. В этом Регламенте рекомендуется сверить суммы денег, находящихся в денежном ящике ККТ, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте ККТ, и с записями в журнале кассира-операциониста. Записи в последнем документе сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. Если все данные соответствуют, то на этом основной этап проверки можно считать законченным. В обратном случае, если сумма выручки по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки по учетным данным, выясняются причины, вызвавшие расхождения, запрашиваются подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств. Наряду с этим фиксируется применение (неприменение) ККТ, БСО (товарных чеков, квитанций и иных документов) и делаются заключения об иных возможных причинах выявленной недостачи (наличии излишков) денежной наличности. По завершении проверки полноты учета выручки налоговики составляют акт проверки, который подписывается проверяемым лицом. [Купля-продажа товаров за наличный расчет (Булаев С.В.) ("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 3]

Еще одним инструментом контроля за движением денежных средств является инвентаризация кассы. Так, в соответствии с п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Такие проверки осуществляются, в частности, путем проведения инвентаризаций.

Проведение инвентаризации кассы  регулируется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  руководителем организации, кроме  случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. [Агабекян, Денежные средства в рублях и иностранной валюте / Агабекян О.В., Макарова К.С. // Налоговый вестник, 2012, С. 45-49]

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже;

- при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности, кроме  имущества, инвентаризация которого  проводилась не ранее 1 октября  отчетного года;

- при смене материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи  дел);

- при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при ликвидации (реорганизации)  организации (перед составлением  ликвидационного (разделительного)  баланса);

- в других случаях, предусматриваемых  законодательством Российской Федерации. [Приказ Минфина РФ Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49 от 13.06.1995 (в ред. от 08.11.2010)]

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и других ценностей, хранящихся в кассе, проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель организации своим приказом (распоряжением).

До начала проверки члены комиссии должны получить от кассира приходные  и расходные документы, отчеты о  движении денежных средств, последние  на момент проведения инвентаризации. Вместе с тем кассир дает расписку, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные  кассовые документы переданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такие же расписки дают подотчетные  лица, получившие денежные средства на хозяйственные расходы.

В ходе инвентаризации члены комиссии производят подсчет фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе (почтовых марок, марок государственной  пошлины, вексельных марок, путевок  в дома отдыха и санатории, авиабилетов  и др.).

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным  лицам.

Инвентаризация денежных средств  в пути производится с помощью  сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка  и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных  счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

По результатам инвентаризации комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) в двух экземплярах. Первый экземпляр передается кассиру, а второй - в бухгалтерию. [Агабекян, Денежные средства в рублях и иностранной валюте / Агабекян О.В., Макарова К.С. // Налоговый вестник, 2012, С. 45-49]

Что касается внешнего контроля, то к  такому виду контроля за движением  денежных средств стоит отнести  аудиторскую проверку и выездную проверку налоговых органов.

Основная цель аудиторской проверки движения денежных средств налогоплательщика - установить их законность, достоверность  и целесообразность совершения, а  также правильность отражения в  учете. Аналогичной является и цель налоговых органов при выездной проверке. [Грищенко А.В. Аудит кассовых операций // Финансовые и бухгалтерские консультации, 2008, № 1, С. 15-18] Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор собирает полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Приступая к проверке, аудитор устанавливает наличие в кассе денежных средств и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот - полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов. Далее аудитор проверяет правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов (полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. [Грищенко А.В. Аудит кассовых операций // Финансовые и бухгалтерские консультации, 2008, № 1, С. 15-18]

Аудиторская практика показывает, что  типичными ошибками и нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

- недостача или излишек денег  в кассе;

- несвоевременное оприходование  поступивших в кассу наличных  денежных средств;

- подделка подписей в первичных  документах;

- наличие исправлений в кассовых  ордерах;

- выдача денег без доверенности;

- отсутствие первичных кассовых  документов или оформление их  с нарушением установленных требований;

- отсутствие договора о полной  материальной ответственности;

- выплаты подотчетным лицам  на основании документов, подтверждающих  расходы, без оформления авансовых  отчетов;

- несоблюдение установленного  лимита расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

- непроведение ревизий кассы;

- продажа товаров, выполнение  работ либо оказание услуг  без применения контрольно-кассовых  машин;

- арифметические ошибки при  подсчете оборотов и остатков  в учетных регистрах при ручном  ведении учета;

- некорректное отражение кассовых  операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при  подсчете оборотов и остатков  в учетных регистрах при ручном  ведении учета. [Грищенко А.В. Аудит кассовых операций // Финансовые и бухгалтерские консультации, 2008, № 1, С. 15-18]

Нарушение, выразившееся в осуществлении  расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх  установленных лимитов, влечет за собой  наложение штрафа на должностных  лиц.

КоАП РФ предусматривает две  основные статьи, к которым обращаются инспекторы при «кассовых» нарушениях. Одна из них устанавливает санкции  за ошибки по ККМ, другая – по кассовой дисциплине (таблица 1).

Таблица 1 - Основные «кассовые» штрафы (КоАП РФ)

№ п/п	Нарушение	Штрафы (руб.)
		ООО	ИП
1	Неприменение ККМ в случаях, установленных  законом, либо применение ККМ с нарушениями (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)	30 000 – 40 000	3000 – 4000
2	Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения  кассовых операций, выразившееся в (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ): - осуществлении расчётов наличными  деньгами с другими организациями  сверх установленных размеров; - неоприходовании (неполном оприходовании)  в кассу денежной наличности; - несоблюдении порядка хранения  свободных денежных средств;  - накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов	40 000 – 50 000	4000 – 5000
3	Нарушение платёжными агентами обязанностей по сдаче в банк полученных наличных денег для зачисления в полном объёме на свой специальный банковский счёт (п. 2 ст. 15.1 КоАП РФ). Неиспользование платёжными агентами специальных банковских счетов для  осуществления соответствующих  расчётов (п. 2 ст. 15.1 КоАП РФ)	40 000 – 50 000	4000 – 5000