Оформление и учет зарубежных командировок

        -перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке (Дебет 71, Кредит 52).

Валюта и форма расчетов с командированным лицом определяются по договоренности между организацией и этим лицом.

При определении налогооблагаемой прибыли в расчет включаются командировочные  расходы в пределах утвержденных норм. При этом если расходы оплачены работником в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается  в российские рубли по курсу Банка  России на день утверждения авансового отчета. Согласно положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному  приказом Минфина России от 10.01.2000 г. N 2н, курсовая разница, образовавшаяся за период со дня выдачи работнику  наличной валюты по день утверждения  авансового отчета, относится на счет 91.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ расходы  на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К ним относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством.

Суммы сверхнормативных командировочных  расходов, возмещаемых работнику, подлежат включению в совокупный доход  данного работника и обложению  налогом на доходы в установленном порядке.

Кроме авансового отчета в  банк представляется отчет клиента. Копия отчета с отметкой банка  возвращается клиенту. Если отчет не представлен в течение 3 месяцев, а сумма предполагаемого отчета превышает 5000 долл. США, то банк обязан не позднее 5 дней с момента истечения 3 месяцев направить извещение  в Федеральную службу России по валютному  и экспортному контролю. При несостоявшейся командировке в банк возвращаются справки  по форме N 0406007; если командировка не состоялась, а справка утеряна, то в банк подается объяснительная записка.

В соответствии с положением N 62 клиент несет ответственность  в виде штрафа в пределах той суммы, которая не была учтена или учтена ненадлежащим образом при представлении  авансового отчета. Если организация  нарушает сроки представления отчетов, то банк вправе приостановить операции по выдаче клиенту иностранной наличной валюты с валютного счета до момента сдачи отчетности.

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников  и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должны быть собраны документы: копия заявки с отметками банка, копия отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и Журнал учета справок по форме N 0406007.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер  № 7. В данном регистре сочетается аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что  каждой выданной под отчет сумме  в журнале-ордере соответствует  одна строка, и по мере представления  авансового отчета, сдачи в кассу  неиспользованных сумм или получения  денег в погашение перерасхода  записи по этим операциям будут произведены  на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера N 7 являются приходные  и расходные кассовые ордера. К  учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, целесообразность указанных в них  расходов должна быть утверждена руководителем  организации. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет корреспондирующие  счета как на самих документах, так и на отчете.