Оформление, организация и учет депозитарных операций

2.2 Синтетический учет депозитарных  операций и отчетность депозитариев

 

В отличие  от аналитического учета основной целью синтетического учета депозитарных операций в ЗАО «Газпромбанк» является подготовка стандартных отчетов в соответствии с планом счетов депо. В синтетическом учете депозитарий фиксирует состояние синтетических счетов депо, на которых в разрезе выпусков ценных бумаг показаны общей суммой все ценные бумаги, учитываемые в депозитарии и отнесенные к синтетическому счету в соответствии с регламентом депозитария.

Основой синтетического депозитарного учета  в ЗАО «Газпромбанк» является, аналитический учет ценных бумаг. Так, первоначальные остатки на синтетических счетах депо определяются, исходя из остатков на аналитических счетах депо. Учет ценных бумаг на синтетических счетах депо ведется также как и на аналитических - в штуках, или допускается учет ценных бумаг в тех единицах, в которых определен номинал ценных бумаг данного выпуска, а также допускается отражение рыночной стоимости ценных бумаг, находящихся в депозитарии. При этом одна ценная бумага (одна штука) – это минимальный номинал обращающихся ценных бумаг данного выпуска, если иное не определено условиями выпуска и обращения ценных бумаг.

Для ведения  синтетического учета депозитарий  самостоятельно устанавливает правила  соответствия лицевых счетов депо аналитического учета счетам депо синтетического учета. Эти правила должны быть согласованы с назначением синтетических счетов депо, а отражение в синтетическом учете проводок, совершаемых депозитарием по аналитическим счетам при исполнении депозитарных операций, должно соответствовать требованиям, предъявляемым к отражению депозитарных операций на синтетических счетах депо. Для ведения синтетического учета ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии, в Плане счетов бухгалтерского учета в банках РФ предусмотрена специальная глава – В. Счета депо, в соответствии, с которой осуществляется отражение и оформление депозитарных операций на синтетических счетах депо в депозитарии. После разноски депозитарных операций по счетам, основными учетными регистрами синтетического учета являются сводные карточки выпусков ценных бумаг, балансы депо и оборотные ведомости. [17]

Сводные карточки выпусков ценных бумаг ведутся  отдельно по выпускам ценных бумаг, обслуживаемым  в депозитарии, в разрезе синтетических  счетов депо внутри выпуска. В сводных  карточках (см. Приложение 4) регистрируются итоги оборотов за день и остатки на начало и конец операционного дня по синтетическим счетам для данного выпуска, сгруппированные по активу и пассиву. Сводная карточка выпуска составляется для каждого выпуска ежедневно за исключением дней, для которых по всем синтетическим счетам данного выпуска обороты нулевые. В день принятия выпуска на обслуживание заполняется первая сводная карточка, а при снятии выпуска с обслуживания - последняя сводная карточка, которая должна содержать нулевые остатки по всем синтетическим счетам депо на конец дня. Сводные карточки составляются на основании журналов оборотов лицевых счетов депо.

Краткий баланс депо (см. Приложение 5) составляется ежедневно по данным сводных карточек выпусков ценных бумаг в разрезе актива и пассива депо для всех выпусков ценных бумаг, находящихся на обслуживании в Банке, с выведением суммарных итогов по всем выпускам. Обобщенный баланс является составной частью краткого баланса и содержит только итоги по активу и по пассиву по всем выпускам ценных бумаг, находящихся на обслуживании в Банке. Обобщенный баланс депо не составляется и не хранится отдельно от краткого, а в тех случаях, когда требуется предоставление обобщенного баланса, он готовится, как выдержка из краткого. [17]

Сводные карточки и краткий баланс депо должны быть составлены к началу следующего рабочего дня. Правильность составления  краткого баланса депо проверяется  равенством итогов по активу и пассиву  для каждого выпуска ценных бумаг. После проверки правильности баланс подписывается составившим его сотрудником и руководителем Банка. На первое число каждого месяца по данным сводных карточек в депозитарии составляется полный баланс по каждому выпуску ценных бумаг.

Ежеквартально по данным сводных карточек по каждому  выпуску ценных бумаг составляется оборотная ведомость, которая содержит в разрезе синтетических счетов депо с выведением итогов по активу и пассиву остатки на начало года, обороты с начала года и остатки на конец отчетного периода. Суммарная оборотная ведомость содержит результаты, получаемые суммированием соответствующих полей по всем оборотным ведомостям. До ежемесячного подписания полного баланса депо и ежеквартального подписания суммарной оборотной ведомости эти материалы должны быть сверены с проверочными ведомостями, составленными по данным аналитического депозитарного учета и сгруппированными по активу и пассиву.

Для учета  депозитарных операций Банком России предусмотрен План счетов для кредитных  организаций, в соответствии с которым осуществляется синтетический учет в депозитариях. Такие счета существуют двух видов.

1) Активные  счета: 98000 - Ценные бумаги на хранении  в депозитарии,

98010 - Ценные  бумаги на хранении в головном  депозитарии,

98015 - Ценные бумаги на хранении в других депозитариях,

98020 - Ценные  бумаги в пути, на проверке, на  переоформлении,

98030 - Недостача  ценные бумаг,

98035 - Ценные  бумаги, изъятые из депозитария.

2) Пассивные  счета: 98040 - Ценные бумаги владельцев,

98050 - Ценные бумаги, принадлежащие депозитарию,

98053 - Ценные  бумаги клиентов по брокерским  договорам,

98055 - Ценные  бумаги в доверительном управлении,

98060 - Ценные  бумаги, принятые на хранение  от низовых депозитариев,

98065 - Ценные  бумаги, принятые на хранение  от других депозитариев,

98070 - Ценные  бумаги, обремененные обязательствами,

98080 - Ценные  бумаги, владельцы которых не  установлены,

98090 - Ценные  бумаги вне обращения.

Согласно  принятому Банком России порядку, депозитарные операции, осуществляемые подразделениями ЗАО «Газпромбанк», отражаются на счетах синтетического учета точно в установленной корреспонденции (см. Приложение 6).

Ценные  бумаги на счетах депо депозитария  учитываются по принципу двойной  записи. Так, каждая ценная бумага в  депозитарном учете должна быть отражена дважды: один раз – на счете депо депонента (в пассиве) и второй раз – на счете места хранения (в активе). Бухгалтерские операции депозитария, то есть депозитарные операции, изменяющие остатки ценных бумаг на лицевых счетах депо осуществляются двумя способами – дебетованием или кредитованием счета депо. Депозитарная операция Банка может состоять из одной или нескольких проводок, причем каждая проводка депозитария изменяет остатки на двух лицевых счетах депо и учитывается по принципу двойной записи - по дебету одного лицевого счета и по кредиту другого лицевого счета. Элементарные проводки подразделяются на 4 типа: [26, с. 169]

1) Дебет  одного активного (нового места  хранения) счета и кредит другого  активного (старого места хранения) счета – сумма баланса не меняется, проводка оформляет операцию перемещения - изменение места или способа хранения бумаг.

2) Дебет  одного пассивного счета и  кредит другого пассивного лицевого  счета депо – при этом сумма  баланса депо не меняется, и  проводка оформляет операцию перевода ценной бумаги на счет депо другого владельца или перевода ценной бумаги на другой лицевой счет депо в рамках одного и того же счета депо депонента.

3) Дебет  активного счета и кредит пассивного  счета – сумма баланса увеличивается,  оформляется приходная операция - прием ценных бумаг на хранение.

4) Дебет  пассивного счета и кредит  активного счета –сумма баланса  уменьшается, проводка оформляет  расходную операцию –снятие ценных  бумаг с хранения.

Также допускается осуществление комплексных проводок - когда один кредитуемый счет корреспондирует с несколькими дебетуемыми счетами или наоборот.

Логическим  завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в  регламенте исполнения данной операции в качестве получателей отчета, причем обязательно - передача отчета инициатору операции. При совершении операции со счетом депо депонента, произведенной не по его личной инициативе и не по инициативе уполномоченного им лица, отчет о совершенной операции должен быть передан, помимо инициатора, депоненту. Порядок и периодичность передачи отчетов получателям определяется регламентом депозитария и должен быть оговорен в депозитарном договоре. Передача отчетов осуществляется несколькими способами: лично депоненту, по доверенности уполномоченному лицу, через абонентский ящик, отправкой по почте. Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции – это официальный документ депозитарного учета и основание для совершения проводок в бухучете получателя.

 

2.3 Порядок оформления депозитарных  операций

 

Порядок оформления депозитарных операций в  подразделениях ЗАО «Газпромбанк»  включает в себя: порядок приема поручений, формы отчетов об исполнении депозитарных операций, правила отражения  операций в депозитарном учете, промежуточные этапы исполнения операций, состав получателей отчетов и иные особенности выполнения депозитарных операций. Такой порядок включается в операционный регламент депозитария и определяется им самостоятельно с учетом требований Правил ведения учета депозитарных операций и других документов Банка России, регламентирующих депозитарную деятельность на территории РФ. [5]

Оформление  депозитарных операций начинается с  заключения депозитарного договора между депозитарием и клиентом, который  является основанием для возникновения прав и обязанностей клиента и депозитария при оказании депозитарием клиенту услуг по хранению сертификатов ценных бумаг, учету и удостоверению прав на ценные бумаги путем открытия и ведения счета депо клиента, а также осуществления операций по этому счету. Предметом депозитарного договора является также оказание депозитарием услуг, содействующих реализации владельцами ценных бумаг прав по принадлежащим им ценным бумагам. Договор заключается в простой письменной форме и должен содержать в себе все существенные условия.

Основанием  для исполнения депозитарной операции является поручение - документ, подписанный  инициатором операции и переданный в депозитарий. В зависимости  от инициатора операции выделяют следующие  виды поручений:

клиентские  – поручения, по которым инициатором  является клиент (депонент), уполномоченное им лицо или попечитель счета;

служебные – поручения, по которым инициатором  являются должностные лица кредитной  организации - депозитария;

официальные - поручения, по которым инициатором являются уполномоченные государственные органы;

глобальные - поручения, по которым инициатором, как правило, является эмитент или  регистратор по поручению эмитента.

Независимо  от того, кто является инициатором, поручение на исполнение депозитарных операций должно быть оформлено документом в бумажной или электронной форме, но при этом прием в качестве поручений документов в электронной форме допускается в порядке, предусмотренном законодательством РФ или соглашением сторон. Информация обо всех поручениях, принятых депозитарием, должна быть занесена в журнал поручений, а информация обо всех исполненных и исполняемых депозитарием операциях - в журнал учета операций данного депозитария.

Все материалы  депозитарного учета в кредитной  организации должны иметь одну из перечисленных форм: это документ на бумажном носителе; электронная запись, признаваемая документом в соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон; или электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах [21, с.15]

При ведении  депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать требования к составу и форме документов, перечисленных в Правилах ведения учета депозитарных операций. При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из документов на экране терминала и получения его копии на бумажном носителе, если необходимый документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии.

Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения депозитарных материалов с учетом требований Правил ведения учета депозитарных операций и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности в РФ. Но независимо от формы хранения все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив. В том случае, если запись, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения. [8 ]

Завершением депозитарной операции является передача отчета о ее выполнении всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции в качестве получателей такого отчета. Обязательной является передача отчета инициатору операции, независимо от того, кем он является: депонентом, уполномоченным им лицом или попечителем счета; должностным лицом депозитария; уполномоченным государственным органом; эмитентом или регистратором по поручению эмитента. Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции – это официальный документ депозитария. Отчет об исполнении операции по счету депо является основанием для совершения проводок в учетных системах получателя отчета.

За депозитарной деятельностью подразделений ЗАО  «Газпромбанк», а также за надлежащим оформлением и отражением депозитарных операций в их учете осуществляется постоянный контроль со стороны государственных лицензирующих органов, который на практике обычно проявляется в следующих формах: [28, с.193]

регулярное  предоставление депозитарием отчетности по депозитарным операциям в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;

проверки документов кредитной организации - депозитария, представленных по запросу соответствующего лицензирующего органа;

проверки  деятельности кредитной организации - депозитария со стороны лиц, уполномоченных на это лицензирующим органом.