Организация документооборота в организации

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки  с целью привязки к современным  условиям деятельности учреждений, организаций  и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей  актуальности в настоящее время  и должны использоваться специалистами  служб документационного обеспечения  управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ  содержатся: Примерное положение  о службе документационного обеспечения  управления и Примерная структура  текста должностной инструкции для  работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными  положениями ГСДОУ Государственной  архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ, устанавливающая  единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений  и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования  документационного обеспечения  деятельности структурных подразделений  министерств и ведомств и территориальных  органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и  утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные  формы документов, создаваемых при  организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих  и внутренних документов, т. е. формы  номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка  документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел  постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными  пособиями являются Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и  примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных  коммерческих организаций.

Все аспекты организационной  и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение  в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют  конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и  унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в  возведении в норму, обязательную для  применения, оптимальных правил и  требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного  их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

1. межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
2. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
3. стандарты отраслей (ОСТ);
4. стандарты предприятий (СТП);
5. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты  разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Государственные стандарты  и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает  Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных  органов управления и субъектов  хозяйственной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Способы создания, функции и классификация документов

Документ(от лат. documetum – образец, свидетельство, доказательство) – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и в пространстве.¹

А вот так звучит официальная  формулировка понятия «документ» в  российском законодательстве:

«Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

В бухгалтерском учёте  существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2. Передача документа в бухгалтерию;
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
1. таксировку (расценку);
2. группировку;
3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
5. Сдача документов на хранение в архив.

 

Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в  результате документирования – записи информации на робазличных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции документов можно  подразделить на:

• Общие: 
• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

1. Частные:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

Классификация документов

 

Документы различают:

• По назначению:
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
• и др.
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

 

 

 

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Общая информация

Полное наименование организации	ФИРМА «АРГОС» (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ)
Регион	Краснодарский край » Анапский район
Адрес	353440, КРАСНОДАРСКИЙ край, г. АНАПА, ул. ЧЕРНОМОРСКАЯ, д. 1
Директор компании	Полодянц Мирон Саркисович

Виды деятельности

Компания ООО ФИРМА  «АРГОС» осуществляет следующие  виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

1. Деятельность гостиниц и ресторанов
1. Деятельность ресторанов и кафе

 

Компания работает в следующих  отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

• Торговля и общественное питание
• Внутренняя торговля
• Розничная торговля
• Государственная розничная торговля
• Предприятия государственной торговли

 

Реквизиты организации:

 

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)	1022300518283
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)	2301029021
Вид собственности	Частная собственность
Организационно-правовая форма (ОПФ)	Общества с ограниченной ответственностью
Вид организации  по классификации ОКОГУ	Организации, учрежденные  гражданами
Дата регистрации  компании	22 августа 1995 года
Регистратор	Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского края.

 

Общество с ограниченной ответственностью Фирма «АРГОС» (далее  по тексту ООО Фирма «Аргос» или  организация) было создано на основании  Решения №1 единственным учредителем  Полодянц Мироном Саркисовичем, являющимся также руководителем (директором).

Организация была зарегистрирована  22 августа 1995 года под регистрационным  номером 1022300518283 (ОГРН) в органе гос. Регистрации Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского Края и находится по адресу 353440, Краснодарский край, г. Анапа, ул. Черноморская, д. 1. Данная организация состоит на хозяйственном расчете, имеет свой собственный баланс и расчетный счет.

Главной целью организации  ООО «Аргос» является хозяйственная  деятельность, направленная на извлечение коммерческой прибыли для удовлетворения экономических нужд и интересов  коллектива организации и ее учредителя.

Организационная структура предприятия «ООО Аргос»

В организации используется иерархическая организационная  структура. Она представляет собой  вертикальную структуру управления. Если быть точнее, то она представляет собой пирамиду, в которой каждым уровнем управляет более высокий уровень, например в нашей организации генеральный директор дает указания своему заместителю. Заместитель в свою очередь управляет управляющим и главным бухгалтером, и т.д.