Организация и методика проведения ревизии и аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

3. Организация и методика  проведения ревизии и аудита  расчетов с поставщиками и  подрядчиками.

3.1 Проверка организации   и состояния контроля за выполнением  договорных обязательств с поставщиками  и подрядчиками.

 

Правильная организация  расчетных операций обеспечивает устойчивость денежного обращения в стране и наиболее эффективное воздействие финансово- кредитных рычагов на дальнейшее развитие общественного производства. Расчетами, характерными для сельскохозяйственных предприятий, являются взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками.

Основными задачами контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками являются следующие:

-проверка достоверности и законности  учетных данных о состоянии  расчетов;

- проверка соблюдения расчетно- финансовой дисциплины и её  влияние на платежеспособность предприятия;

- установление реальной задолженности;

- установление законности, целесообразности  и реальности возникновения   и осуществления расчетных операций.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками начинается с установления наличия и правильности оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ресурсов, по оказанию работ и услуг, по выполнению капитального строительства. Такими документами являются договора на поставку продукции, оказания услуг и выполнения работ. Договор является документом, определяющим правовой режим взаимоотношений поставшиков и предприятия- потребителей.

При проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками в договорах устанавливают  соблюдение их планового характера, юридическую обоснованность возникновения, наличие и правильность оформления договоров, нарядов, наличие планов капитальных вложений, планов финансирования, проектно- сметной документации. Особо эффективен этот контроль за указанными операциями на преддоговорной стадии их возникновения, что призваны обеспечить, в первую очередь руководитель и главный бухгалтер предприятия. К проведению такого контроля необходимо привлекать планово- экономическую службу общественные организации хозяйства.

Так как договор является первоначальным документом, по которому можно произвести проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, то ревизор должен уделять большое внимание его изучению, особенно разделов, в которых отражается ответственность сторон и штрафные санкции.

Рассмотрим ответственность сторон и штрафные санкции на примере договора на агрохимическое обслуживание (приложение 1). Этот договор заключён между СПК “Жуховичи” (заказчик) и ОАО “Кореличская сельхозхимия”  (исполнитель). Документом предусмотрена ответственность и штрафные санкции следующего характера:

1.За невыполнение работ в  оптимальные сроки или невыполнение  работ одна сторона возмещает  другой нанесенные убытки;

2.За задержку предоставления  площадей или других объектов  для выполнения агрохимических  работ, Заказчик оплачивает Исполнителю простои техники по средней стоимости машино- часа;

3.При несвоевременной оплате  выполненных работ Заказчик оплачивает  Исполнителю пеню в размере  0,15 % от неуплаченной суммы за  каждый день просрочки;

4.В случае несвоевременной оплаты Заказчиком выполненных работ Исполнитель оставляет за собой право отказаться от выполнения последующих работ;

5.Возмещение убытков не освобождает  стороны от выполнения обязательств  по договору, за исключением случаев,  когда по агротехническим требованиям выполнение их невозможно;

6.Другие санкции.

Если ревизором были установлены  факты уплаты штрафных санкций, он должен проверить обоснованность и правильность их уплаты. Если СПК были уплачены штрафные санкции, то необходимо проверить правильность их оприходования и отражения их на счетах.

Также обращается внимание на правильность применения в договорах цен, тарифов  за услуги и товары. Подобные факты  обнаруживаются сопоставлением цен, указанных  в счетах поставщиков, с ценами, указанными в заключенных договорах. Если будет выявлены факты завышения объемов выполненных работ, неправильного применения цен, включения в счета расходов, не предусмотренных сметой, необходимо провести контрольный обмер выполненных объемов строительно- монтажных работ.

Также ревизором изучается структура поставщиков и подрядчиков, с которыми СПК “Жуховичи” были заключены договора. Структура поставщиков и подрядчиков представлена в таблице 3.1 (приложение 2). Из таблицы 3.1 можно сделать вывод, что наибольший удельный вес в структуре поставщиков и подрядчиков занимают: Гроднооблгаз (46,0%), Кореличи маслозавод (2,6%), Кореличи сельхозтехника (6,4%), Лида электросети (31,3%) Барановичское локомотивное депо (1,5%). В целом СПК выступал во взаимоотношения со многими поставщиками и подрядчиками (всего около 50).

 

 

 

 

3.2. Проверка обоснованности  и целесообразности, используемых  СПК “Жуховичи” форм безналичных  расчетов с поставщиками и  подрядчиками.

 

При проверке обоснованности и целесообразности, используемых СПК  “Жуховичи ” форм безналичных расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор должен руководствоваться положением о безналичных расчетах в Республике Беларусь от 31 января 1997 года №849, утвержденным  постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 27 декабря 1996 года, протокол №36.

СПК “Жуховичи ” при  расчетах с поставщиками и подрядчиками использует платежные поручения (приложения 5,6,7).

Платежное поручение  представляет собой расчетный документ, содержащий поручение плательщика  обслуживающему банку о перечислении определенной суммы с его счета на счет получателя.

Платежным поручением могут производиться:

-расчеты за полученные товары  при условии ссылки в получении  на номер и дату товаро - транспортного  или иного документа, подтверждающего  отгрузку (отпуск товара);

- расчеты по нетоварным операциям  (платежи в бюджет и во внебюджетные  фонды, погашение задолженности  банку по ссуде и процентам  и др.);

- предварительная оплата (в случаях  предусмотренных нормативными актами, договорами) под ней понимается  оплата товаров, готовых к отгрузке покупателям к моменту платежа и отгружаемых не позднее 3 рабочих дней со дня получения платежа, если иные сроки не определены договором;

-платежные поручения могут быть  представлены в банк в течение  десяти дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается) на бланках Р. 0401600031.

При расчетах за полученный товар  в тексте платежного поручения плательщикам должна быть указана дата получения  товара.

Платежное поручение представляется в банк в трех экземплярах: первый экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и после совершения операции помещается в документы для банка плательщика, второй - направляется получателю для приложения к выписке банка из счета, третий - выдаётся плательщику.

Суммы, принятые к исполнению поручений списываются с указанных в поручениях счетов плательщиков.

Поручения по расчетам за полученные товары, за исключением предварительной  оплаты, перечисления авансов, оказания временной финансовой помощи, принимаются  банком к исполнению в день их предъявления независимо от наличия средств на счете плательщика.

В случае отсутствия или недостаточности  средств на счетах плательщиков на всех экземплярах платежных поручений  проставляется дата их поступления  в банк. При недостаточности средств поручения оплачиваются частично в пределах остатков средств на счетах плательщиков.

В неоплаченной сумме платежные  поручения помещаются в кортатеку  №2 к внебалансовому счету “Расчетные документы неоплаченные в срок”, о чем банком на третьем экземпляре поручения, подлежащем выдаче плательщику, проставляется отметка: “Помещены в кортатеку к внебалансовому счету “Расчетные документы, не оплаченные в срок ”.

Расчеты платёжными поручениями имеют  свои преимущества и недостатки. К  преимуществам расчетов платежными поручениями относят следующие:

-упрощается форма расчетов;

-ускоряется оборот денег;

-максимально приближен момент  отгрузки и момент оплаты;

К недостаткам относят:

-нет гарантии платежа;

-возможность возникновения дебиторской  задолженности.

При проверке форм расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор должен проверить в платежных документах наличие всех необходимых реквизитов, необходимо проверить соответствие платежных документов записям,. Отраженным в выписках банках тщательной проверке подвергаются суммы перечисленные поставщикам и подрядчикам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Проверка правильности  расчетов с поставщиками и  подрядчиками.

В ходе дальнейшей проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому учету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, Главной книге и бухгалтерскому балансу.

При наличии расхождений следует  проверить реальность и документальную обоснованность задолженности по каждому  поставщику и подрядчику. Такие расхождения  могут быть следствием запущенности учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками либо результатом злоупотреблений. Каждая сумма задолженности на отдельных счетах рассматривается с точки зрения возникновения задолженности, причины и реальности её получения.

При проверке задолженности различают  следующие её категории: текущая (нормальная); не оплаченная в срок; задолженность с истекшим сроком исковой давности;  спорная; безнадежная.

Текущей считается такая задолженность, которая вытекает из установленных  форм расчетов и является неизбежной в процессе хозяйственной деятельности. Наличие такой задолженности не является нарушением финансовой дисциплины.

Задолженность, не оплаченная в срок,- это задолженность с истекшим сроком оплаты, которая должна быть погашена. При этом необходимо выяснить причины её непогашения в установленные сроки расчетов.

Задолженность с истекшим сроков исковой  давности определяется путем сопоставления  сроков возникновения права на иск  и сроков иска, установленных законодательством  исковая давность исчисляется с  момента возникновения права  на предъявление иска. По этому виду деятельности следует проверить, направлялись ли письма- напоминания о необходимости погашения долга, выставлялись ли претензии, переданы ли материалы юридической службе предприятия для предъявления иска.

К спорной относится задолженность по претензиям, предъявленным поставщикам и подрядчикам, транспортным и другим организациям или переданным в хозяйственный суд. Здесь необходимо проверить копии  исковых заявлений и расписок о приеме дел на рассмотрение хозяйственным судом. При проверке следует обращать внимание на явно необоснованные иски, составляемые с таким расчетом, чтобы использовать отказ суда в удовлетворении претензии для списания нереальной задолженности на убытки.

При наличии безнадежной задолженности, в иске которой хозяйственный суд отказал, следует выяснить мотивы отказа, особенно если он был вызван истечением срока исковой давности, необоснованностью иска и неправильным ведением дел.

В ходе проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками следует также  установить, проводилась ли инвентаризация расчетов со всеми дебиторами и кредиторами, ознакомиться с её результатами, а в необходимых случаях провести встречную сверку расчетов с дебиторами и кредиторам. Эти проверки оформляются актом сверки расчетов (приложения 3,4).

Рассмотрим один из таких актов: акт сверки расчетов по состоянию на 01.11.2003 года между ООО “Мобильная цифровая связь” и СПК “Жуховичи”, рег. № 736720 (приложение 4). В данном акте отражены результаты сверки расчетов за услуги связи, по данным СП ООО “МЦС” у СПК имеется предоплата в сумме 104121 бел. руб., так как эта сумма положительная; по данным плательщика - сумма отсутствует, что говорит об отсутствии задолженности перед ООО “МЦС”.

Такая работа по сверки расчетов с  поставщиками и подрядчиками организуется ревизором в первые дни проведения ревизии в хозяйстве. Для этого ревизор должен выслать поставщикам и подрядчикам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию. Необходимо также проверить, систематически ли в хозяйстве проводилась сверка (инвентаризация) расчетов, своевременно и правильно ли регулируются обнаруженные при этом расхождения, не кроются ли за этими расхождениями расчетов с поставщиками и подрядчиками злоупотребления.

Если в хозяйстве применяется журнально- ордерная форма учета, то синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведётся на 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” счете и отражается в журнале- ордере 6 АПК. В соответствующих графах журнала- ордера 6 АПК указывают сальдо по расчетам с каждым поставщиком и подрядчиком на начало и конец месяца. Как правило, она будет кредитовой, так как в соответствии с действующими правилами безналичных расчетов, оплата за материальные ценности предшествует их получение. Дебетовое сальдо по данному счету может быть в случае предварительной оплаты ценностей, работ и услуг, неполучения расчетных документов поставщика или превышения перечисленной поставщику суммы над причитающейся ему задолженностью. Расшифровка дебетовой и кредитовой задолженности (сальдо) по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” приводится в специальной таблице, помещенной на титульной странице журнала- ордера 6 АПК.