Организация первичного наблюдения и документация. Инвентаризация имущества и обязательств. Учетные регистры и формы бухгалтерского учет

2. Организация  первичного наблюдения и документация. Инвентаризация имущества и обязательств. Учетные регистры и формы бухгалтерского  учета.

Документы бухгалтерского учета

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице.

Признак	Виды документов
По назначению	- распорядительные - оправдательные - комбинированные - документы  бухгалтерского (или учетного) оформления
По способу/порядку  составления	- первичные - сводные
По способу  отражения  хозяйственных операций	- разовые - накопительные
По месту  составления и обращения	- внутренние - внешние
По качеству	- полноценные - неполноценные
По степени использования средств вычислительной техники	- документы,  заполняемые вручную - частично заполненные  на машинах - полностью  выполненные на машинах

 

 

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации  предполагает создание собственных  форм первичного учета, форма которых  не предусмотрена в альб-мах унифицированных  форм, то они должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

* наименование документа;

* дату составления документа;

* наименование организации, от  имени которой составлен документ;

* содержание хозяйственной операции;

* измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном вы-ражении;

* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй-ственной операции и правильность ее оформления;

* личные подписи указанных лиц  и их расшифровки (включая случаи  создания документов с применением  средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

 Для осуществления  контроля и упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях  на основе первичных учетных  документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации.

 

Регистры  бухгалтерского учета

 

Учетные регистры - отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

1. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных  книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных  лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Хозяйственные  операции должны отражаться в  регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности  и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

 

 Классификация учетных  регистров 

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета.

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета и комплексные.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

А) Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Б) Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера..

В) Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Г) Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарноматериальных ценностей, основных средств.

Первоисточником всех бухгалтерских  записей, в первую очередь бухгалтерских  проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей  учетный регистр.

Содержание записей в учетных  регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей  в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании  которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;

· сумма.

Оценка  имущества и обязательств

 

1. Оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления.

Начисление амортизации  основных средств и нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде.

2. Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции.

 

Инвентаризация

 

1. Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  организации обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются  и документально подтверждаются  их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение  инвентаризации обязательно:

при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально  ответственных лиц;

при выявлении  фактов хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации  или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные  при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества  приходуется, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);

б) недостача  имущества и его порча в  пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

 

Состав  бухгалтерской отчетности

 

Все организации  обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность.

2. Бухгалтерская  отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:

а) бухгалтерского баланса;

б) отчета о прибылях и убытках;

в) приложений к  ним, предусмотренных нормативными актами;

г) аудиторского заключения

д) пояснительной записки.

 

Отчетный  год

 

Отчетным  годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря  включительно.

Первым отчетным годом для вновь созданных  организаций считается период с  даты их государственной регистрации  по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.

Месячная и  квартальная отчетность является промежуточной  и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.

 

 

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах.

Грамотно построенная  система учетных регистров позволяет:

• аккумулировать всю необходимую информацию;
• группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;
• обеспечивать удобство пользования учетным регистром;
• обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.). Данное условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

 

Формы бухгалтерского учета

 

Совокупность  учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных  операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При этой форме учета исключается многократность записей и происходит объединение синтетического и аналитического учетов.

ГЛАВНАЯ КНИГА — центральный, основной бухгалтерский сводный документ, в котором представлены итоговые данные по частным бухгалтерским отчетам и счетам, счета синтетического учета.