Организация работы с документами на предприятии, документооборот

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Московский государственный  индустриальный университет

(ГОУ МГИУ)

 

 

 

 

контрольная    работа

 

по дисциплине« Бухгалтерское дело »                                                           

____________________________________________________________

 

на тему « Организация работы с документами на предприятии, документооборот »

 

Специальность    Бух.учёт, анализ и аудит

 

 

    Группа    

Сд02 Б21

 

 

    Студент 

 

 

    Преподаватель          

 

 

 

 

 

 

 
 
 

2006 год

 
 

Содержание 

 

Введение

1. Организация работы  с документами на предприятии                                                            

 Общие требования                                                                                                               

 Организационные формы  работы с документами                                                            

 Типовые организационные  структуры службы делопроизводства                                

 Задачи и функции  службы делопроизводства                                                                  

 Должностной и численный  состав службы делопроизводства                                       

 Нормативная регламентация  службы делопроизводства                                               

  Условия труда                                                                                                                  

2. Организация документооборота                                                                                              

 Понятие «документооборот»,  нормативно-методическое регламентация                   

 Основные правила организации  документооборота в учреждении                              

  Делопроизводство на практике                                                                                       

3. Список литературы                                                                                                                   

4. Приложение

 

Введение 

 

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранении. От того, насколько правильно  составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении  ревизии  проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в учреждении (фирме) ведут  специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

В первой главе  данной контрольной работы  рассматривается  организация работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, условия труда.

Во второй главе освещены проблемы совершенствования документооборота,  понятие «документооборот»,основные правила организации документооборота в учреждении,  приём, обработка и распределение поступающих документов, правила обработки исходящих документов.

В третьей главе приведён пример делопроизводства в структурном  подразделении производства печатных плат  ФГУП «Северный Рейд».

 

1 ОРГАНИЗАЦИЯ  СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОЗВОДСТВА 

 

1.1 Общие требования.  

 

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного  управленческого аппарата структуры  службы делопроизводства, регламентацию  разнообразных и сложных отношений  и связей между подчинёнными и  соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации,  что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем  обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной  формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной  структуры службы делопроизводства;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач  и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с  целью определения их статуса  и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация  рабочих мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников службы.

 

1.2 Организационные  формы работы с документами. 

 

Практика выработала три  формы организации работы с документами  в любом управленческом  аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является  наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных  подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров  позволяют организовать приём и  регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых  сложных. Действующие государственные  нормативно-методические документы  не регламентируют форму работы с  документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

 

1.3 Типовые организационные  структуры службы 

делопроизводства.  

 

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объёма функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их  взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры  делопроизводственной службы государственных  учреждений и предприятий. Решение  о создании службы, её названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных  обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

 

1.4 Задачи и  функции службы делопроизводства.  

 

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

· постоянное совершенствование  форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими  документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного  обеспечения в организации и  в подведомственной системе, прогрессивных  технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации; внесение в них  изменений.

2. Разработка и проектирование  бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной  обработки поступающих и отправляемых  документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов  и выполнение информационно-справочной  работы по документам.

5. Контроль за правильностью  оформления документов, представляемых  на подпись руководству.

6. Организация машинописного  (компьютерного) изготовления текстов  документов, их копирования и  оперативного размножения.