Первичные учетные документы и вопросы документооборота

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Как установлено п. 4.4 указания Банка России от 16 января 2004 г. № 1375-У (ред. от 12.11.2009) "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации", все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

Согласно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в  кредитных организациях (в ред. Указаний ЦБ РФ от 08.11.2010 № 2514-У, с изм., внесенными Указанием ЦБ РФ от 29.12.2010 № 2553-У), расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета  основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. Указаний ЦБ РФ от от 22.01.2008 № 1964-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

№ 0401060 - платежное поручение;

№ 0401063 - аккредитив;

№ 0401061 - платежное требование;

№ 0401071 - инкассовое поручение;

№ 0401066 - платежный ордер;

№ 0401065 - реестр счетов;

№ 0401014 - реестр переданных на инкассо расчетных документов;

№ 0401004 - заявление об акцепте, отказе от акцепта.

 

 

 

 

2.4. Особенности и сроки хранения первичных документов.

 

Порядок хранения первичных  документов и учетных регистров  регламентирован статьей 17 Закона о  бухгалтерского учете (в ред. Федерального закона от от 28.09.2010 № 243-ФЗ).

Так, организации обязаны  хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и  бухгалтерскую отчетность в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться  в закрывающемся помещении в  специально предназначенных для  этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в  архив первичные документы, относящиеся  к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом  порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• период, за который скомплектованы документы;
• перечень скомплектованных первичных документов;
• дату комплектации и передачи документов в архив;
• подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000) При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

Срок хранения первичных  документов может быть указан в графике  документооборота. Однако, поскольку  он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок  сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учёта на предприятии.

 

В целях совершенствования  системы организации первичного учёта на предприятии любой формы  собственности можно дать следующие  рекомендации:

• определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;
• разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных);
• установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);
• во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;
• в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;
• периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации;
• определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами;
• разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам.

 

 

Заключение.

 

Подводя итог вышесказанному, можно сказать, что первичная  учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Классифицировать первичные  учётные документы можно по множеству  признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной  систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные  рекомендации, позволяющие усовершенствовать  систему учёта в целом.

Библиографический список литературы.

 

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (в редакции федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).
2. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. (в ред. Приказа Минфина РФ от от 25.10.2010 N 132н).
4. Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2009.
5. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2008.
6. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2010.
7. Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2009. С. 17.
8. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2010.
9. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2010.
10. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2009.
11. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2010.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

Классификация первичных  учетных документов.

 

Классификационный признак	Название	Характеристика
По объему содержащихся в документах сведений или по порядку  их составления	Первичные	Составляются  непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Имеют юридическую силу, т.к. являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. Сюда можно отнести накладные, документы о начислении заработной платы, и др.
	Сводные	Составляются  на основании первичных документов и отражают операции, уже оформленные прежде первичными документами. Составляются для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Сюда можно отнести авансовый отчет, расчетно-платежную ведомость, и др.
По способу  использования	Разовые	Отражают одну или несколько хозяйственных  операций, совершённых одновременно. После составления могут быть основанием для бухгалтерских записей.
	Накопительные	Составляются  за определенный период времени (например, за день) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и, следовательно, снижают трудоемкость работы бухгалтерской службы. Сюда можно отнести реестры, лимитно-заборные карты на отпуск материалов, ведомости, и др.
По назначению	Распорядительные	Содержат распоряжения и приказы руководителя организации  или других уполномоченных лиц. Не подтверждают факта осуществления хозяйственной  операции, поэтому основанием для учётных записей не являются. Сюда можно отнести приказы, распоряжения, платёжные поручения, чеки, доверенности на получение ТМЦ и др.
	Исполнительные (оправдательные)	Подтверждают  факт совершения хозяйственных операций, являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Сюда можно отнести наряды на сдельную работу, накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение ТМЦ, и т. д.
	Бухгалтерского  оформления	Составляются  с целью подготовки, сокращения и упорядочения учётных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Сюда можно отнести документы по расчетам с подотчетными лицами, документы по учёту НДС, документы по учёту кассовых и банковских операций, документы по учёту рабочего времени и др.
	Комбинированные	Содержат признаки трёх указанных выше виттов документов. Примером такого вида документов может  служить расходный кассовый ордер, который содержит в себе и распоряжение о выдаче денег, и подтверждение получения денег, и корреспондирующие счета.
По месту  составления	Внутренние	Оформляются и  применяются внутри одного предприятия. Сюда можно отнести расчетно-платежные  ведомости по заработной плате, путевые  листы, акты, кассовые приходные и расходные ордера и др.
	Внешние	Поступают от других юридических и физических лиц. Сюда можно отнести ТТН, счета-фактуры  поставщиков и др.
По количеству учётных позиции	Однопозиционные	Содержат одну позицию. Сюда можно отнести наряд на выполнение работы.
	Многопозиционные	Состоят из нескольких позиций и наименований. Сюда можно  отнести ТТН или счёт-фактуру.
По способу  заполнения	Составляемые  вручную	Составляются  «от руки» на чистом листе/ бланке.
	Составляемые  с помощью техники	Составляются на пишущей машинке либо (что в настоящее время встречается гораздо чаще) на компьютере.
По характеру  регистрируемых операций	Типовые	Служат для  регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место  быть на предприятиях с часто встречающейся деятельностью.
	Специализированные	Служат для  регистрации операций специализированного  узкоотраслевого характера, имеющих  место быть на предприятиях с редко  встречающейся деятельностью