Понятие бухгалтерской информационной системы и взаимодействие информационной системы внутри предприятия

Понятие бухгалтерской  информационной системы и взаимодействие информационной системы внутри предприятия  

 
     

Информационная  система – сложная система, состав которой зависит от вида деятельности и размера предприятия (организации, фирмы). К традиционным элементам  ИС относятся: управление подготовкой производства, планирование, материально-техническое снабжение и сбыт (маркетинг); ведение бухгалтерского учета и осуществление бухгалтерской деятельности; решение кадровых вопросов. В бухучете сосредоточено примерно 60% всей информации.     

К информационному обеспечению  бухгалтерских задач можно отнести  ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: Консультант-бухгалтер, Консультант-Плюс, Гарант, Налоги России, Юридический  справочник и др. [1, с. 59, 61] 

1. Справочно-правовые  информационные системы (СПС)     

Все большее значение в работе бухгалтера приобретает информация нормативно-правового характера, поэтому использование справочно-правовых информационных систем (СПС) становиться частью профессиональной деятельности бухгалтерской службы предприятия. Поскольку проблемы выбора СПС, их функциональные возможности и информационные наполнение интересуют не только бухгалтеров, но и аудиторов, финансовых менеджеров и аналитиков.     

Справочная  правовая информационная система – это информационная система, пргограммно-информационный комплекс которой включает в себя информационные базы правовой информации и программные средства, позволяющие специалисту производить поиск, выборку и печать правовой информации. 

1.2. Обзор рынка  СПС в России: перспективы их  развития     

Быстрое развитие и распространение справочных правовых информационных систем в России началось лишь в конце 80-х – начале 90-х годов ХХ века: 1989 г. – ЮСИС,             в 1991 г. – «Гарант», в 1992 г. – «Консультант Плюс».     

В настоящее время в России именно негосударственные СПС являются определяющими в области правовой информатизации. Общее число установленных компьютерных СПС всех типов превысило 200 тыс., но реальных пользователей систем гораздо больше, нежели самих систем, т.к. многие из них установлены в локальных компьютерных сетях и используются коллективами работников предприятий.     

Работа  с СПС становиться нормой для  специалистов различных уровней. Среди пользователей этих систем большое число юристов, аудиторов, бухгалтеров, банковских работников, экономистов, предпринимателей, работников органов законодательной, исполнительной и судебной власти, ученых, преподавателей, студентов.      

В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения  потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует выделить:

• «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
• «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

 

     Среди негосударственных компаний – разработчиков  СПС наиболее известны:

• «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»);
• «Консультант Плюс» (АО «Консультант Плюс»);
• «Кодекс» (ЦКР «Кодекс»).

 

     Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

• ЮСИС (фирма «Интралекс»);
• «Референт» (ЗАО «Референт-Сервис»);
• «Юридический мир» (издательство «Дело и право»);
• «Ваше право» и «Юрист-Консульт» (фирма «Информационные системы и технологии»;
• Системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (компания «1С»);
• Система «Законодательство России» (Ассоциация развития банковских технологий) и др.

 

  

1.3. Роль СПС  в профессиональной деятельности  бухгалтера, аудитора, финансового  аналитика     

В последнее время СПС стали  удобным инструментом для работы бухгалтера законодательством. СПС, помимо полного набора правовой информации, предлагают бухгалтеру разъяснения  специалистов по правовым вопросам, так  называемые системы поддержки принятия решения. Некоторые СПС помогают бухгалтеру организовать свою работу с помощью «Электронного помощника бухгалтера», «Календаря бухгалтера» и т.п.

Например, компании «Гарант» предлагает бухгалтеру следующие элементы СПС:

• Налоги, бухучет, предпринимательство;
• Вопросы и ответы по налогам и бухучету;
• Законодательство России;
• Формы правовых документов;
• Электронный помощник бухгалтера;
• Календарь бухгалтера.

 

     СПС дают возможность бухгалтеру своевременно получать правовую информацию, изучать  бухучет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных промахов.     

Важное  место занимают СПС и в деятельности аудитора, так как они уменьшают  время поиска и анализа нормативно-правовых актов, на основании которых клиент принимал те или иные решения. СПС позволяют аудитору оперативно находить необходимую ему информацию.     

На  уровне финансового аналитика и  менеджера возможность доступа  ко всему объему нормативно-правовой информации позволяет предвидеть изменения в собственном бизнесе, а также в бизнесе партнеров и конкурентов, связанные с принятием новых нормативно-правовых документов. Мощные информационные возможности СПС дают возможность своевременно отслеживать изменении законодательной базы. 

 

Место и роль информационных систем в профессиональной деятельности бухгалтера 

 

1. Классификация  пользователей бухгалтерской отчетности.     

Современную систему управлением предприятием, организацией, фирмой отличают довольно сложная информационная система. Это  связано с обилием внешних и внутренних информационных потоков, разнообразием видов информации, циркулирующей в информационной системе управления. Специфической особенностью бухгалтерской информации по сравнению с другими видами экономической информации является разнообразие ее пользователей (рис. 1)  

Рис. 1 Классификация  пользователей бухгалтерской информации      

Такие внутренние пользователи, как администрация, персонал, служащие, имеют свободный доступ ко всей необходимой и полезной для управления информации, и несут ответственность за принимаемые управленческие решения     

Собственникам организации бухгалтерская информация необходима для оценки финансовых перспектив организации в будущем и возможности получения доходов в виде дивидендов.     

Для пользователей с прямым финансовым интересом предметом анализа бухгалтерской информации является финансовое положение фирмы, финансовые результаты ее работы, ликвидность баланса.      

Пользователям с косвенным финансовым интересом бухгалтерская информация необходима для того, чтобы контролировать поступления средств в федеральные и местные бюджеты, корректировать финансовую политику через систему налогообложения, оценивать возможность заключения договоров и перспективы функционирования организации.     

Пользователям без финансового  интереса необходима отчетная бухгалтерская информация с целью проверки правомерности и законности совершаемых операций или с целью получения статистической информации для проведения экономического анализа на макроуровне.      

Подготовку  бухгалтерской информации для всех групп пользователей осуществляет бухгалтерия предприятия, организации, фирмы.     

Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующими факторами:

• Обязательность ведения бухгалтерского учета для всех предприятий независимо от их вида собственности и подчиненности;
• Потребность предприятий регулярно и своевременно предоставлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;
• Бухгалтерский учет – наиболее формализованная задача в системе управления предприятием;
• Относительная простота создания алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского учета.

 

     Бухгалтерская информационная система в соответствии с определенным выше составом пользователей  ее информации взаимодействуют с  другими информационными системами  как внутри предприятия (рис. 2), так и за его пределами. 

Рис. 2 Бухгалтерская  информационная система в комплексной  системе управления предприятием  
 

2. Годовая бухгалтерская  отчетность     

Все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны представлять годовую бухгалтерскую отчетность о своей деятельности. Годовая бухгалтерская отчетность представляется по окончании отчетного года и является отчетностью о деятельности юридического лица за прошедший финансовый год. На основании годовой бухгалтерской отчетности можно провести анализ коммерческой деятельности юридического лица. Годовая бухгалтерская отчетность дает возможность решать проблемы эффективного руководства компанией, обеспечения ее финансовой стабильности. Именно годовая бухгалтерская отчетность позволяет вовремя получать полную информацию о распределении активов и пассивов компании, о наличии у нее заемных средств, о характере источников ее ресурсов. Качественная годовая бухгалтерская отчетность дает возможность обеспечивать стабильность юридического лица, его высокую ликвидность. 

3. Годовая бухгалтерская  отчетность для внешних пользователей  информации     

Использование информации, которая представлена в  годовой бухгалтерской отчетности, внешними пользователями этой информации также имеет различные цели. Объединяет эту группу лишь нахождение снаружи, вне юридического лица, представившего годовую бухгалтерскую отчетность, однако все представители этой группы имеют свои цели, задачи и интересы.     

Так, различные государственные органы используют сведения, представленные в годовой бухгалтерской отчетности, для лучшего контроля за коммерческой деятельностью работой юридического лица, для обеспечения выполнения им всех бюджетных и налоговых обязательств перед государством.     

На  основании данных годовой бухгалтерской  отчетности они проверяют полноту и правильность перечисления юридическим лицом налогов и других обязательных платежей по результатам ее коммерческой деятельности. Также государственные органы при изучении годовой бухгалтерской отчетности компании могут контролировать ведение им коммерческой деятельности в соответствии с законодательством и соблюдение ими прав и гарантий для наемных работников.     

Партнеры, контрагенты и различные банковские структуры используют данные для объективной оценки финансовой стабильности компании. Такой анализ стабильности на основании данных годовой бухгалтерской отчетности позволяет этим внешним пользователям информации минимизировать свои риске при заключении с этим юридическим лицом коммерческих сделок, выделении ему кредитов, заключении с ним необходимых договоров.      

Таким образом, сведения годовой бухгалтерской  отчетности очень важны для внешних  пользователей этой информации. [13] 

4. Годовая бухгалтерская  отчетность для внутренних пользователей  информации     

К внутренним пользователям информации можно отнести руководителей юридического лица,  его работников, акционеров.     

Изучение  годовой бухгалтерской отчетности эта группа производит также с  различными целями. Однако эту группу при изучении данных годовой бухгалтерской  отчетности также в основном интересует, стабильно ли развивается компания, способна ли она достигать своих уставных целей, какие трудности ожидают юридическое лицо в его деятельности, какие необходимо принимать меры для  разрешения возможных проблем в деятельности компании, представившей годовую бухгалтерскую отчетность.     

Грамотная, профессиональная годовая бухгалтерская  отчетность незаменима для обеспечения  эффективного руководства юридическим  лицом. При изучении данных годовой  бухгалтерской отчетности руководство  компании видит, насколько рационально используется имущество компании, насколько эффективно оно распределено по активам и пассивам, по основным и оборотным средствам.     

Именно  информация, которая содержится в  годовой бухгалтерской отчетности, дает возможность руководству любой компании решать, не нуждается ли курс развития фирмы в исправлении и корректировке. Именно данные годовой бухгалтерской отчетности позволяют понять уровень ликвидности компании, характер и срочность ее долгов и привлеченных средств, определить перспективы развития юридического лица при сохранении нынешнего положения вещей.      

Акционеры и вкладчики юридических лиц, а также их учредители на основании  данных годовой бухгалтерской отчетности могут понять, насколько стабильно  финансовое положение компании и, соответственно, в безопасности ли находятся их вклады и доли в уставном капитале.     

Годовая бухгалтерская отчетность позволяет  получить заинтересованным лицам массу  сведений о текущем положении  дел в компании, о ее потенциале, перспективах, возможных неудачах, рисках и опасностях развития. Однако для того, чтобы эффективно воспользоваться всей этой информацией, необходимо грамотное и эффективное ее представление в рамках годовой бухгалтерской отчетности.