Понятие «ведомственный архив»

Содержание:

 

 

1. Понятие «ведомственный архив».
2. Основные задачи и функции ведомственного архива
3. Права и ответственность ведомственного архива
4. Экспертиза ценности документа
5. Этапы экспертизы ценности документа
6. Оформление результатов экспертизы ценности документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

-архив организации, хранящий  документы только данной организации;

-центральный архив министерства,

-ведомства, центрального  органа общественной организации, хранящий документы центрального  аппарата министерства,

- ведомства, центрального  органа общественной организации,

-а также документы  организаций непосредственного  подчинения, и, при необходимости, других  организаций.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются:

-комплектование архива  документами, состав которых предусмотрен  положением об архиве;

-обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора  и использования документов, хранящихся  в архиве, а также подготовка  и передача документов на государственное  хранение;

-осуществление методического  руководства и проверок состояния  организации документов в делопроизводстве  организации, а также архивного  дела и организации документов  в делопроизводстве в подведомственных  организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

-Учитывает и обеспечивает  сохранность принятых в архив  дел и документов;

-Осуществляет фондирование  принятых в архив дел и документов;

-Составляет научно - справочный  аппарат к хранящимся в архиве  документам с учетом его преемственности  с научно - справочным аппаратом  к документам, переданным в государственный  архив;

-Проводит экспертизу  ценности документов, хранящихся  в архиве, ежегодно представляет  на рассмотрение организации  годовые разделы сводных описей  дел, подлежащих хранению, и акты  на дела, выделенные к уничтожению  в связи с истечением сроков  их хранения;

-Осуществляет или организует  ежегодное составление и представление  годовых разделов сводных описей  дел постоянного хранения;

-Осуществляет по согласованию  с соответствующим государственным  архивом выявление и учет особо  ценных документов, организует создание  и хранение страхового фонда  копий этих документов, ведет  учет данных копий;

-Оказывает методическую  и практическую помощь службе  делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных  в соответствии с номенклатурой  дел, но своевременно не поступивших  в ведомственный архив;

-Представляет ежегодно  по утвержденным ЦСУ СССР формам  в соответствующий государственный  архив сведения о составе и  объеме фондов, хранящихся в архиве;

-Осуществляет использование  документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников  организации о составе и содержании  документов архива; выдает в установленном  порядке документы или копии  документов; исполняет запросы организаций  и заявления граждан по вопросам  социально - правового характера, ведет  учет использования документов, хранящихся в архиве.

-Осуществляет проверку  сохранности, правильности формирования  и оформления дел в организациях - источниках комплектования и  в соответствующих подведомственных  организациях);

-Участвует в разработке  нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений  и т.п.) по архивному делу и  организации документов в делопроизводстве;

-Участвует в проведении  мероприятий по повышению квалификации  работников архива и службы  делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный  ведомственный или междуведомственный  архивы проводят аналогичные  мероприятия для работников организаций - источников комплектования и  соответствующих подведомственных  организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

- Давать в установленном  порядке указания структурным  подразделениям организации и  архивам соответствующих подведомственных  организаций по вопросам, входящим  в компетенцию архива;

- Запрашивать от структурных  подразделений организации и  от архивов соответствующих подведомственных  организаций сведения, необходимые  для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

Права и ответственность ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

-требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

-контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

-запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

-участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Экспертиза ценности документа

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Главная задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их на постоянное хранение.

Вторая задача экспертизы – это определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы документационного обеспечения управления, заведующий архивом, главный бухгалтер и председателем назначается один из руководящих работников организации. Каждое заседание экспертной комиссии оформляется протоколом.

Экспертиза ценности документов -это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности. Принцип историзма предполагает рассмотрение, оценку документа с точки зрения исторических событий, отраженных в нем. Для каждого исторического периода характерны особенные комплексы источников, содержание, форма и методы создания документов. Историзм в оценке документов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов. С принципом историзма неразрывно связан принцип социально-политической нейтральности, который предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов. На хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий. Принцип всесторонности заключается в изучении и объективной оценке документов путем всестороннего их рассмотрения. При этом учитываются закономерности образования различных видов документов, их происхождение, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. При проведении экспертизы ценности важную роль играет принцип комплексности, который предполагает оценку документов в комплексе с другими документами структуры. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений. С учетом данных принципов разработана система критериев ценности документов. Критерии – это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1. происхождение документов;

2. содержание документов;

3. внешние особенности  документов.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. Чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, культуре, науке и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы.

2. Время и место образования документов. Важными являются документы, созданные одновременно с событием или вскоре после него, и там, где происходило событие. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации, выполнения особых заданий. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

3. Интенсивность документирования. Чем меньше создано документов, тем ценнее они.

Эти критерии предусматривают первоочередной прием документов наиболее важных учреждений и их структурных подразделений, концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Экспертиза ценности документов  в организации проводится в несколько этапов:

1.в делопроизводстве при  составлении номенклатуры дел, при  формировании дел и их подготовке  к последующему хранению;

2.в архиве организации  в процессе приема дел на  постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел  в государственный архив.

Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый  первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения.

В ходе формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; временного (до 10 лет)  для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Это необходимо, так как в течение года при формировании дел в заголовки могли попасть и другие категории документов, что может привести к переформированию дел, выделению дел постоянного и временного хранения. При просмотре дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.