Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов

Порядок проведения инвентаризации и отражение  ее результатов

 

В соответствии с пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина  от 28 декабря 2001 года №119н, для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию запасов, в ходе которой  проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние  и оценка.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, определяется руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной  политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», при формировании учетной  политики помимо рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов правил документооборота и прочее, утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов  по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического  наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации,  но числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения  его сохранности, а также выявление  неучтенных объектов;

- определение фактического  количества материально-производственных  ресурсов, использованных в процессе  производства;

- сопоставление фактически  полученных данных о наличии  имущества в натуре с данными  аналитического и синтетического  учета (выявление излишков и  недостач);

- проверка полноты и  правильности отражения в учете  оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки  товарно-материальных ресурсов с  учетом их рыночной стоимости  и фактического физического состояния.  В Законе «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

- проверка соблюдения  правил содержания и эксплуатации  основных средств, использования  нематериальных активов, а также  правил и условий хранения  товарно-материальных ценностей,  ценных бумаг, денежных средств.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей  специально созданной комиссией.

Это может быть постоянно  действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

- постоянно действующая, в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

- рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

- разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем  организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная  проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки  проведения инвентаризации, и назначается  председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества  и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций:

ОТСУТСТВИЕ ХОТЯ БЫ ОДНОГО ЧЛЕНА КОМИССИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ СЛУЖИТ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПРИЗНАНИЯ  РЕЗУЛЬТАТА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов  регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 года №49 «Об  утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения  ее результатов в бухгалтерском  учете организации применяются  типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается  конкретное содержание, объем, порядок  и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После  подписания руководителем приказ вручается  председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации  четко организовано складское хозяйство  и контрольно-пропускная система. Для  этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие  факты:

1) осуществляется ли охрана  территории организации, оборудованы  ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

2) заключены ли фактически  и правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или  бригадной материальной ответственности  с работниками, которым переданы  ценности для сохранения и  использования;

3) соответствуют ли должности  материально ответственных лиц  утвержденному перечню должностей  и работ, замещаемых и выполняемых  работниками, с которыми организацией  могут заключаться письменные  договоры о полной материальной  ответственности;

4) созданы ли материально  ответственным лицам условия  для обеспечения сохранности  материальных ценностей, имеются  ли закрываемые складские помещения,  шкафы, сейфы, емкости для хранения  ценностей;

5) оснащены ли места  хранения материальных ценностей  необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль  над порядком вывоза ценностей  из организации и выдачей доверенностей  на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные  ценности, принадлежащие третьим  лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом  руководителя постоянно действующая  комиссия для проверки сохранности  материальных ценностей.

Руководитель организации  должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия  имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает  инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным  подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи  раздаются всем материально ответственным  лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное  лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все  приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

- опломбирует помещения,  в которых находятся материальные  ценности;

- проверяет весы, мерную  тару;

- получает от материально  ответственных лиц отчет с  документами, подтверждающими движение  товарно-материальных ценностей,  а также расписку в том, что  к началу проведения инвентаризации  все расходные и приходные  документы на товарно-материальные  ценности сданы в бухгалтерию  и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность,  оприходованы, а выбывшие списаны  в расход.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий  производится опись имущества и  обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей  составляются акты инвентаризации и  инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для  учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование  документа	Номер формы
Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей	ИНВ -3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ -6
Акт инвентаризации драгоценных  металлов и изделий из них	ИНВ-8
Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных  единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных  камней, природных алмазов и изделий  из них	ИНВ-9

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений  фактических данных, полученных в  процессе инвентаризации с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце  отчетного года результаты всех проведенных  инвентаризаций обобщаются в ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26).

До составления сличительных ведомостей и определения результатов  инвентаризации бухгалтерия организации  должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение  фактических сведений с данными  бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте  акта инвентаризации, к которому прилагается  бухгалтерская справка с указанием  возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные  бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе  другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в  пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в  сличительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете.

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется  справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости  могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так  и вручную.