Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

Валюта выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается. Наличная валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе  учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.

Но организации  могут применять такой же порядок  ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете: Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под отчет (возврат средств – обратная проводка). 
Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных

Работники имеют  право на возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения,

–дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

 

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются  командированному работнику в следующем  размере:

а) стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

б)страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг  по предварительной продаже проездных  документов;

г) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

При наличии  нескольких видов транспорта, связывающих  место постоянной работы и место  командировки, администрация может  предложить командированному работнику  вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику  в сумме фактически произведенных  затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в  счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

- стоимость завтраков;

- услуги химчистки;

- пользование минибаром  и т.п.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются  все произведенные им и документально  подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

уточные выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить  в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма  суточных утверждена Постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

При командировках  в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день.

Если командированный  работник по окончании рабочего дня  по своему желанию остается в месте  командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Краткая характеристика организации

 

Предприятие ООО  «НКС» организован в 2006 году.

Наименование  ОПФ: Общество с ограниченной ответственностью.

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Новичихинские коммунальные системы»

Сокращенное название: ООО «НКС»

Адрес предприятия

Почтовый адрес: 659730

Субъект РФ (регион): Алтайский край

Наименование  района: Новичихинский р-н

Наименование  населенного пункта: Новичиха

Наименование  улицы: Красноармейская 

Номер дома (владения): 64

Контактный  телефон: 8(3855)22820

Сведения об уставном капитале

Наименование  вида уставного капитала: Уставный капитал

Размер уставного  капитала (руб.): 10000

Количество  учредителей: 3

Климат района – континентальный, относительно благоприятный, для проведения сельскохозяйственных работ.

Средняя температура января -18,80С, июля - +20С.

Годовое количество атмосферных осадков - 326 мм. Инсоляционный  и ультрафиолетовый режим комфортный.

 

 

 

 

 

 

 

3. Организацияучетарасчетовсподотчетнымилицамив организации

 

1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с однойстороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег изкассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам сподотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты сподотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например,операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями подвижению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверкенеобходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделамучета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверкерасчетов с подотчетными лицами, являются:

·  авансовые отчет;

·  приказы о направлении сотрудников в командировки;

· командировочные удостоверения;

·  копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

·  список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

·  сметы представительских расходов;

·  приказы об утверждении смет представительских расходов;

· оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят  свое отражение в следующихбухгалтерский регистрах:

·журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетическийучет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

· главная книга;

· иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с

подотчетными  лицами, в зависимости от принятой на предприятии формесчетоводства.

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

-  приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный

расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных  расходов;

-  оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-  расходы на командировки по территории Российской Федерации и за

границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50«Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

    

по дебету	7	по  кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток  долга подотчетного лица на начало периода
Остаток дебетовый  — выдача денег подотчетному лицу		Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица
Сальдо дебетовой  на конец периода — это остаток  долга подотчетного лица на конец  периода		Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток  долга подотчетному лицу на конец периода

 

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу

неиспользованных  сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника