Проблемы, возникающие при внедрении ИС на предприятии

Некоторые проблемы, возникающие при  внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют  эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем  и подготовка к ним значительно  облегчают процесс внедрения  и повышают эф-фективность дальнейшего  использования системы. Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

Отсутствие постановки задачи менеджмента  на предприятии. Этот пункт является наи-более значимым и сложным, т.к. является глобальным и включает в  себя не только методо-логии управления, но также философские и психологические  аспекты. Дело в том, что большинство  руководителей управляют своим  предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения  и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить  описать в каком-либо виде описать  структуру деятельности своего предприятия  или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в  тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента  является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия  в целом, так и на успех проекта  информатизации. На-пример, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным об-разом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения АСУ оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые планируете информатизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, т.к. затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта информатизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов… Но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация  структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению ИС на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование пред-приятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения ИС. Несомненно, можно информатизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в орга-низационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных эта-пов основных производственных процессов. Учитывая особенности управления и деятель-ности отечественных предприятий реорганизация может не являться реинжинирингом в его классическом (западном) понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация в наших условиях может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Внесение изменений в существующие технологии планирования, управления и контроляпроизводственными процессами. Одними из самых важных для руководителей предприятия особенностей ИС, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предос-тавляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля ис-полнения отдельных планов и бюджетов.

Получение актуальной и достоверной  информации обо всех срезах деятельности пред-приятия, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. При  использовании ИС информация подаётся руководителю в удобном виде "с  листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято  или субъективно трактовать информацию при пе-редаче. Однако некоторые  руководители еще не привыкли принимать  управленческие ре-шения по информации в чистом виде, если к ней не приложено  мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет  право на жизнь и при наличии  информацион-ной системы, однако часто  он негативно отражается на объективности  менеджмента.

Внесение существенных изменений  в управление производственными  процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Активное сопротивление персонала, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вы-звано несколькими  человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведе-ниями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной карто-текой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответст-венности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение о применении современных ИТ, в таких случаях  должны всячески содействовать ответственной  группе специалистов, проводящей внедрение  ИС, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

создать у сотрудников всех уровней  твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

наделить руководителя проекта  внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает  даже на уровне топ-менеджеров;

всегда подкреплять все организационные  решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Временный рост нагрузки на сотрудников  предприятия на некоторых этапах проекта внедрения. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некото-рого времени приходится вести дела, как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ НЕОБХОДИМОСТИ  ВНЕДРЕНИЯ ИС НА ПРЕДПРИЯТИИ

Наиболее эффективным средством, обеспечивающим качественный рост предприятия, является новая интегрированная ИС управления предприятием по всем областям производственной деятельности.

Главная задача внедрения ИС - повышение  эффективности работы предприятия . Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта. Успех от внедрения ИТ означает, что, начиная с некоторого момента времени, существенная часть информации, производимой новой ИТ, будет востребована и использована для удовлетворения информационных потребностей в управленческой деятельности конкретного предприятия.

РОЛЬ ИТ И ИС НА ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ  

Как известно, большинство решений  о целесообразности внедрения той  или иной ИТ принимаются в связи  с жесткой необходимостью в оперативной  и качественной управленческой информа  ции или по причине усиления конкурентной борьбы на рынке. В настоящее время  на территории СНГ разработано и  функционирует практически во всех отраслях значительное число автоматизированных систем различного назначения, являющихся основными составными элементами информационных техноло гий (ИТ) [36-42], поэтому в  необходимости информатизации и  компьютеризации производственных процессов практически никого не нужно убеждать. В то же время  на текущий мо мент нельзя говорить о большой эффективности этих технологий (исключение, возможно, составля ют ИТ в банковской сфере, космических  исследова ниях и некоторых силовых  ведомствах). Одной из основных причин этого является игнорирование в  той или иной мере организационных  и психологических аспектов при  внедрении ИТ.

У автора имеется определенный опыт в разработке и внедрении систем автоматизированного проектирования (САПР) и подготовке/переподготовке специалистов в области ИТ, что  позволяет сделать попытку определения  основных социально-психологических  проблем, препятствующих/замедляющих  процесс комплексной информатизации машиностроительных предприятий.

При подготовке данного материала  автором было проведено исследование состояния вопроса «Внедрение современных  ИТ и ИС на предприятиях машиностроительной отрасли», которая показала, что  практически вся имеющаяся информация в Internet посвящена финансово-экономическим и производственно-технологическим проблемам, и практически отсутствует анализ влияния субъективного фактора на успешность внедренческого процесса.

Для правильного понимания обсуждаемого вопроса, прежде всего, требуется обеспечить знания терминологии в данной предметной области:

Информационная среда - это совокупность программно-аппаратных средств, информационных сетей связи, организационно-методических элементов системы и прикладной информации о предметной области, понимаемой и применяемой различными пользователями, возможно с разными целями и в разных смыслах.

Информатизация – организационный социально-экономический и научно-технический процесс овладения информацией для удовлетворения информационных потребностей. В понятии "информатизация " акцент делается на сущности и цели социально-технического прогресса, в котором компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации. Это более широкое понятие, чем " компьютеризация , т.к. при информатизации основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах деятельности.

Компьютеризация - развитие и внедрение технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление. Понятие компьютеризация не адекватно понятию информатизации, т.к. наличие компьютеров, даже объединенных в корпоративную сеть, не означает наличия процесса информатизации данного предприятия или организации.

Процесс информатизации - процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, в материальном смысле представляющий собой взаимодействие информационных технологий и телекоммуникаций (дистанционная передача данных на базе компьютерных сетей и современных технических средств связи).

Информационная технология ( ИТ ) — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Теория ИТ позволяет определить модели базовых информационных процессов, связанных с получением, сбором, передачей, обработкой, хранением, накоплением и представлением информации, а также определение основных моделей формализации и представления знаний. Основу современных ИТ составляют три технических достижения: появление новой среды накопления информации - магнитные и оптические диски; развитие современных средств связи, в том числе и спутниковых; постоянное совершенствование компьютеров и программного обеспечения для автоматизированной обработки и передачи информации в реальном масштабе времени.

Информационная система (ИС) – организационно-упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в т.ч. с использованием средств вычислительной техники, реализующих информационные процессы. Предметом потребления и средством достижения поставленных целей в ИС является информация. Практически все работы по созданию и развитию ИС направлены на формирование документальных информационных ресурсов и обеспечение доступа пользователей к ним.

Информационные ресурсы – вся накопленная информация об окружающей среде (зафиксированная на материальных носителях или в любой другой форме), обеспечивающие ее передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Информационные ресурсы могут быть представлены в виде отдельных документов или отдельных массивов документов, документов или массивов документов в ИС (библиотеки, архивы, БД, другие ИС).

Персонал – класс информационных ресурсов, включающий лиц (специалистов), которые владеют комплексом специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в результате профессиональной подготовки и опыта работы. Как носитель информационных ресурсов человек обладает особыми свойствами – он выступает одновременно как носитель, создатель, потребитель и интерпретатор информационных ресурсов. Информация, зафиксированная в памяти специалиста, является уникальным информационным ресурсом конкретного человека, реализуется только им и безвозвратно утрачивается одновременно с прекращением его деятельности в той или иной сфере.

Информационная культура — умение персонала целенаправленно работать с современными ИТ и использовать их для получения, обработки и передачи информации. Это характеристика информационной сферы жизнедеятельности людей. Информационная культура является продуктом разнообразных способностей человека, проявляющаяся в :

конкретных навыках по использованию  технических устройств;

способности использовать в своей  деятельности новые ИТ, базовой составляющей которых являются многочисленные программные  продукты;

умении извлекать информацию из различных источников, представлять ее в понятном виде и уметь ее эффективно использовать;

владении основами аналитической  переработки информации;

умении работать с различной  информацией;

знании особенностей информационных потоков в своей области деятельности .

Предприятие - социально-технологическая система, в котором выполняемые человеком действия являются набором действий, диктуемых его желаниями и его обязанностями. В такой системе выполняемые человеком действия - это суперпозиция действий, диктуемых его желаниями и его обязанностями. Это пространство, где разворачивается борьба (групповая или индивидуальная) за повышение экономического, профессионального или карьерного статуса на фоне некоторого производственного процесса.

Внедрение - процесс внесения определенных изменений в текущую деятельность предприятия, который затрагивает многие подразделения предприятия и их персонал. Среди персонала могут быть как люди, поддерживающие эти изменения, так и активные их противники. Кроме того, могут быть затронуты и интересы различных контрагентов предприятия.

Проект ( Project ) - уникальный комплекс взаимосвязанных и контролируемых работ, представляющих собой целенаправленную деятельность временного характера, предназначенную для создания уникального продукта или услуги, при определенных требованиях к срокам (даты начала и окончания), бюджету (затраты и ресурсы) и характеристикам ожидаемых результатов.

Управление проектом ( Project Management ) – методология, представляющая собой профессиональную творческую деятельность по руководству, организации, планированию, руководству, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении проектного цикла, направленную на эффективное достижение целей проекта. Реализация проекта происходит путем применения средств и искусства управления, а также системы современных методов, техники и технологий управления, направленных на достижение определенных в проекте результатов (по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству) в рамках организационной формы и осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах. Управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей.

Участники проекта - физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта. Это основной элемент структуры проекта, которые обеспечивают реализацию его замысла. Участниками проекта могут быть от одной до нескольких десятков (иногда - сотен) организаций, каждая из которых имеет функции, степень участия в проекте и меру ответственности за его судьбу. Эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Заказчик - главный участник и будущий владелец и пользователь результатов проекта.

Руководитель проекта ( Project manager , менеджер проекта) - юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Это менеджер среднего звена, отвечающий за управление проектом и его успешную реализацию, взаимодействие с заказчиком, субподрядчиками и подразделениями предприятия, организацию подготовки и предоставление отчетности по проекту.

Команда проекта - основная структурная единица участников проекта, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Это специфическая организационная структура, являющаяся самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляющая управление процессом внедрения в рамках проекта.

Ключевой специалист — сотрудник, обладающий глубокими знаниями и опытом в определенной профессиональной области, применяемой в значительной доле (или большинстве), проектов компании. Без такого специалиста проект не может быть успешным. Примеры: специалист по конфигурированию и настройке серверов, ведущий инженер, консультант по подбору, менеджер клиентских проектов (например, проектов создания рекламы).

Компетенция — совокупность знаний, навыков и личностных качеств, позволяющая решать определенную задачу (или совокупность задач). Компетенции описываются в виде набора требований к знаниям, навыкам и качествам сотрудника для функции, должностной позиции или роли в проекте. Если профессиональные навыки, знания и личностные качества специалиста совпадают с требованиями к компетенции для определенной должности, или задачи, то соответствующая работа, при прочих благоприятных обстоятельствах, может выполняться таким специалистом качественно и эффективно.

ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И КОНФЛИКТЫ, А  ТАКЖЕ СПОСОБЫ ИХ ПРЕДОТВРАЩЕНИЯ   

ПРОБЛЕМЫ ОБУЧЕНИЯ И ПЕРЕПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА ДЛЯ РАБОТЫ С НОВЫМИ ИТ  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  

Квалификация — степень развитости у специалиста определенных компетенций (в первую очередь — в части знаний и навыков). Чем выше квалификация, т.е. чем более компетентен сотрудник, тем более быстро и качественно выполняет он работу в рамках своих компетенций.