Програми для автоматизації бухгалтерського обліку

План

Вступ……………………………………………………………………………….…3

Розділ 1. Створення і  розвиток  автоматизованих форм бухгалтерського обліку…………………………………………………………………………………5

Розділ 2. Завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку…………………9

Розділ 3. Програми для автоматизації бухгалтерського обліку…………………12

Висновки………………………………………………………………………….…15

Список джерел посилань……………………………………………………16 
          Вступ

За сучасних умов збільшуються потреби в оперативній, якісній та повній обліковій інформації. Як для системи управління підприємством, так і для користувачів різних категорій, важливим чинником, який сприяє своєчасному забезпеченню обліковою інформацією власників, бухгалтерів, інвесторів та інших користувачів є впровадження автоматизованих інформаційних систем обліку на базі комп'ютеризації.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Найбільша кількість  помилок в обліку при паперовій  технології виникає на етапі перенесення даних з одного регістру в інший, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. При автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично на його базі, тому ризик помилки при перенесенні даних між регістрами знижується до нуля.

Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку ґрунтується  на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ. Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна оформлятися в порядку, який забезпечує її достовірність, своєчасність, системність, обґрунтованість, повноту та юридичну повноцінність.

Розділ 1. Створення і розвиток  автоматизованих форм бухгалтерського обліку.

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку - автоматизовані.

В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації.

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих і автоматизованих формах бухгалтерського обліку є машинограми. На сучасному етапі дедалі більше використовують сучасну обчислювальну техніку - ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку — таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

У таблично-автоматизованій формі  використовується самостійний підрозділ  — обчислювальна машина з використанням  периферійної техніки в умовах функціонування АСУП. До основних ознак таблично-автоматизованої  форми обліку відносять: всіляке  використання технічних засобів для організації комплексної автоматизованої системи обробки облікової інформації; широке застосування універсальної документації і машиночитаних носіїв інформації; застосування системи кодів облікової інформації, що дасть змогу отримати на ЕОМ всі необхідні бухгалтерські реєстри; збереження принципу подвійного запису при застосуванні одного комплекту носіїв інформації і програмного групування дебетових і кредитових оборотів; автоматизація логічних операцій з ведення обліку; наявність системи реєстрів-машинограм, певної послідовності їх виготовлення, засобів запису і зберігання інформації, а також можливість використання запитного режиму по окремих господарських і розрахункових операціях; організація системи контролю і виправлення помилок, які виявляють при вивірянні інформації; зберігання первинної інформації, машиночитаних носіїв і машинограм-реєстрів.

У таблично-автоматизованій  формі обліку обробка і ведення  інформаційної бази мають здійснюватися  на ПК. За цих умов з’являється можливість автоматизувати процеси збирання, реєстрації первинної інформації і передавання її по каналах зв’язку до центральної ЕОМ (обчислювального центру). Повній автоматизації підлягають такі операції, як обчислювальна обробка, сортування інформації, друк машинограм. В умовах таблично-автоматизованої форми обліку первинні дані можуть фіксуватися не лише на звичайних, а й на машиночитаних носіях, завдяки чому автоматизується збирання первинної інформації. На машинних носіях ЕОМ створюється нормативно-довідкова інформація, призначена для багаторазового використання створенням баз даних, а також зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна інформація. Залежно від використання технічних засобів і носіїв інформації є кілька способів формування облікової інформації[1].

Одним з найважливіших принципів таблично-автоматизованої форми обліку є використання запитного режиму з метою одержання відомостей за відповідних позицій бухгалтерського обліку. Для цієї мети бухгалтер заповнює стандартний документ, де вказується вид запиту. Після введення інформації в ПК необхідна інформація роздруковується у вигляді таблиць або видається на термінальний пристрій.

Основними перевагами таблично-автоматизованої  форми є: використання периферійної техніки на місці виникнення інформації; застосування змінної і постійної інформації; автоматизація ведення і видачі відомостей; автоматизація контролю і розрахунку інформації; використання інформації, що створюється в інших підсистемах інформаційної системи управління підприємства; комплектність автоматизації бухгалтерського обліку; швидкодія виконуваних облікових робіт; регламентне формування і одержання інформації; незначний відсоток підготовки і одержання вхідної інформації. До основних недоліків цієї форми обліку відносять: відірваність обчислювальної техніки і обчислювальних ресурсів від бухгалтерського апарату; складність оперативної взаємодії всіх служб з прийняття управлінських рішень; висока вартість обчислювального носія і значні витрати з його ведення.

Сучасні технічні засоби, застосовувані  для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, зумовлюють новий підхід до формування облікової інформації, знижують трудомісткість обробки інформації, підвищують оперативність доступу бухгалтерського апарату до оброблюваної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизацією облікової інформації і дає змогу відображувати будь-які дані в обліку безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних[2].

Систематизація та узагальнення облікових і аналітичних даних, що містяться в інформаційній базі, здійснюється автоматично і відображується в отриманих машинним способом вихідних даних обліку, контролю й аналізу. Узагальнення даних у синтетичному і аналітичному обліку здійснюється водночас на основі тієї самої інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає автоматизоване виконання завдань бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в запитному (діалоговому) режимах. При реалізації запитного режиму підвищується оперативність бухгалтерського обліку, контролю і аналізу, з’являється можливість одержання необхідних довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки по закінченні його. При діалогово-автоматизованій формі бухгалтерського обліку обсяг інформації, що видається регламентно користувачам, значно скорочений і обмежений тільки необхідними і достатніми для виконання конкретних управлінських робіт даними. Додаткові, необхідні для використання дані, видаються за запитом.

У разі потреби перевірки правильності розрахунків є можливість отримати розшифрування кожного результату показника за запитом користувача з вказівкою порядку проведених у машині розрахунків і всієї вхідної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає видавання користувачам інформації не тільки у вигляді друкованих документів, а й відеограм. Контроль правильності ведення обліку значною мірою також автоматизується, що сприяє підвищенню вірогідності і правильності облікових даних. При цьому на бухгалтерський апарат покладається контроль виконання зазначених робіт. Бухгалтерам надається можливість здійснювати перевірку показників, відбитих у вихідних облікових документах. При виконанні такого контролю і аудиту бухгалтерського обліку забезпечується зв’язок між даними аналітичного і синтетичного обліку і первинною виправдною документацією.

Діалогово-автоматизована форма обліку забезпечує обмежений  доступ як до первинної, так і вихідної інформації введенням паролів таємності, що систематизувалася, перевірку повноважень на доступ до інформації, відкриття і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, яка зберігається на машинних носіях. При використанні діалогово-автоматизованої форми обліку є можливість аналізувати інформацію з використанням бази знань, яка забезпечить бухгалтера не тільки автоматизованим відображенням управлінських рішень, а й у діалоговому режимі здійснить підказку на наявні відхилення і зміни від установлених нормативних документів. У діалоговому режимі в разі потреби інформаційна система здійснює самоосвіту користувача і надає допомогу в методологічному плані відображенням інформації про дії бухгалтера[3].

Розділ 2. Завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку. 
Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп'ютер - це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу[4].

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього насамперед необхідно точно визначити 
завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації'! програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства[5].