Расчеты с подотчетными лицами

Введение

 

Бухгалтерский учет в бюджетных  организациях имеет свои специфические  особенности, обусловленные законодательством  о бюджетном устройстве и бюджетном  процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести: организацию учета  в разрезе статей бюджетной классификации; организация управления оборотным  капиталом; особенности формирования финансовых результатов; контроль исполнения сметы расходов; выделение в учете  кассовых и фактических расходов; отраслевые особенности учета в  учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности  учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить  общие задачи бухгалтерского учета  более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово - бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов. Гражданский кодекс РФ делит все  юридические лица на два вида - коммерческие и некоммерческие (ст. 50 ГК РФ). Основанием такого деления служит цель осуществляемой организацией деятельности. Основная цель коммерческих организаций - извлечение прибыли и ее распределение между  участниками. Некоммерческие организации  создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан  и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Иначе говоря, они не преследуют цели извлечения прибыли и ее распределения  между участниками.

Бюджетное учреждение - организация, созданная органами государственной  власти РФ, органами государственной  власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления  управленческих, социально-культурных, научно-технических и иных функций  некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственных  внебюджетных фондов на основе сметы  доходов и расходов.

 

Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами являются работники (сотрудники) учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные  и (или) административно-хозяйственные  расходы.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и  на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.

Не допускается выдача подотчетных сумм в счет денежного  довольствия (заработной платы), за исключением  разрешенных к выдаче сумм (аванс  в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также  лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения. Авансы под отчет могут выдаваться только лицам, работающим в данном бюджетном учреждении. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, утверждается приказом руководителя учреждения. В таком приказе указываются также сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, устанавливаются максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется  соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с  подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным  лицом задолженности по предыдущим авансам.

Размеры выдаваемых под отчет  сумм определяются:

• на расходы при командировках – из расчета причитающихся командируемому лицу за время командировки норм возмещения расходов по найму жилых помещений, проезду, суточным и оплате иных расходов;
• на разовые закупки материальных ценностей – в размере действительной потребности, если закупаемые материальные ценности не могут быть оплачены безналичным порядком, с соблюдением установленных законодательством РФ ограничений предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке.

При выдаче средств на текущие  хозяйственные, почтово-телеграфные  и прочие расходы их размер может  определяться в размере действительной потребности, но не свыше размера, определяемого  руководителем учреждения. При этом под отчет соответствующие суммы  рекомендуется выдавать при условии, что соответствующие расходы  не могут быть оплачены безналичным  порядком. Также должны быть соблюдены  установленные законодательством  РФ ограничения предельного размера  расчетов наличными денежными средствами.

Об израсходовании авансовых  сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих произведенные  расходы. Суммы, выплаченные в иностранной  валюте, учитываются в авансовом  отчете как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне  и заполняют графы 1-6 на оборотной  стороне авансового отчета о фактически израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению и заполняют графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принятых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы  по командировкам.

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом). Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.

Сумму аванса, выдаваемого  под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с  КОСГУ на следующих счетах:

    020811000 "Расчеты  с подотчетными лицами по заработной  плате";

    020812000 "Расчеты  с подотчетными лицами по прочим  выплатам";

    020813000 "Расчеты  с подотчетными лицами по начислениям  на выплаты по оплате труда";

    020821000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  услуг связи";

    020822000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг";

    020823000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  коммунальных услуг";

    020824000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  арендной платы за пользование  имуществом";

    020825000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  работ, услуг по содержанию  имущества";

    020826000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих работ, услуг";

    020831000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  основных средств";

    020832000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  нематериальных активов";

    020834000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  материальных запасов";

    020861000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий и выплат по  пенсионному, социальному и медицинскому  страхованию населения";

    020862000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пособий по социальной помощи  населению";

    020863000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий, выплачиваемых организациями  сектора государственного управления";

    020891000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих расходов".

Операции по счету оформляются  следующими бухгалтерскими записями:

• выдача сумм, денежных документов подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811560 - 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560 - 020834560, 020861560 - 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 020135610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счетов 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (030405211 - 030405213, 030405221 - 030405226, 030405261 - 030405263, 030405290, 030405310, 030405320, 030405340), 020100000 "Денежные средства учреждения" (020111610, 020121610);

 

• принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 "Материальные запасы" (010531340 - 010536340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010611310, 010631310, 010632320, 010634340), 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830- 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030261830- 030263830, 030291830), 040120000 "Расходы текущего финансового года" (040120211 - 040120213, 040120221 - 040120226, 040120261 - 040120263, 040120290), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда";

 

• возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660 - 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660) и дебету счетов 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения", 020135510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения";

 

• списание в порядке, установленном бюджетным законодательством, дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию, по дебету счета 040110273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660).

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств  и расчетов.

Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного  аванса, номер счета бюджетного учета  по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале  операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета  с входящими и исходящими остатками  по каждому подотчетному лицу и в  целом по учреждению, которые переносятся  в Главную книгу.

При отражении сумм в иностранной  валюте в соответствующей строке графы "Наименование показателя" приводится запись: "В рублевом эквиваленте".

Заключение

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом бюджетном учреждении и весьма разнообразны. Расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

 

 

Практическая  часть

 

Пример 13

На балансе у бюджетной  организации числится автомобиль, приобретенный  за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и используемый для этой деятельности. Автомобиль попал в ДТП. Его первоначальная стоимость составляет 130 000 руб., сумма  начисленной амортизации к моменту  ДТП - 85 000 руб.

Страховое возмещение по результатам  оценки составило 115 000 руб. Оно поступило  на специальный счет, открытый в  территориальном органе Федерального казначейства для операций по предпринимательской  деятельности.

Согласно акту о ДТП, выданному  в ГИБДД, и справке независимого оценщика автомобиль ремонту не подлежит. Учреждение решило списать автомобиль, а взамен него купить новый. Приобретение основных средств было запланировано  в смете доходов и расходов учреждения в текущем году. Стоимость  нового автомобиля - 240 000 руб. (в том  числе НДС - 36 610,16 руб.) Недостающие 125 000 руб. учреждение заплатило за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Приносящая доход деятельность бюджетного учреждения подлежит обложению  НДС.

 

 

Отразить операции на счетах бухгалтерского учета

 

 

Содержание операции	Сумма Руб.	Бух. запись
		Дт	Кт
Начислено страховое возмещение	115 000	2 205 10 560	2 401 01 180
Поступили денежные средства от страховой  компании	115 000	2 201 01 510	2 205 10 660
Списана сумма начисленной амортизации  автомобиля	85 000	2 104 05 440	2 101 05 410
Списана остаточная стоимость автомобиля	45 000	2 401 01 172	2 101 05 410
Поступил автомобиль от поставщика по  счету-фактуре,  в  том  числе  НДС 18% - 36 610,16
на стоимость автомобиля	203389,84	2 106 01 310	2 302 19 730
на сумму начисленного НДС	36 610,16	2 210 01 830	2 302 19 730
Оплачено  поставщику  по  счету-фактуре  с  лицевого   счета учреждения по приносящей доход деятельности                 │	240 000	2 302 19 830	2 201 01 610
Принят к учету автомобиль	203389,84	2 101 05 310	2 106 01 410