Разработка алгоритма организации и проведения «горизонтального» аудита качества предприятия

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

Тульский государственный  университет

 

Кафедра   «Автоматизированные  станочные системы»

 

 

 

 

 

 

 

Контрольно-курсовая работа

по дисциплине

«Аудит систем менеджмента качества»

 

на тему:

«Разработка алгоритма организации и проведения «горизонтального» аудита качества предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тула 2007

 

1. Планирование аудита

«Горизонтальный аудит» – это аудит запланированных мероприятий по всем элементами системы качества, выполняемых в конкретном подразделении предприятия (например, в отделе главного технолога);

Схема планирования горизонтального  аудита системы качества показана на рис. 1.

 

Подразделения (службы) предприятия	Элементы системы качества
	1	2	3	…	…	n
1

Рис.1. Схема планирования горизонтального аудита системы качества

 

Формирование годового плана аудитов осуществляется исходя из:

• необходимости системного аудита всех подразделений, участвующих в работах по системе качества.
• необходимости подтверждения выполнения корректирующих действий, разработанных и реализованных по итогам предыдущих  аудитов,
• указаний высшего руководства предприятия,
• инициативных предложений руководителей подразделений.

Один из возможных  вариантов годового плана аудита показан в табл. 1.

Форма годового плана  внутренних аудитов системы качества

Таблица 1

№ пп	Объект аудита	Область аудита	Дата проведения аудита	Ф.И.О. главного аудитора	Ф.И.О.  аудиторов
1	2	3	4	5	6

 

Под объектом аудита, указанным в табл. 1, понимается одно или несколько подразделений предприятия, осуществляющих деятельность в системе качества в целом или по отдельной ее части. Объект аудита отвечает на вопрос: что подлежит аудиту?

Область аудита — документ или отдельный его раздел (пункт), устанавливающий требования к деятельности в системе качества в целом или в отдельной ее части. Область аудита отвечает на вопрос: на соответствие чему должен вестись аудит?

Годовой план аудитов  может корректироваться по решению  утвердившего его лица в случаях:

• внесения существенных изменений в систему качества, связанных со структурной перестройкой предприятия или повышением требований к выполняемым работам,
• введения новых процедур,
• поступления информации от потребителя или контролирующих внешних организаций о несоответствии качества продукции установленным требованиям,
• пожеланий потенциальных потребителей продукции предприятия.

На основе утвержденного  годового плана главные аудиторы и руководители включенных в план подразделений планируют проведение конкретных аудитов. Ответственность за организацию и контроль работ по проведению конкретных аудитов и выполнение годового плана несет руководитель службы (отдела) внутреннего аудита.

 

•  Подготовка аудита

Данная работа включает в себя:

• разработку программы аудита,
• распределение работ в аудиторской группе,
• обеспечение аудиторской группы необходимой документацией,
• информирование аудитируемого подразделения о предстоящем аудите.

Программа каждого конкретного  аудита готовится главным аудитором  и содержит:

• наименование объекта аудита (аудитируемого подразделения),
• область аудита (обозначение и код документа, на соответствие которому проводится аудит),
• цель и задачи аудита,
• дату начала и продолжительность аудита,
• список аудиторской группы,
• общий календарный график работ аудиторской группы,
• перечень документов, на соответствие которым проводится 
  аудит,
• список должностных лиц, которым должны быть направлены 
  копии отчета об аудите.

Любая программа аудита, сколь бы важного объекта она  не касалась, не исключает возможности ее корректировок, при необходимости — и по срокам проведения аудита.

В ходе подготовки программы  и при подготовке к проведению аудита главный аудитор информирует  руководителя аудитируемого подразделения  о цели, области и месте аудита, разрабатывает и согласовывает с ним общий календарный график работ аудиторской группы (возможная форма такого графика показана в табл. 2) и распределяет работы внутри аудиторской группы. На основе общего календарного графика каждый из аудиторов составляет индивидуальный календарный график. Программа аудита утверждается руководителем службы внутреннего аудита.

 

 

 

Форма общего календарного графика  работ аудиторской группы

Таблица 2

Объект- наименование аудитируемого подразделения	Область аудита	Место проведе-ния аудита	Дата
			вводного совещания	заключительного совещания	представления итогового отчета	представления справки о выполнении корректирующих действий
1	2	3	4	5	6	7

 

При подготовке к аудиту члены аудиторской группы должны быть обеспечены всеми необходимыми документами, к числу которых относятся:

• рабочие документы системы качества (Руководство по качеству, стандарт предприятия и др.), на соответствие требованиям которых проводится аудит,

• документы, облегчающие обследование объекта аудита (опросные листы, контрольные вопросники, бланки для записей в ходе наблюдений),

• формы, отражающие результаты аудита (форма для протоколирования несоответствий, форма индивидуального отчета).

При подготовке к аудиту подразделения его руководитель:

• информирует своих сотрудников о цели, области, месте, дате начала и продолжительности аудита,
• назначает ответственных лиц из числа персонала подразделения для сопровождения аудитора и разъясняет им их обязанности в ходе аудита,
• по запросу аудиторов предоставляет им необходимую информацию, подтверждающую соблюдение персоналом подразделения требований документации системы качества,
• сотрудничает с главным аудитором для достижения цели аудита.

 

• Осуществление аудита

На данной стадии работ  предусматриваются:

• проведение вводного совещания,
• обследование объекта аудита,
• составление заключения о результатах аудита,
• проведение заключительного совещания.

Вводное совещание с персоналом аудитируемого подразделения проводит главный аудитор. Это совещание необходимо для того, чтобы ознакомить персонал с методами аудиторской работы, установить официальные средства общения между членами аудиторской группы и сотрудниками аудитируемого подразделения, уточнить неясные детали аудита, сформировать позитивное отношение к аудиту. Протоколирует вводное совещание член аудиторской группы. Хорошо организованное и проведенное вводное совещание во многом определяет успех работы аудиторов.

Задачами обследования объекта аудита, независимо от его  вида и характера, являются:

• подтверждение наличия и доступности всех документов системы качества, обязательных для выполнения в данном подразделении,
• подтверждение соответствия деятельности подразделения и ее результатов запланированным в системе качества мероприятиям,
• подтверждение соответствия знаний и умений сотрудников подразделения установленным требованиям в области качества.

В ходе обследования объекта  главный аудитор, если это необходимо, вносит изменения в распределение  обязанностей между членами аудиторской  группы и может изменить сроки проведения аудита, если это целесообразно для оптимального достижения целей аудита с одобрения руководителя службы внутреннего аудита. В случае, если цель аудита оказывается недостижимой, главный аудитор ставит в известность об этом руководителя службы внутреннего аудита и руководителя аудитируемого подразделения.

В ходе обследования аудиторы фиксируют выявленные несоответствия. Решение о том, какие из них  должны быть представлены как значительные, принимает главный аудитор. Каждое из значительных несоответствий оформляется по установленной на предприятии форме отдельным протоколом. Информация о всех выявленных несоответствиях (как значительных, так и незначительных) доводится до сведения руководителя аудитируемого подразделения.

По окончании обследования главный аудитор организует и проводит заключительное совещание с целью доведения до сведения персонала результатов работы. На этом совещании аудиторская группа представляет свои наблюдения, сделанные в ходе обследования, в такой форме, чтобы персонал ясно представлял себе результаты ее работы. При этом главный аудитор знакомит персонал с результатами обследования в порядке их значимости. Он излагает выводы аудиторской группы относительно эффективности деятельности подразделения в рамках системы качества и приводит рекомендации по улучшению этой деятельности. Данные рекомендации не являются обязательными для подразделения (в конечном счете подразделение само определяет глубину, пути и способы улучшающих действий). Данные заключительного совещания протоколируются членом аудиторской группы и хранятся, как и данные вводного совещания, в деле об аудите.

Алгоритм организации  и проведения внутреннего аудита системы качества представлен на рис.2.

 

Рис.2. Алгоритм проведения внутреннего аудита качества

Рис.2. Продолжение

 

 

Рис.2. Окончание