Регистры Бухгалтерского учета

РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

1. Учетные  регистры и их классификация

 

Данные первичных  документов после их проверки (по форме  и содержанию) и принятия к учету  группируют и записывают в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называется учетными регистрами. Учетные регистры представляют собой таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках их образования и служащие для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости  от вида носителя информации учетные  регистры могут быть выполнены на бумажной и безбумажной основе.

Бумажные регистры подразделяются на карточки, сводные  листы, книги, машинные носители информации.

По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах:

1) параллельного размещения;

2) последовательного размещения;

3) комбинированного размещения.

Параллельный способ строения учетных регистров предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме односторонней таблицы, двусторонней или многографной.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров. На одном, как правило верхнем, уровне располагаются записи по дебету корреспондирующих счетов, а на втором – нижнем – уровне отражаются кредитовые записи.

По способу группировки учетные регистры делятся:

1) на хронологические; 2) систематические; 3) комбинированные.

По способу записи в учетные  регистры делят на ручной (карточки) или с использованием средств  автоматизации (любой учетный регистр  при необходимости).

Основные правила  ведения учетных регистров

 

1) записи в учетные регистры  должны производиться на основании  оформленных и проверенных документов;

2) каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна  быть отражена в учетных регистрах;

3) по окончанию записей на  каждом первичном документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен;

4) записи в учетные регистры  должны производиться своевременно;

5) содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

а) дата записи в учетный регистр;

б) номер и дата документа, на основании  которого произведена запись;

в) основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

г) номер счетов и позиций аналитического учета;

д) сумма.

 

2.2. Способы исправления ошибок  в учетных регистрах

Ошибки:

1) по наличию умысла (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны со злоупотреблениями, а неумышленные – возникают без злого умысла;

2) причинам возникновения  (утомление, небрежность, неисправность техники);

3) последствиям (локальные и транзитные). Локальные  ошибки – искажение информации  только в одном учетном регистре (например неправильно поставлена дата), а транзитные – если ошибка автоматически переходит через несколько учетных регистров (например искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе);

4) значимости (значимые  и незначимые). Значимые ошибки  влияют на принятие управленческих  решений. Незначимые ошибки не  могут повлиять на управленческие решения;

5) месту возникновения  (в тексте, в числах, в корреспонденции  счетов).

Обнаруженные  ошибки в документах, созданных вручную (заисключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:

1) корректурным;

2) дополнительной  записи;

3) сторнировочной  записи или «красное сторно».

 

2.3. Требования к хранению учетных  регистров

 

Учетные регистры подлежат передаче в архив. До передачи в архив организации учетные  регистры должны храниться в бухгалтерии  под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

не менее пяти лет.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.

 

3. Оборотно-сальдовые  ведомости, их контрольное значение

 

Для получения  сводных данных по счетам бухгалтерского учета и проверки тождественности синтетического и аналитического учета необходимо обобщить данные бухгалтерского учета. Такое обобщение обычно проводится в конце месяца путем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Оборотная ведомость  представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Оборотная ведомость  составляется на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту за месяц.

Оборотные ведомости  подразделяют: 1) на оборотные ведомости  по счетам синтетического учета; 2) оборотные  ведомости по счетам аналитического учета.

В оборотную  ведомость записываются все используемые в организации счета, при этом на каждый счет отводится одна строка. В этой ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счету показывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту счета и конечное сальдо.

 

4. Шахматные  ведомости, их контрольное значение

 

Для обобщения месячных итогов деятельности, кроме оборотно-сальдовых, могут применяться шахматные ведомости. Они представляют собой матрицу, по горизонтали и вертикали которой записываются номера синтетических счетов, используемых в организации. Из журнала регистрации хозяйственных операций в матрицу, в соответствии с корреспонденцией счетов, переносят суммы, которые отражаются на пересечении соответствующих строк и столбцов. По строке собирают дебетовые обороты, а в столбце – кредитовые. Подсчитывают итоги оборотов, определяют сальдо конечное: дебетовое записывают по строке, а кредитовое – по столбцу. В правом нижнем углу матрицы отражают итоговые суммы оборотов и сальдо начальное и конечное.