Документ (с лат. - доказательство,
свидетельство), а документация - это совокупность
документов, с помощью которых оформляют
хозяйственные операции в организациях.
Значение документации в бухгалтерском
учёте.
Основными законами, стоящими
перед бухгалтерской службой любой организации,
являются:
· Формирование полной и достоверной
информации о хозяйственных процессах
и финансовых результатах деятельности
организации, необходимой для оперативного
управления, а также для её использования
инвесторами, кредиторами, налоговыми
и финансовыми органами, банками и иными
заинтересованными лицами;
· Обеспечение контроля за наличием
и движением имущества, использования
материальных, трудовых и финансовых ресурсов
в соответствии с утверждёнными нормами,
нормативами и сметами;
· Своевременное предупреждение
негативных явлений в финансово-хозяйственной
деятельности, выявление и мобилизация
внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую
зависит от полноты и своевременности
отражения на счетах бухгалтерского учёта
хозяйственных операций, осуществляемых
организацией в процессе своей деятельности,
что в свою очередь является следствием
документального оформления совершённых
операций. От правильности его выполнения
зависит достоверность учётной информации,
предоставляемой бухгалтерией организации
её пользователям. Поэтому в организациях
процессу документирования хозяйственных
операций должно уделяться большое внимание
со стороны не только работников бухгалтерских
служб, но и работников других структурных
подразделений, так как эффективность
ведения бухгалтерского учёта в организациях
зависит от правильной организации работы
с документами, являющимися письменным
подтверждением факта совершения хозяйственных
операций (их юридическая доказательность).
Документ является основой
для бухгалтерских записей в регистре
и может использоваться в качестве доказательств
при спорах возникающих между организациями,
а также юридическими и физическими лицами,
их также используют органы суда и арбитража.
Если в организации не создана
система организации и ведения первичного
учёта, то не будет эффективно работать
система управления при принятии необходимых
управленческих решений.
Что касается документирования
хозяйственных операций с точки зрения
действующего законодательства, то согласно
статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96
№129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все
хозяйственные операции должны отражаться
в учёте на основании оправдательных документов.
При этом первичные учётные документы
могут быть приняты к учёту только в том
случае, если они составлены по формам,
содержащимся в альбомах унифицированных
форм первичной документации. Таким образом,
очевиден один из основных принципов ведения
бухгалтерского учёта - хозяйственная
операция, не оформленная надлежащим образом,
как правовое экономическое событие места
не имеет (нет объекта бухгалтерского
учёта).
Кроме того, следует обратить
внимание на то обстоятельство, что налоговые
органы вправе привлекать к административной
ответственности должностных лиц организации,
виновных в ведении бухгалтерского учёта
с нарушением установленного законом
порядка.
Каждый документ должен содержать
общие показатели. Эти показатели называют
реквизитами, и они обязательны при составлении
любого документа.
Реквизиты, обязательные для
составления любого документа:
Название документа;
Дата составления документа;
Номер;
Содержание хозяйственной операции;
Основание для её совершения;
Измерители;
Подписи ответственных лиц.
Установленный перечень и порядок
расположения реквизитов в документе
образуют его форму. Формы документов
стандартны по размерам.
Кроме обязательных реквизитов
принимаются и дополнительные. Дополнительные
- уточняют или дополняют содержание операции
Требования, предъявляемые
к первичным учётным документам
Основанием для отражения информации
о совершаемых хозяйственных операциях
в регистрах бухгалтерского учёта являются
первичные документы. Они фиксируют факт
совершения хозяйственной операции. К
основным требованиям, предъявляемым
к первичной учётной документации, относятся:
· К учёту принимаются только
те документы, которые составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной документации. В процессе
осуществления финансово-хозяйственной
деятельности для оформления совершённых
хозяйственных операций организациям
необходимо применять типовые межведомственные
формы первичных документов, утверждённые
государственным комитетом Российской
Федерации по статистике в установленном
порядке. При необходимости организациям
дано право самостоятельно разрабатывать
отдельные формы первичных документов
и учётных регистров. Кроме того, допускается
внесение в действующие формы изменений,
детализирующих и уточняющих их, а также
дополняющих реквизиты форм при условии
сохранения основных реквизитов без изменений;
· Первичные документы должны
быть составлены в момент совершения операции,
в исключительных случаях - непосредственно
после её окончания;
· Исправления, имеющиеся в
первичной документации, должны быть подтверждены
подписями лиц, подписавших этот документ,
с указанием даты внесения исправления.
Все записи в документах производятся
чётко, разборчиво, чернилами или с применением
оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских
и кассовых книгах никакие исправления
не допускаются. Ошибочные записи в других
документах зачёркивают аккуратно, чтобы
было видно зачёркнутое, а сверху надписывается
правильный текст или сумма.
Вопрос 12. Организация
бухгалтерской службы на предприятии
Ответственность за организацию
бухгалтерского сопровождения и соблюдение
законодательства при выполнении хозяйственных
операций несет непосредственно руководитель
организации. Осуществляя постановку
бухгалтерского учета, руководитель организации
самостоятельно может установить организационную
форму бухгалтерской работы, исходя из
вида организации и конкретных условий
хозяйствования.
Это означает, что в зависимости
от объема учетной работы руководитель
может: вести учет лично;
доверить ведение бухгалтерского
учета бухгалтеру-специалисту или специализированной
организации;
ввести в штат должность бухгалтера;
учредить бухгалтерскую службу
во главе с главным бухгалтером.
В случае значительного объема
учетной работы и при наличии трех и более
бухгалтеров на предприятии учреждается
структурное подразделение — бухгалтерская
служба. По организационной форме бухгалтерия
может находиться в составе экономической
службы предприятия и возглавляться финансовым
директором, или может быть также самостоятельным
подразделением.
Задача осуществления учета
в минимальные сроки и с высоким качеством
влияет на распределение участков учета
между работниками бухгалтерии и зависит
от условий организации производства
и от степени оснащенности средствами
автоматизации. Работники бухгалтерии
могут подчиняться непосредственно главному
бухгалтеру либо его заместителю, или
бухгалтерская служба может состоять
из отделов (групп), возглавляемых начальниками
(старшими бухгалтерами).
К главным задачам, стоящим
перед службой бухгалтерского обслуживания
предприятия, относятся следующие задачи:
предоставлять полную и достоверную
информацию руководству о финансовом
состоянии предприятия, о неблагоприятных
ситуациях в сфере материальных поставок
и договорных отношений, а также о дефиците
денежных средств;
регулировать и осуществлять
расчетные взаимоотношения с кредиторами
и дебиторами, а также с сотрудниками предприятия
по оплате труда и средствам, выданным
под отчет;
контролировать работу материально
ответственных лиц;
отвечать осуществление своевременное
выполнение предприятием своих обязательств
по расчетам с бюджетом и внебюджетными
фондами в полном объеме;
отвечать четкость и полноту
операций по безналичному и наличному
денежному обороту организации;
представлять в срок в контролирующие
органы бухгалтерскую, финансовую и налоговую
отчетность организации.
Деятельность бухгалтерской
службы предприятия должна строиться
на основании «Положения о бухгалтерии»,
которое составляется главным бухгалтером
и утверждается руководителем организации.
При вступлении в должность
главному бухгалтеру в первую очередь
необходимо ознакомиться с «Положением
о бухгалтерии», а при его отсутствии —
составить такой документ. Он должен включать
следующие разделы: общие положения; цели,
задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии;
права и обязанности работников; взаимоотношения
с другими структурными подразделениями
организации; организация работы.
В разделе «Общие положения»
указывается организационная форма ведения
бухучета, которая выбирается руководителем
организации в зависимости от объема учетной
работы.
В Положении могут быть закреплены
основные квалификационные требования
предъявляемые к главному бухгалтеру
(например, на должность главного бухгалтера
может быть принят специалист с опытом
работы в бухгалтерии не менее пяти лет,
имеющий высшее экономическое образование
и аттестат профессионального бухгалтера).
Главный бухгалтер должен обоснованно
определить количество работников бухгалтерии
и степень их квалификации, для чего разрабатываются
должностные инструкции.
Должностные инструкции составляются
для каждого работника бухгалтерской
службы в целях разграничения полномочий
работников, определения их прав и обязанностей.
В должностной инструкции необходимо
указать, какие документы получает работник
для обработки, кому он их в дальнейшем
передает, какие документы он имеет право
подписывать. Закрепление за работниками
участков бухгалтерского учета позволяет
избежать дублирования или неотражения
отдельных хозяйственных операций.