Составление номенклатуры дел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Составление номенклатуры дел

 

3.1. Цели создания

После рассмотрения арбитражные и  административные дела определенное время  хранятся в судебных инстанциях. Для  того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация арбитражных и административных дел.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»⁴.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков арбитражных и административных дел, заводимых в судебных составах и подразделениях судебной инстанции, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, учета, систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел - это многофункциональный  документ, используемый для разных целей.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные  массивы всех структурных подразделений и должностных лиц судебных инстанцийбез исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку  исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и  индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом  в текущей работе с документами;

- является единственным средством  учета переходящих дел, т. е.  дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- становится учетно-справочной  системой для последующего поиска  дел со сроками хранения до 10 лет включительно⁵.

Номенклатура дел один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых  и создаваемых в процессе судопроизводства;

- раздельная группировка в дела  документов постоянного и временного  сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка  заголовка дела, которая полностью  отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствии  со степенью важности и сроком  хранения документации.

 

 

 

 

 

3.2. Оформление номенклатуры  дел

Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами  работы ведомственных архивов, утвержденных Главархивом СССР 05.09.85 № 263, и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Рассмотрим порядок  оформления номенклатуры на примере  арбитражных дел. Следует отметить, что в отношении административных дел существует сходных порядок оформления номенклатуры дел.

В номенклатуру арбитражных дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы арбитражного суда.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции формируется в соответствии со структурой ее аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений и судебных составов.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции на предстоящий календарный год составляется сотрудником архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур арбитражных дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года. Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции согласовывается экспертной комиссией судебной инстанции с экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России не реже 1 раза в 5 лет. Экспертная комиссия утверждается председателем судебной инстанции не позднее декабря текущего года.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

Из утвержденной сводной  номенклатуры арбитражных дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

Рис. 4 – Форма сводной номенклатуры дел⁶

Графы сводной номенклатуры арбитражных дел судебной инстанции, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются  индексы каждого арбитражного дела, включенного в номенклатуру. Индекс арбитражного дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: ОД-06,

где: ОД - индекс отдела делопроизводства;

06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графе 2 указываются  заголовки дел (томов, частей).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения арбитражных дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых  не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается центральной  экспертной комиссией арбитражного суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России.

В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах и т.д.

По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, делопроизводители судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании  собранных итоговых записей сотрудник архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

 

Заключение

 

Рассмотрев все пункты плана можно сделать следующие выводы.

В судебном делопроизводстве под учетом судебных дел понимается комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении дел, а также их сохранности.

Существо учета арбитражных и административных дел заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Важной составляющей учета арбитражных и административных дел в судебных инстанциях является номенклатура дел, под которой понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в судебной инстанции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности судебной инстанции. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой судебной инстанции, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») [Текст]. – М.: Издательство стандартов, 2003 – 74 с.

2. Приказ ВАС РФ от 25.03.2004 № 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)») [Текст] // ПС «Консультант Плюс»

3. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2004. - № 246.

4. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

5. Делопроизводство: организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 312 с.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы [Текст] / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: Проспект, 2005. - 456 с.

¹ См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

² Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

³ См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

⁴ См.: Делопроизводство: организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – С. 209.

⁵ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы [Текст] / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: Проспект, 2005. – С. 169.

⁶ См.: Приказ ВАС РФ от 25.03.2004 № 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)») [Текст] // ПС «Консультант Плюс».