Технологические изменения в области коммуникативных функций

Департамент образования  города Москвы

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОДА МОСКВЫ

Технологический колледж №34

 

 

 

 

Реферат на тему:

«Технологические изменения в области коммуникативных функций»

по дисциплине: «Организация секретарского обслуживания»

 

 

 

 

 

 

 

Студентки группы 02=01 ДО

Марковой  Евгении

 

 

 

 

 

 

Москва,2012

Согласно исследованиям РФ руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что  руководитель занимается этим, чтобы  реализовать свои роли в межличностных  отношениях, информационном обмене и  процессах принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Противоречия коммуникаций состоит  в том, что некоторые исследователи  не осознавали всю важность роли коммуникаций в организации, но принимали весьма не малое участие в распространении  информации. Отсюда вытекает проблема, что коммуникации в организациях не воспринимают всерьез как отдельный  и важный аспект научного исследования.

Но один из первых теоретиков организационного поведения и, по крайней мере, одним  из наиболее известных авторов, кто  серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, был Ч. Бернард. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Объект - коммуникации в организации.

Предмет - управление коммуникациями в организации

Цель - изучить теоретические  основы управления коммуникациями в  организации.

Для достижения цели нами определены следующие задачи:

1. Проанализировать литературу  по проблеме исследования

2.Описать особенности  коммуникаций в организации

3. Раскрыть технологии  управления коммуникациями в  организации

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИЯ КАК  ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ

1.1 Сущность коммуникаций

Коммуникация - это необходимое  и всеобщие условие жизнедеятельности  человека и одна из фундаментальных  основ существования общества. Общество - не столько совокупность индивидов, сколько те связи и отношения, в которых данные индивиды находятся  друг с другом. Во многом именно этим и объясняется столь пристальный  интерес к коммуникации со стороны  представителей самых разных научных  направлений, и, в первую очередь, обществоведов. История общественной мысли свидетельствует, что философы и социологи, лингвисты  и журналисты всегда, в той или  иной мере, обращались к проблемам  человеческого общения.

С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, наших отечественных  ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и  др., термин коммуникация получил широкое  распространение в самых разных отраслях науки и стал едва ли не самым многозначным. Можно с уверенностью сказать, что сегодня таких определений существует на порядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации - это обмен  информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит  их до сотрудников организации.

Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация, которая  представляет собой общение людей  в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информации. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью. Но обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

В ходе обмена обе стороны  играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы  обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов  его деятельности. Обмен информацией  происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее.

Таким образом, эффективная  межличностная коммуникация важна  для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач  строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный  с другим подчиненным) в рамках различных  событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью двусмысленностью. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс - это процесс передачи информации от одного человека к другому или  между группами людей по разным каналам  и при помощи различных коммуникативных  средств (вербальных, невербальных и  др.).

Основная цель коммуникационного  процесса - обеспечение понимания  информации, являющейся предметом общения, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности  общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс  обмена информацией и условия  его эффективности, следует иметь  представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или  большее число людей.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента:

1) Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

2) Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3) Канал, средство передачи  информации.

4) Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

Зарождение идея.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  значимую идею или сообщение следует  сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией  обрываются на этом первом этапе, поскольку  отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит  Дэвис подчеркивает важность данного  этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или  от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа - «не начинайте говорить, не начав думать».

Этот пример показывает также  связь между восприятием и  коммуникацией. У руководителя, который  считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную  тему по существу. Управляющий, который  воспринимает подчинённых как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.  

Технологические изменения  в области коммуникативных функций.

При выборе необходимых средств  оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда.

При выборе конкретного образца  оснащения необходимо учитывать  характер выполняемых операций, объем  и трудоемкость работ, служебные  взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Хорошим помощником секретаря  при планировании рабочего дня может  служить ПК. На рынке программных  продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют  в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными  среди них являются информационные системы Lotus Organizer и Outlook.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой  доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера. Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб.

Копиры

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат не включен, включите его и дайте  время на его прогрев. В зависимости  от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 - 2 минут.

Почти все ксероксы позволяют  изготовить копию увеличенного или  уменьшенного размера. Увеличение и  уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных  величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Устройство для уничтожение бумаг.

Важное место в комплексе  мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров  и т. д., при утилизации которых  требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные  устройства для уничтожения бумаг  -шредеры.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

автоматически дозвонится по нужному номеру;

автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;

упростит и ускорит  дозванивание до абонента в другом городе;

автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

попросит абонента перезвонить  по указанному вами номеру;

запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

запомнит время и дату звонка;

покажет продолжительность  разговора;

содержит в памяти необходимые  вам номера телефонов (в записной книжке);

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

8 будильников напомнят  о необходимости позвонить по  указанному телефону и сами  произведут набор номера;