Технология эффективной автоматизации бухучета

Расценки и порядок определения  стоимости услуг по автоматизации  бухгалтерского и управленческого  учета. Порядок определения стоимости  услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации  того или иного клиента сильно  зависит от множества условий,  присущих данному конкретному  предприятию, таких, как объем  хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих  учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента. 2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи". Расценки на услуги, скорее всего, должны быть полдневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае если имеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять"; клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента. После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава III.  Сравнительный  анализ автоматизированных программ бухгалтерской  обработки данных на материалах ФГУП “АМНГР”. 

3.1. Методика и специфика расчета экономической эффективности проекта.

 В данной главе будет рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности проекта, а также статистика использования автоматизированных бухгалтерских программ и ценах на них. Также предложены программы для использования в потребкооперации и их возможности для улучшения бухгалтерского учета.

Анализируемое предприятие  - ФГУП “Артикморнефтегазразведка”, которое является федеральным государственным унитарным предприятием. Образовано в 1979году с целью разведки и освоения нефтегазовых ресурсов на континентальном шельфе Арктических морей. ФГУП «Арктикморнефтегазразведка» проводит поисково-разведочные работы на нефть и газ, выполняет аналитические исследования керна, нефти, газа, воды, проводит геохимические исследования пород и пластовых флюидов. Важным направлением деятельности предприятия является оказание услуг сторонним организациям и работа с зарубежными компаниями.

Результатом  20-летнего этапа  работы  ФГУП «Арктикморнефтегазразведка»  стали открытия 15 месторождений нефти и газа, в том числе уникальные газоконденсатные Штокмановское, Ледовое в центральной части Баренцева моря; Поморское, Каменномысское, Северо-Каменномысское, Приразломное, Варандей – море и Медынское – море в Печорском бассейне; Русановское, Ленинградское в южной части Карского моря.

В акваториях Балтийского, Баренцева  и Карского морей пробурено и  испытано более 55 скважин общим объемом  бурения свыше 150 тысяч метров. В  целом прирост промышленных запасов  за годы проведения геологоразведочных работ составил по газу более 3000 млрд.  куб. м, по нефти – 180 млн. т, по конденсату – 32 млн. т. Результаты проведенных поисково-разведочных работ свидетельствуют, что на Арктических шельфах открыта новая крупная сырьевая база России. Геолого-экономическая эффективность проведенных геологоразведочных работ весьма высока и не уступает лучшим мировым показателям.   

Предприятием создана развитая береговая инфраструктура, обеспечивающая бесперебойное материально –  техническое снабжение морских  платформ, основного и вспомогательного флота, насчитывающего сегодня 28 единиц, в том числе две самоподъемные буровые платформы и буровое судно. На предприятии работает свыше 1500 человек.

Структура предприятия обеспечивает выполнение полного комплекса морского геологоразведочного бурения скважин при поиске нефтяных и газовых месторождений, включающего проектирование и строительство скважин, разработку и комплексное обустройство месторождений. Обработка и интерпретация полученных материалов также проводится специалистами предприятия с привлечением ведущих российских и зарубежных научных организаций, с которыми ФГУП «Арктикморнефтегазразведка» имеет давние деловые отношения.

     Источниками формирования  имущества предприятия являются:

- имущество, переданное предприятию по решению федерального органа власти;

-   по управлению государственным имуществом;

прибыль, полученная в результате хозяйственной деятельности;

-     заемные средства, в том числе кредиты банков и других кредитных      организаций;

-   амортизационные отчисления;

-   капитальные вложения и дотации из бюджета;

-  целевое бюджетное финансирование;

- дивиденды (доходы), поступающие от хозяйственных обществ и              товариществ, в  уставных капиталах которых участвует предприятие;

-    добровольные взносы (пожертвования) организаций и граждан;

иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

Предприятие имеет право продавать  принадлежащее ему недвижимое имущество, сдавать его в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных обществ и товариществ или иным способом распоряжаться этим имуществом только с согласия федерального органа по управлению государственным имуществом.

Предприятие самостоятельно распоряжается  результатами производственной деятельности, выпускаемой продукцией, полученной чистой прибылью, оставшейся в  его распоряжении после уплаты установленных законодательством налогов и других обязательных платежей и перечислений в федеральный бюджет части прибыли от использования имущества предприятия.

     Величина прибыли,  подлежащая перечислению в федеральный  бюджет, определяется ежегодно Минэнерго  России по итогам финансово  – хозяйственной деятельности  предприятия.

Остающаяся часть чистой прибыли  используется предприятием в установленном порядке, в том числе на:

- внедрение, освоений новой техники и технологий, мероприятия по охране труда и окружающей среды;

- создание фондов предприятия, в том числе предназначенных для покрытия убытков;

- развитие и расширение финансово – хозяйственной деятельности предприятия, пополнений оборотных средств;

-   строительство, реконструкцию, обновление основных фондов;

-  проведение научно – исследовательских, опытно – конструкторских работ, -  изучение коньюктуры рынка, потребительского спроса, маркетинг;

- покупку иностранной валюты, других валютных и материальных ценностей, ценных бумаг;

-    рекламу продукции и услуг предприятия;

-  приобретение и строительство жилья (долевое участие) для работников предприятия нуждающихся в улучшении жилищных условий в соответствии с законодательством РФ.

- материальное стимулирование, обучение и повышение квалификации работников предприятия.

В обязанности предприятия  входит:

- выполняет утвержденные в установленном порядке основные экономические показатели;

-    возмещать ущерб, причиненный нерациональным использованием земли и других природных ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением правил безопасности производства, санитарно – гигиенических норм и требований по защите здоровья работников, населения и потребителей продукции и др.;

- обеспечивать своевременно и в полном объеме выплату работникам заработной платы и иных выплат, проводить индексацию заработной платы в соответствии с действующим законодательством РФ;

-   обеспечивать работникам безопасные условия труда;

-   обеспечивать гарантированные условия труда и меры социальной защиты своих работников;

-   осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов финансово – хозяйственной деятельности и иной деятельности, вести статистическую отчетность, отчитываться о результатах деятельности и использовании имущества с предоставлением отчетов в порядке и сроки, установленные законодательством РФ;

- ежегодно проводить аудиторские проверки в случаях, когда такие проверки предусмотрены Правительством Российской Федерации или учредителя;

- предоставлять государственным органам информацию в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ.

ФГУП ”АМНГР” использует для автоматизации ведения бухгалтерского учета программу 1С: Предприятие 7.7. Предприятие использует данную бухгалтерскую программу 1С: Бухгалтерия – более 10 лет.

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической  эффективности проекта.

В основе описания экономической эффективности  лежат сопоставление существующего  в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую  использовал бы бухгалтер, если не было бы автоматизированного решения  задачи.

Бухгалтер должен был бы брать накладные и счет-фактуры в отделе выписки, закупок и сбыта, и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу “1С-Бухгалтерия 7.7”. Штат рассматриваемой  фирмы ФГУП “АМНГР” большой, занимает значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется за несколько минут.

 Эффективность - одно из наиболее  общих экономических понятий  ,не имеющих пока, по-видимому, единого  общепризнанного определения. Это  одна из возможных характеристик  качества системы, а именно  её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

  В дальнейшем будем понимать  под экономической эффективностью  меру соотношения затрат и  результатов функционирования.

        Экономическая  эффективность проекта складывается  из двух составляющих:

-косвенный эффект

-прямой эффект

    Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением      большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

Прямой эффект характеризуется  снижением трудовых и стоимостных показателей.

        К трудовым  показателям относятся следующие:

        1. абсолютное  снижение трудовых затрат(D Т)

                                                              DТ=T-T

 Где Т-трудовые затраты на  обработку информации по базовому  варианту;

Т-трудовые затраты на обработку  информации по предлагаемому варианту;

2. коэффициент относительного снижения  трудовых затрат(К)

                                           К=DТ/Т *100%

3. индекс снижения трудовых затрат  или повышение производительности труда(Y):

                                                            Y=T/T

 Все показатели будут рассчитаны  в следующем пункте.

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в базовом  варианте и на разработку программы  автоматизации. Трудовые и стоимостные затраты при базовом и проектном варианте представлены в таблицах 1 и 2⁶.

Объем работы измеряется количеством  записей, которые должен внести в  базу бухгалтер. Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждой накладной в данной операции. В нашем случае – это ввод накладных и счетов-фактур каждый день.

Норма выработки показывает сколько  записей может внести расчетчик, если будет вносить данные вручную. Такие небольшие цифры обусловлены  тем, что нужно затрачивать время  не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную корректировку.

Трудоемкость определяется путем  деления графы 4 (объем работы) на графу 5 (норма выработки).