Требования к документированию при проведении аудита с помощью компьютеров

Современный аудит тесно  связан с информационными технологиями, так как именно системы автоматизации  позволяют аудитору применять для  анализа базы учетных данных экономического субъекта эффективные методы современных  информационных технологий, а экономическому субъекту на практике реализовать рекомендации, предложенные аудиторскими компаниями.

Аудиторские организации  используют современные информационные технологии для проведения проверок, формирования аудиторской документации. Под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Рабочие документы используются:

• при планировании и проведении аудита;
• при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;
• для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Аудитор должен составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой  для обеспечения общего понимания  аудита.

В рабочих документах должна быть отражена информация о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение, вместе с выводами аудитора по ним. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимую аргументацию.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной аудиторской проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Отражение  в составе документации каждого  рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса  не является необходимым. Вместе с тем объем документации аудиторской проверки должен быть таков, чтобы в случае, если возникнет необходимость передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому заданию, новый аудитор смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) понять проделанную работу и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Форма и содержание рабочих  документов определяются такими факторами, как: характер аудиторского задания; требования, предъявляемые к аудиторскому заключению; характер и сложность деятельности аудируемого лица; характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица; необходимость давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу; конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы  таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам  каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения  эффективности подготовки и проверки рабочих документов рекомендуется  разработать в аудиторской организации  типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения  и т.п.). Такая стандартизация документирования облегчает поручение работы подчиненным и одновременно позволяет надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.

Для повышения эффективности  аудита допускается использовать в  ходе проверки графики, аналитическую  и иную документацию, подготовленные аудируемым лицом. В этих случаях аудитор обязан убедиться в том, что такие материалы подготовлены надлежащим образом.

Рабочие документы могут  быть представлены в виде данных, зафиксированных  на бумаге, фотопленке, в электронном  виде или в другой форме. Рабочие документы, формирующиеся в процессе аудита в условиях системы КОД, существенно отличающиеся от обычных рабочих документов, могут храниться в аудиторской организации обособленно в архиве аудиторских файлов на машинных носителях. В ходе аудита должны документироваться основные аспекты проведенной работы, сделанные выводы и другие существенные вопросы, имеющие значение для подготовки аудиторского заключения, а также для доказательства качественного проведения аудита. Рабочая документация аудита должна быть достаточно полной и убедительной, чтобы служить подтверждением правильности того или иного мнения аудиторской организации о бухгалтерской отчетности экономического субъекта

В соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудит в  условиях компьютерной обработки данных»  КОД – обработка экономической  информации с помощью компьютерной техники. У субъекта могут использоваться собственные компьютеры или компьютерную обработку по договору ведет третья сторона. КОД может охватывать все  аспекты хозяйственной деятельности или могут быть автоматизированы отдельные участи учета.

Источниками получения аудиторских  доказательств при проведении аудиторских процедур являются данные, подготовленные с системы КОД экономического субъекта в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета экономического субъекта. Аудитор имеет возможность применять их, их копии, в т.ч. фотокопии, в качестве рабочей документации аудита, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы аудитора непосредственно с системы КОД экономического субъекта (без вывода данных на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора аудиторских доказательств, составляется аудитором самостоятельно.

Система КОД согласно данного стандарта аудиторской деятельности считается достаточно сложной, если компьютер выполняет взаимосвязанные вычисления в отношении формирования финансовой информации и автоматически делает бухгалтерские проводки.

В зависимости от уровня сложности применяемой экономическим  субъектом системы компьютерной обработки данных, аудиторы предварительно намечают ключевые параметры проверки, прежде всего масштаб и график работ. При этом следует иметь ввиду, что с использованием автоматизированных средств появляется невозможность полного разделения ответственности и полномочий в среде компьютерной обработки данных и, как следствие, потенциальная опасность с одной стороны, манипуляции данными, а с другой стороны – риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. В условиях сетевой технологии компьютерной обработки аудиторской информации рабочие документы должны иметь четкий регламент доступа.

Документирование при проведении аудита в условиях использования системы КОД должно отвечать следующим требованиям:

1. При проведении аудита с использованием системы КОД сохраняются цель и основные элементы методологии аудита, что обеспечивается соблюдением аудиторской фирмой стандартов аудита.
2. В аудиторской организации целесообразно иметь внутрифирменные стандарты, регламентирующие применение компьютеров при проведении аудита на этапах: планирования; проведения аудита, включая сбор и отражение аудиторских доказательств; подготовки отчета аудитора.
3. В условиях использования экономическим субъектом системы КОД повышается эффективность и надежность такой аудиторской процедуры, как проверка арифметических расчетов, при которой аудитору необходимо убедиться в том, что:

• регистры учета, формируемые системой КОД, соответствуют данным первичного учета (наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни);

• отсутствуют несанкционированные изменения программного обеспечения (изменения, вносимые в программное обеспечение экономическим субъектом в связи с изменением хозяйственного или налогового законодательства, должны быть документированы и, как правило, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения)

Аудиторская организация в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности №2 «Документирование аудита» должна обеспечить сохранность аудиторских файлов на машинных носителях, их формирование и сдачу в архив. Системы идентификации рабочих документов в аудиторском файле на машинном носителе устанавливается аудиторской организацией. Целесообразно хранить аудиторские файлы по каждому экономическому субъекту аудиторской организации на отдельном машинном носителе.

Таким образом, в условиях компьютерной обработки данных аудит имеет как положительные моменты, так и отрицательные. С одной стороны, с аудитора снимается часть нагрузки, которую берут на себя компьютеры, а с другой, появляются новые риски и проблемы, связанные с использованием информационных технологий.