Учет денежной наличности в кассе, денежных документов и переводов в пути

- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства";

- по строке "Принято  от" указывается, от кого приняты  денежные средства;

Суммы проставляется  цифрами и прописью.

Все остальные указанные  на бланке реквизиты приходного кассового  ордера также заполняются в обязательном порядке.

Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и  квитанции, квитанцию заверяет печатью  и выдает лицу, сдавшему деньги, или  прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). Приходный кассовый ордер остается в кассе. Приходный ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма КО-3), предназначенный для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер принимают к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению.

Наличные деньги выдают из кассы на основании расходных  кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением  всех указанных на бланке реквизитов:

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Сумма проставляется  цифрами в рамке в верхней  части документа и прописью в  строке «Сумма».

На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна  случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных  к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).

Расходный кассовый ордер  составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров, и  передают кассиру. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных  ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.

При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный  кассовый ордер наименование и номер  документа удостоверяющего личность, кем и когда выдан.

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Получатель чернилами или шариковой ручкой в строке «Получил» записывает полученную сумму, ставит дату получения и подпись.

Все поступления и  выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф. КО- 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано - листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

При ведении кассовой книги не допускаются подчистки  и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.

Разрешено автоматизировать ведение кассовой книги, при условии, что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и имеют все реквизиты  кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера. В свою очередь  банки должны систематически проверять  соблюдение организациями порядка  ведения кассовых операций.

Основные хозяйственные  операции по счету 50 «Касса»:

В кассу поступила выручка от продажи товаров:

Дебет сч. 50 «касса»

Кредит сч. 90.1 «выручка»

В кассу поступили  паевые взносы пайщиков:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 80.2 «Паевой фонд»

В кассу поступил платеж за товары, проданные в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»

В кассу поступили  проценты за товары отпущенные в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

В кассу поступили  деньги в погашения недостачи  товаров:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Оплаченные наличными  деньгами путевки в санатории  отражаются бухгалтерской записью:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч. 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

Кредит сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;

Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

При выдаче путевок персоналу  бесплатно или с частичной  оплатой делают запись:

Дебет сч. 50. «Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником,

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией.

Кредит сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».

Из кассы выплачена заработная плата работникам:

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 50 «касса»

Из кассы выдано пособие  на рождение ребенка:

Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию»

Кредит сч. 50 «Касса»

Из кассы выплатили материальную помощь работнику:

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль»

Кредит сч. 50 «Касса»

Из кассы выданы деньги в под отчет на командировку:

Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса»

Из кассы сданы деньги на расчетный счет:

Дебет сч. 51 «расчетный счет»

Кредит сч. 50 «Касса»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Учет денежных документов

 

 

          Как правило, к денежным документам относятся почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные билеты для командируемых сотрудников, оплаченные путевки, талоны на бензин, телефонные и интернет-карты и т.д. К денежным документам не относятся:

-документы на нематериальные  активы (их учитывают на счете  04);

-ценные бумаги (учитываются на  счете 58);

-бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

-выкупленные у акционеров акции  (счет 81).

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой  отчетности, порядок их хранения и  использования определяются руководителем  организации.

Поскольку денежные документы хранятся в кассе организации, при их поступлении и выбытии выписываются приходный и расходный кассовые ордера. Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому организация может разработать их самостоятельно и утвердить приказом руководителя.

Денежные документы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение.

Бухгалтерский учет денежных документов ведется на специальном субсчете 50-3 "Денежные документы".

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим  образом:

- принятие на учет  денежных документов, приобретенных  за  наличный и безналичный  расчет, - Д-т 50-3, К-т 71, 50, 76;

- выдача денежных документов  подотчетным лицам (авиабилеты, проездные  билеты) - Д-т 71, К-т 50-3;

- денежные документы  выданы работникам организации (путевки) - Д-т 73, К-т 50-3. Если работникам выдаются путевки бесплатно - Д-т 91, К-т 50-3;

- использование денежных  документов при отправке корреспонденции  (почтовые марки) - Д-т 26, К-т 50-3;

- передача денежных  документов филиалам или другим внутренним подразделениям - Д-т 79, К-т 50-3;

- при проведении инвентаризации  денежных документов выявлена  недостача - Д-т 94, К-т 50-3.

и выдача бланков строгой  отчетности могут производиться  по приходным и расходным кассовым ордерам.

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.) предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности". Учет бланков строгой отчетности осуществляется в условной оценке.

В учете затраты на приобретение (изготовление) бланков  строгой отчетности отражаются записью: Д-т 26, К-т 76, 60. Одновременно бланки принимаются  на забалансовый счет: Д-т 006. При выбытии бланков строгой отчетности осуществляется их списание с забалансового счета: К-т 006.

Не все путевки надо учитывать на субсчете 50-3. На этом счете  не отражаются путевки, полученные в  отделении Фонда социального  страхования. Они учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Также на счете 50-3 не учитываются  путевки собственных санаториев и домов отдыха, принадлежащих  фирме. Затраты на них отражаются на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". При реализации санаториями путевок их фактическая себестоимость списывается с кредита счета 29 в дебет счета 90 "Продажи". Полученные бланки путевок фирма будет учитывать на за-балансовом счете 006 до момента продажи.

Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Инвентаризация  денежных средств в кассе

 

 

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным  пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что  дает возможность определить недостачу  или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. При смене материально ответственных лиц акт составляется в 3-х экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются.

Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (дебет  счета 50, кредит счета 80 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо: дебет счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 84) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).