Учет кассовых операций и денежных документов

Учет кассовых операций и  денежных документов.

 

На основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О  Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696, ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873) настоящее Положение определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения.

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ (9).

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты  по своим обязательствам с другими  организациями, как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в  соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу и вести  Кассовую книгу по установленной  форме.

Прием наличных денег организациями  при осуществлении расчетов с  населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются  на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено  на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно  хранить небольшие денежные суммы  в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе  допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты  заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах  Крайнего Севера - 5 дней).

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые  межведомственные формы первичных  документов и учетных регистров:

Приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)

Применяется для оформления поступления наличных денег в  кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому  ордеру подписывается главным бухгалтером  или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма N КО-3) и  выдается на руки сдавшему деньги, а  приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной  операции;

по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая  записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".

В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров  и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".

 Расходный кассовый  ордер (ф. N КО-2) ,

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации  как в условиях традиционных методов  обработки данных, так и при  обработке информации с применением  средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах  необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров  и дат составления.

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (ф. N КО-3)

Применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу  организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга (ф. КО-4)

Применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней  странице, где делается запись "В  этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге  заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги  состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и  оборотной стороны через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом  кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток  на начало дня".

Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (ф. N КО-5)

Применяется для учета  денег, выданных кассиром из кассы организации  другим кассирам или доверенному  лицу (раздатчику), а также учета  возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

 

Поступление денег в кассу  и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах  не только цифрами, но и прописью. Приходные  ордера подписывает главный бухгалтер  или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный  бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных  кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и  квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко и  ясно чернилами и шариковыми ручками  или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером. При получении  денег рабочие и служащие расписываются  в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени  и отчества получателя денег указываются  фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда  деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета  принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: "Деньги по ведомости  выдавал (подпись)". Выдача денег  кассиром и раздатчиком по одной  ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N __".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в  платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы  сдают в банк, и на сданные суммы  составляют один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в Журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и  расходных кассовых документов может  осуществляться с применением средств  вычислительной техники.

При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации  и главного бухгалтера. В конце  рабочего дня кассир подсчитывает в  кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой  ручкой или чернилами через копировальную  бумагу на двух листах. Один лист книги  отрывной, его сдают в конце  дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются  в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости  временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается  на другого работника по письменному  приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии  руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии  комиссии из лиц, назначенных руководителем  организации. О результатах пересчета  и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое  количество подразделений или обслуживаемых  центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному  страхованию, стипендий могут производиться  по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с  которыми заключается договор о  материальной ответственности и  на которых распространяются все  права и обязанности, установленные  настоящим Порядком для кассиров.