Учет кассовых операций

     в) наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера немедленно после получения по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

     Приходные кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3). Журнал открывается отдельно на приходные  и на расходные кассовые документы.

     На  предприятиях, осуществляющих бухгалтерский  учет с применением ПЭВМ, регистрация  приходных кассовых документов может  осуществляться с применением средств  вычислительной техники. При этом в  машинограмме “Вкладной лист журнала  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”, составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

     За  неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности с  предприятия взыскивается штраф  в 3-кратном размере неоприходованной суммы. Штрафные санкции взыскиваются в соответствии с п. 9 Указа № 1006. 
 

     На руководителей предприятия, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном, установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

     Рассмотрение  дел об административных правонарушениях  и наложении штрафов, предусмотренных п. 9 Указа № 1006, производится органами Госналогслужбы РФ по сведениям, предоставляемым коммерческими банками и другими органами, осуществляющими проверки соблюдения предприятиями, учреждениями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

     Суммы штрафов, взыскиваемые по основаниям, определенным п. 9 Указа № 1006, зачисляются  в федеральный бюджет и оплачиваются за счет чистой прибыли предприятия.

     В бухгалтерском учете начисление и оплата штрафных санкций отражается проводками.

• Д-т сч. 81 — К-т сч. 68 - начисленные штрафные санкции;
• Д-т сч. 68 - К-т сч. 51 - фактическое перечисление штрафов в федеральный бюджет.

     Отражение на счетах бухгалтерского учета наиболее распространенных операций, связанных  с поступлением наличных денег в кассу предприятия, выглядит следующим образом:

• Д-т сч. 50 - К-т сч. 46 - реализация продукции (работ, услуг) за наличные деньги;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 47 (48) - поступление платы наличными за реализованные основные средства (реализацию прочих активов);
• Д-т сч. 50 — К-т сч. 51 - поступление в кассу денежных средств со счета в банке;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 71 - возврат подотчетными лицами неизрасходованных, ранее полученных авансов;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 73–2 - погашение долга по предоставленному займу работнику предприятия;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 73–3 - возмещение материального ущерба;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 75 - поступление вклада в уставный фонд предприятия;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 76 - погашение дебиторской задолженности;
• Д-т сч. 50 - К-т сч. 94 - поступление средств от заимодавцев.

 
 
 
 
 
 

     2.2. Выдача наличных денежных средств из кассы 

     Выдача  наличных денежных средств из кассы  предприятия сотрудникам может  производиться на следующие цели:

• под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
• в порядке возмещения произведенных работником из личных средств расходов на нужды предприятия (по решению руководителя);
• на командировочные расходы;
• на выплату заработной платы;
• на выплату пособий по социальному страхованию и стипендий;
• на выдачу ссуд и тому подобные цели.

     Денежные  средства предприятие, как правило, получает в обслуживающем банке. Выдача наличных денег производится банком на основании документа специальной формы, им же утвержденной,— чека. Чек — приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы денег.

     Чеки (чековые книжки) выдаются предприятию банком на основании заявления, оформленного по установленной форме. При их заполнении предприятие указывает цель расходов, на которые выдаются денежные средства. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке (п. 4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок)).

     Предприятия, которые реализуют товары (услуги) за наличные деньги и имеют постоянную денежную выручку, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать эту выручку на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, а также на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей, выплату возмущений убытков по договорам страхования физических лиц (п. 7 Порядка).

     Предприятия выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

     Работники предприятия, получающие денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

     Лимиты  наличных расчетов

     Осуществляя закупку товарно-материальных ценностей, производя оплату оказанных работ (услуг) за наличный расчет, следует  учитывать установленные лимиты расчетов наличными деньгами между  юридическими лицами.

     В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 394–1 “О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)”, на Банк России возложена функция установления правил осуществления расчетов в Российской Федерации.

     Во  исполнение указанного положения письмами ЦБР от 29 сентября 1997 г. № 525 и от 29 января 1998 г. № 02–14–4/310 установлены и действуют в настоящее время предельные размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 3000 рублей по одному платежу, а для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье — в сумме 5000 рублей по одному платежу. При этом, в соответствии с п. 1 Разъяснений по отдельным вопросам “Порядка ведения кассовых операций в РФ” и условий работы с денежной наличностью (Письмо ЦБР от 16 марта 1995 г. № 14–4/95), под термином “один платеж” понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

     Указанные нормативные ограничения обязательны  для исполнения всеми юридическими лицами. За осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм предусмотрен штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа (п. 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006).

     При этом, согласно Письму ЦБР от 24 ноября 1994 г. № 14–4/308, п. 9 Указа № 1006 не распространяется на юридические лица, получающие платеж.

     Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчетов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются  в одностороннем порядке к  юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

     Требования  к документальному оформлению

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

     Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается.

     Представленные  подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия.

     Выдача  наличных денег из кассы предприятия  производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным  документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

     В частности, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя, а на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, эти выплаты могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами (с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров).

     Для учета денег, выданных из кассы предприятия  доверенному лицу (раздатчику) по выплате  заработной платы, и возврата остатка  наличных денег и оплаченных документов кассиром ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

     На  титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     В централизованных бухгалтериях на общую  сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

     Пример.

     Работнику предприятия на закупку канцтоваров 22 июня выдана по РКО № 60 под отчет  сумма в размере 100 руб. 25 июня работником представлен авансовый отчет о приобретении канцтоваров на сумму 54 руб. 50 коп. К авансовому отчету были приложены документы (чек ККМ и товарный чек), подтверждающие произведенные расходы. Сумма неиспользованного аванса в размере 45 руб. 50 коп. возвращена в кассу предприятия по ПКО № 45.