Учет кассовых операций

 Данная книга заполняется  в организациях всех форм собственности,  осуществляющих выдачу заработной  платы, стипендий и различного  рода компенсационных выплат  из кассы наличными. Раздатчики  получают деньги под отчет  и несут полную материальную  ответственность за них.           

 Книга заполняется  кассиром на основании первичных  кассовых документов (приходных  и расходных кассовых ордеров  ведомостей на выдачу заработной  платы). (Приложение № 6).

2.6. Порядок ведения  кассовой книги           

 Для учета поступления  и выдачи наличных денежных  средств в кассе организации  применяются кассовую книгу. (Приложение № 7).            

 Каждое предприятие  ведет только одну кассовую  книгу, которая должна быть  пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в  кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми  номерами.           

 Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира,  а также главного бухгалтера  или лица, его заменяющего.           

 Записи в кассовую  книгу производятся кассиром  сразу же после получения или  выдачи денег по каждому кассовому  ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в  конце рабочего дня кассир  подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.           

 Кассовая книга может  вестись и автоматизированным  способом. При этом листы кассовой  книги формируют в виде распечаток  «Вкладной лист кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно  с ней формируется распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 2). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

 

3. Поступление  наличной выручки и контроль  за полнотой ее учета.            

Наличная выручка от продажи  продукции, работ и услуг может  поступать от населения, или от юридических  лиц.

3.1. Поступление  наличной выручки от населения.            

 Организации, получающие  наличную выручку от населения  за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, в соответствии  со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении  контрольно-кассовых машин при  осуществлении денежных расчетов  с населением» должны обязательно  применять контрольно-кассовые машины.            

 Контрольно-кассовая  машина является инструментом  контроля со стороны государства  за налично-денежным оборотом, полнотой  и своевременностью оприходования  наличной выручки.           

 На каждую контрольно-кассовую  машину администрация предприятия  должна заводить журнал кассира-операциониста  по форме № КМ-4.           

 Журнал по форме  № КМ-4 применяется для учета  операций по приходу и расходу  наличных денежных средств (выручки)  по каждой контрольно-кассовой  машине организации, а также  является контрольно-регистрационным  документом показаний счетчиков  контрольно-кассовой машины.           

 Журнал должен быть  прошнурован и скреплен подписями  налогового инспектора, руководителя  и главного бухгалтера организации  и печатью; его страницы должны  быть пронумерованы.           

 Все записи в журнале  ведутся кассиром-операционистом  ежедневно в хронологическом  порядке чернилами или шариковой  ручкой без помарок. Если в  журнал вносятся исправления,  то они должны оговариваться  и заверяться подписями кассира-операциониста,  руководителя и главного бухгалтера  организации.           

 Ежедневно по окончании  работы на контрольно-кассовой  машине кассир-операционист снимает  показания счетчиков. Проведенная  через контрольно-кассовую машину  выручка, выявленная по показаниям  счетчиков, должна быть равна  фактической сумме выручки. Сумма  выручки за день записывается  в журнал.           

 В журнале также  указывается суммы по возвращенным  покупателями (клиентами) чекам на  основании данных Акта о возврате  денежных сумм покупателями (клиентами)  по неиспользованным чекам (форма  № КМ-3). На сумму неиспользованных  кассовых чеков, оформленных актом,  уменьшается выручка кассы.           

 В конце рабочего  дня (смены) кассир составляет  кассовый отчет по форме №  КМ-7 и вместе  с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.           

 Итак, фактическая сумма  выручка, отраженная в книге  кассира-операциониста, должен быть  полностью оприходована в центральную  кассу по приходному кассовому  ордеру. Оприходования выручки в  кассу оформляется проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Кассовые  операции»

Кредит 90 субсчет «Выручка»                                   

- поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг).            

Данные, отраженные в книге  кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия  и  с приходными кассовыми ордерами.

Пример:

В ООО «Элегия» кассир-операционист перед началом работы 1 ноября 2001г. получил деньги под отчет на разменную  монету для ККМ, используемую при  наличных расчетах с населением, в  сумме 500 рублей.

В течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб.

Фактическая сумма выручки  в конце рабочего дня сдана  в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.

В бухгалтерском учете  ООО «Элегия» сделаны следующие  проводки.

Дебет 71

Кредит 50 субсчет  «Касса организации»

- 500 руб.  – выдано под отчет кассиру-операционисту  для разменной монеты;

Дебет 50 субсчет  «Касса организации»

Кредит 90 субсчет  «Выручка»

- 28 000 руб.  – отражена выручка от продажи  товаров.           

3.2.  Поступление наличной выручки от юридических лиц.           

 Предприятия могут  получать выручку наличными денежными  средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.           

 Приход денег в кассу,  полученных от покупателей в  погашение задолженности за отпущенные  им товары (продукцию), выполненные  работы, оказанные услуги, либо в  качестве предоплаты, в бухгалтерском  учете отражается проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Касса организации»

Кредит 62                                   

- получены денежные  средства от покупателей           

 Указанием ЦБ РФ  от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен  предельный размер расчетов наличными  между юридическими лицами. С  21 ноября 2001г. лимит составил 60 000 рублей по одной сделке.           

 Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.           

 За несоблюдение норм  Указа Президента РФ № 1212 на  предприятие налоговым органом  или федеральным органом налоговой  полиции налагается штраф           

 Оформленные надлежащим  образом товаросопроводительные  документы (доверенность, накладная)  расчетные документы (счет-фактура)  являются основанием для расчета.  На основании этих документов  производится прием наличных  поставщиком (продавцом) в кассу  по приходному кассовому ордеру.            

 

3.3.  Контроль за полнотой учета наличной выручки.           

 Кассовые операции  проверяются по кассовой книге.  В ней фиксируются все факты  поступления и выдачи наличных  денег, по результатам которых  на конец дня выводится остаток  денежных средств в кассе. Так  как кассир ведет записи в  кассовой книге в двух экземплярах  под копирку (напомним, что второй  отрывной экземпляр сдается в  бухгалтерию), то при проверке  они должны полностью совпадать.  Кроме того, следует помнить, что  в кассовых документах должны  отсутствовать даже малейшие  подчистки, помарки, а в кассовых  ордерах – и не оговоренные  исправления.           

 На конец отчетного  периода сальдо (остаток) по счету  50 «касса», являющееся разницей  сумму оборотов поступления с  остатком на начало отчетного  периода и выдачи, имеющихся в  кассе денежных средств, заносится  в Главную книгу и в актив  Бухгалтерского баланса в строке  «Касса».           

 Сопоставляя балансовые  данные по статье «Касса» с  главной книгой, журналом-ордером  с ведомостью по счету 50 «Касса»  и кассовой книгой, бухгалтер  должен контролировать равенство  записей.           

 Для подтверждения  полноты и своевременности оприходования  денежных средств, полученных  с расчетного счета в банке,  применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса» а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать.           

 Предприятия за неоприходование  или неполное оприходования денежной  наличности подвергаются штрафу  в трехкратном размере не оприходованной  суммы.           

 

3.4. Сдача выручки  в банк и учет переводов  в пути.            

Согласно Порядку ведения  кассовых операций, предприятие может  хранить с своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка  должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.           

 Выручка может сдаваться  кассиром предприятия:

-           в кассу банка (дневная и вечерняя),

-           в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,

-           инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

Порядок и сроки сдачи  выручки устанавливаются по договоренности между предприятием и инкассаторской службой.

Денежные суммы (переводы) в рублях и иностранной валютах  в пути, внесенные в кассы обслуживающих  банков, приемные кассы Сбербанка  или  кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы в пути»  по отношению к бухгалтерскому балансу  является активным. По дебету счета  отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов  на счет торговой организации.

В бухгалтерском учете  предприятия делаются следующие  проводки по учету переводов в  пути.

Дебет 57

Кредит 50 субсчет  «Касса организации»

- сдана выручка от реализации  товаров;

- зачислена выручка  на счет в банке

3.5. Учет расчетов  с подотчетными лицами.           

 В практической деятельности  предприятия часто возникает  необходимость оплачивать те  или иные расходы наличными,  например, производить закупку на  других предприятиях и в системе  розничной торговли, оплачивать  расходы по командировкам и  так далее. В таких ситуациях  работнику выдаются деньги под  его ответственность (под отчет).            

 Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой  организации  при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.           

 Так, предприятия выдают  деньги под отчет на хозяйственно-операционные  расходы в размерах и на  сроки, определяемые руководителями  предприятий. Что касается выдачи  наличных под отчет на командировочные  расходы, то она производиться  в пределах сумм, которые рассчитаны  бухгалтерией.           

 Отметим, что выдача  денег под отчет осуществляется  на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован  круг лиц, имеющих право на  получение подотчетных сумм, указаны  размеры подотчетных сумм и  сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение  трех рабочих дней по истечении  срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из  командировки, должны предъявить  в бухгалтерию авансовый отчет  с приложенными к нему подтверждающими  документами.