Учет кассовых операций

Руководители организаций  обязаны обеспечить сохранность  наличных денег и других ценностей  в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах.

На эти должности  по возможности не допускаются лица:

- ранее привлекающиеся  к уголовной ответственности  за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими  психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие  общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными  напитками либо употребляющие  наркотические вещества без назначения врача.

Кроме того, рекомендуется  предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости  и транспортное средство при сдаче  либо получения денежных ценностей  в банке.

Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.

Правилами запрещается  хранение в кассах денег и ценностей, не принадлежащих данной организации. О случае всех попыток вторжения  в помещения кассы, кассир обязан сообщить руководителю организации и в органы внутренних дел. В результате проводят проверку наличия в кассе средств, и по ее результатам составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами.

Таким образом, вся ответственность  за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

В УП «ВЦ Мингорисполкома» соблюдаются все вышеперечисленные  требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.

2.2   Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации  Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предусмотрен счет 50 «Касса». Счет активный. Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Остаток по этому счету на конец отчетного периода отражается в активе баланса по строке 261 Бухгалтерского баланса. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.

К счету 50 «Касса» могут  открываться при необходимости  следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Валютная касса»;

50-5 «Касса филиала».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, автопарков, товарных контор и эксплуатационных участков, отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов пристаней и т.п.

Субсчет 50-3 «Денежные  документы» предназначен для учета  почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

Субсчет 50-4 «Валютная  касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при  осуществлении внешнеэкономической  деятельности, в том числе при  направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов или  представительств, выделенных на отдельный  баланс.

По дебету счета 50 «Касса»  отражается поступление денежных средств  и денежных документов в кассу  организации в корреспонденции  с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, работ, услуг и других. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и других.

Поступление денежных средств  в кассу отражается следующими проводками:

Д-т сч. 50 «Касса» (субсчет 1)

К-т сч. 50 «Касса» (субсчет 2) – на поступление денежных средств  в кассу организации из операционной кассы;

К-т сч. 51 «Расчетный счет» - при поступлении денежных средств  с расчетного счета в банке;

К-т сч. 52 «Валютные счета» - припоступлении наличной валюты в кассу с валютных счетов в банке;

К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» - при поступлении  денежных средств со счета в банке, на котором хранятся средства целевого финансирования на содержание социальных учреждений, полученные от родителей и из прочих источников; денежных средств, поступивших в кассу филиалов и других подразделений ПО, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов;

К-т сч. 57 «Переводы  в пути» - на сумму выданной выручки из операционной кассы в кассу организации через инкассатора;

К-т сч. 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» - при  возмещении поставщиками в добровольном порядке стоимости недостачи  материальных ценностей;

К-т сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками» - на выручку от реализации продукции, работ, услуг, прочих активов, поступившую от покупателей согласно акцептованным расчетным документам при расчетах, производимых наличными денежными средствами, на сумму полученных авансов;

К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при поступлении денежных средств в кассу организации за счет краткосрочных кредитов банков и займов других организаций;

К-т сч. 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - при поступлении  денежных средств в кассу организации за счет долгосрочных кредитов банков и займов других организаций;

К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» - при возврате неиспользованных подотчетных сумм;

К-т сч. 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» - на суммы  платежей, постувших от работников организации в погашение задолженности по предоставленным займам на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и на другие нужды, в возмещение материального ущерба разных видов;

К-т сч. 75 «Расчеты с  учредителями» - на поступившие суммы  от учредителей организации;

К-т сч. 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» - при поступлении денег в погашение  различного рода дебиторской задолженности;

К-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты» - на полученные в кассу денежные средства учредителем управления в счет причитающегося ему дохода;

К-т сч. 80 «Уставный  фонд» - денежные суммы, внесенные в  кассу организации товарищами простого товарищества в счет их вкладов в  уставный фонд;

К-т сч. 86 «Целевое финансирование» - на поступление денежных средств  за счет целевого финансирования;

К-т сч. 90 «Реализация» - на поступившую выручку за реализованную  продукцию, товары, работы, услуги;

К-т сч. 91 «Операционные  доходы и расходы» - на поступившую оплату за проданные основные средства, материальные ценности, ценные бумаги и нематериальные активы;

К-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы» - при оприходовании  излишков денег, выявленных при инвентаризации кассы;

К-т сч. 98 « Доходы будущих периодов» - поступление в кассу доходов, относящимся к будущим отчетным периодам.

Выбытие денежных средств  из кассы отражается следующими проводками:

К-т сч. 50 «Касса»

Д-т сч. 50 «Касса» (субсчет 1 «Касса организации») – при поступлении  денежных средств в головную кассу организациииз операционной кассы;

Д-т сч. 51 «Расчетный счет» (52) – при возврате кассовой наличности на счета в банках;

Д-т сч. 55 «Специальные счета в банках» - при возврате кассовой наличности на специальные  счета в банках;

Д-т сч. 57 «Переводы в пути» при внесении выручки в кассы банка, почтовых отделений инкассаторами для зачисления на счет в банке;

Д-т сч. 58 «Финансовые  вложения» - при предоставлении займа  другим организациям, приобретении ценных бумаг других организаций, внесении средств в уставные фонды других организаций;

Д-т сч. 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» - при  оплате через кассу задолженности  поставщикам и подрядчикам за материальные ценности, работы и услуги;

Д-т сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками» - при возврате покупателям излишне полученных от них сумм, возврате полученных от других организаций авансов;

Д-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на суммы погашения  кредитов и займов, возврата организацией–векселедержателем денежных средств, полученных от банка в результате учета векселей или иных долговых обязательств, из-за невыполнения в установленный срок обязательств по платежу;

Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам  и сборам» - при оплате из кассы сумм задолженности перед бюджетом и внебюджетными организациями;

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению» - при  выплате пособий из средств социального  страхования при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им установленного законодательством возраста, малообеспеченным семьям, на погребение и т.д.;

Д-т сч. 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» - при выдаче списочному (штатному) составу сумм заработной платы, премий, поощерений, пособий, доходов от участия в  уставном фонде организации;

Д-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» - при выдаче в  подотчет сумм на командировочные и  хозяйственно-операционные расходы, а  также в погашение задолженности  организации по авансовым отчетам;

Д-т сч. 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» - на сумму выданных работникам займов на различные цели, начисленные суммы процентов банку за кредит для работников на индивидуальные нужды;

Д-т сч. 75 «Расчеты с  учредителями» - при выплате доходов  учредителям организации;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при оплате принятой от населения продукции, возмещении кредиторской задолженности, выдаче депонированной зарплаты, по исполнительным листам в пользу разных организаций и отдельных лиц, возврате излишне полученных сумм;

Д-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты» - на выданные из кассы денежные средства в счет причитающейся учредителю управления прибыли;

Д-т сч. 80 «Уставный  фонд» - на сумму возврата денежных средств товарищам при прекращении  договора простого товарищетсва;

Д-т сч. 81 «Собственные акции (доли)» - на суммы, выплаченные  из кассы организации акционерным  или иным обществам (товариществам), выкупленных у акционеров (участников) принадлежащих им акций (долей);

Д-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы» - при выплате из кассы штрафных санкций;

Д-т сч. 94 «Недостачи или  потери от порчи ценностей» - на сумму  недостач денежных средств, выявленных при инвентаризации касы.

2.3   Совершенствование документального оформления и учета кассовых операций в условиях использования современных информационных технологий

В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в деятельность различных  организаций, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета способна значительно облегчить труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

В настоящее время  существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение  фирмы «1С», предназначенное для  автоматизации различных видов  учета – бухгалтерского, складского, торгового является самым распространенным и популярным на территории стран СНГ.

«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы  «1С: Предприятие». Программа имеет  современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

Данная программа дает возможность формировать проводки разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций или документов.

Так как план счетов –  основа ведения бухгалтерского учета  в организации, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный соответствующим законодательством. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько планов счетов. Например, это может быть полезно при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких организаций.