Учет материально производственных запасов

Доверенность служит для  оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного  на это учредительными документами, с приложением печати организации.          Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной  или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег  или других имущественных ценностей  должна быть подписана также главным  бухгалтером этой организации. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтером организации и выдается под расписку поручителю. Срок действия доверенности, как правило, не должен превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.  Записи в  журнал производятся сразу после  выдачи доверенностей. Подчистки и  не оговоренные исправления в  журнале запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями.  Каждой выданной доверенности присваивается порядковый номер  по журналу регистрации учета  выданных доверенностей. Нумерация  идет с начала года. По этому журналу  бухгалтер следит за использованием доверенностей, делая в специальной  графе отметки о доставке материалов на склад организации или об аннулировании  доверенности, если она возвращается в бухгалтерию без использования. Аннулированные доверенности погашаются надпись «Неиспользованная» и хранят до конца отчетного года, после  чего их уничтожают, о чем составляется соответствующий акт.                                                                                           Перечень материалов, подлежащих получению, в доверенность приводится только в  случае, когда в документе на их получение не указаны наименование и количество материальных ценностей, подлежащих получению.                                                                                            Доверенность, в которой не заполнены реквизиты (дата выдачи и срок действия), ничтожна.

Однострочные приходные  ордера (ф. № М-3) и многострочные  приходные ордера (ф. № М-4) используются для учета материалов и тары, поступивших  от поставщиков или за переработки. Приходный ордер составляется в  одном экземпляре материально ответственным  лицом в день поступления материалов на склад. На несколько поступивших  материалов целесообразно составлять многострочные приходные ордера (ф. № М-4). Бланки приходных ордеров  вручаются материально ответственным  лицам в заранее пронумерованном  виде.                                                                                                                                                При перевозке грузов автотранспортом, в том числе при централизованной доставке, приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя. Накладная выписывается в четырех  экземплярах, которые предоставляются:               *покупателю, как основание для  оприходования материалов;                            *в банк для расчета с транспортной организацией;                                       *поставщику для списания материалов;                                                   *транспортной организации для учета  работы автомашин и расчетов по заработной плате.                                                                                                                        При установлении несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, а также в случаях, когда качество  материалов не соответствует предъявляемым требованиям приемку производит комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.                                                                                                                                                                      В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков поставщику или транспортной организации.                                             Груз доставляется на склад, где он проверяется в соответствии со счет-фактурой и сопроводительным документом по количеству, ассортименту, качеству. Принимает ценности заведующий складом или кладовщик, а при обнаружении недостачи привлекается представитель незаинтересованной организации. Приемный акт служит основанием для предъявления претензии к поставщику. Он составляется по форме № М-7 в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя незаинтересованной организации. Акт утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой-в службу снабжения.                                                                                                                   В первичных учетных документах на отпуск материалов со склада организации в структурные подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена, наименование заказа, для изготовления которого отпускаются материалы либо номер и наименование затрат.                                 На фактически израсходованные материалы структурные подразделения-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются выше перечисленные реквизиты, а также количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции, либо объем выполненных работ.                                                                                             Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается руководством и находит свое отражение в приказе о формировании учетной политики.                                                                                                             Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.   Отпуск материалов со склада организации в ее структурные подразделения регулярно оформляется лимитно-заборными картами (типовая межотраслевая ф. № М-8), требование накладная (типовая межотраслевая ф. № 11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).                        Лимитно-заборная карта составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают до начала отчетного периода цеху-потребителю, а другой-складу. Лимитно-заборная карта предназначена для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимит отпуска материалов на производство устанавливают на основе соответствующих расчетов. Функциональные подразделения организации, которым это вменено в обязанность. Само название документа «лимитно-заборная книга» свидетельствует о том, что отпуск по нему допускается только в пределах лимита.                                                                                                                     По лимитно-заборной книге ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.                                                                             Записи в карточку складского учета по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материалов на складе кладовщик должен делать, как правило, после каждой выдачи материалов, либо по мере закрытия лимитно-заборных карт, но не позднее 1-го числа каждого месяца, следующего за отчетным.  При этом порядке записей лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.                                                                                                                     Склад сдает лимитно-заборные карты в бухгалтерию организации после использования лимита и выверки итоговых данных с аналогичными данными подразделений-потребителей экземпляров лимитно-заборных карт. Выверки итоговых данных подтверждаются соответствующими подписями.  На конец месяца в бухгалтерию должны быть сданы все лимитно-заборные карты независимо от того использован лимит или нет. В лимитно-заборных картах таксируется общее количество по каждому номенклатурному номеру.

 3.Синтетический учет материально-производственных запасов

Синтетический учет производственных запасов ведут, как уже отмечалось, на синтетических счетах 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 14 "Резервы под снижение стоимости  материальных ценностей", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонение в стоимости материалов".  
Перечень субсчетов, которые могут быть открыты к счету 10 "Материалы", приведен в п.7.1. Сельскохозяйственные организации могут открывать к счету 10 "Материалы" отдельные субсчета для учета семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и др.  
На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.  
При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.  
При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 "Материалы" и кредитуют следующие счета:  
60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;  
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;  
71 "Расчеты с подотчетными лицами" - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм; 
23 "Вспомогательные производства" - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;  
20 "Основное производство" - на стоимость возвратных отходов, и другие счета.  
Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 "Прочие доходы и расходы".  
Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов". По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.  
Сельскохозяйственные организации продукцию собственного производства текущего года отражают на счете 10 "Материалы" в течение года по плановой себестоимости (дебет счета 10, кредит счета 20 "Основное производство"). После составления годовой отчетной калькуляции плановую себестоимость материалов корректируют до фактической себестоимости способом "красное сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).  
Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:                                            Дебет счета 20 "Основное производство" (материалы отпущены основному  
производству);  
Дебет счета 23 "Вспомогательные  производства"  (материалы  отпущены  
вспомогательным производствам)  
Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов  
(25, 26 и др.)  
Кредит счета 10 "Материалы" или  других  счетов  по учету материалов      Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы". По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.  
При списании материалов вследствие непригодности их фактическая себестоимость списывается со счета 10 "Материалы" (а при использовании учетных цен для синтетического учета материалов и со счета 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей") в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".  
В зависимости от конкретных причин списания со счета 84 списанные материалы относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального ущерба (счет 76) или финансовых результатов (счет 91).  
Стоимость материалов по ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.  
По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (счета 20, 23, 25, 26 и др.). При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом "красное сторно", т.е. отрицательными числами.  
Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам.  
При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам дополнительно используют счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей".  
Счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и откорме, товары).  
В дебет счета 15 относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.  
Материально-производственные запасы, фактически поступившие в организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 в дебет счетов 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме" и 41 "Товары".  
Сумму разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, списывают со счета 15 в дебет счета 16. Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.  
Израсходованные или проданные материально-производственные запасы списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита материальных счетов по учетным ценам.  
Счет 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" предназначен для учета разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10, 11, 41 синтетический учет ведут по учетным ценам.  
Накопленные на счете 16 разницы между фактической себестоимостью приобретенных материально-производственных запасов и стоимостью их по учетным ценам списывают с кредита счета 16 в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов, как правило, пропорционально стоимости израсходованных материально-производственных запасов по учетным ценам. Допускается списание отклонений на затраты производства или на расходы на передачу в месяце их выявления.  
В бухгалтерском балансе сальдо по счету 16 включается в стоимость материально-производственных запасов без отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета.  
Аналитический учет по счету 16 ведут по группам материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

4.Аналитический учет движения материалов

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как  правило, по согласованию с главным  бухгалтером предприятия.  
Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.  
Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.  
В условиях функционирования автоматизированного учета вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы - ведомости движения и остатков материалов.  
Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию, сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.  
В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных подразделениях (пунктах, отделениях,) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию.  
При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.  
Учет материалов в бухгалтерии. В соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.  
При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.  
При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению.  
В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.  
На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных выше оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.  
При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости.  
При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.  
Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.  
Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.  
На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетом, складам, подразделениям.  
Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.  
Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.  
Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.  
Организации также могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.  
При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование основных учетных регистров, таких как:  
оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;  
ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;  
оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;  
оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.