Учет основных средств. Понятие и классификация. Счета, используемые в бухгалтерии для учета основных средств

В организациях, имеющих небольшое  число объектов основных средств, разрешается  вести учет в инвентарной книге  с указанием необходимых сведений об объекте. За каждым объектом закрепляется ответственное лицо.

Инвентарные карточки и инвентарные  книги заполняются на основе первичных документов, технических паспортов. Затем инвентарные карточки регистрируются в специальных описях, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств. В описи для каждого вида основных средств отведен раздел, определенный серией инвентарных номеров. Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств, где их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп - по местам нахождения, эксплуатации и видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Выбытие основных средств оформляют  актом и отражают в инвентарной  карточке, а затем ее изымают из картотеки.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия  основные средства после соответствующих  записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно. Это необходимо для того, чтобы на основе этих карточек можно было составить расчеты  амортизации. По окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируют по классификационным видам. Обороты по поступлению и выбытию по каждому виду суммируются и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки открывают в начале января на текущий год. Сначала в  них указывают их наличие на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на первое число следующего месяца. По данным карточек составляют оборотную ведомость  движения основных средств, итоги которой  сверяют с итогами Главной  книги и на их основании составляют отчетность о наличии и движении основных средств.

Передачу основных средств другим предприятиям оформляют формой ОС-1. На ее основании осуществляют запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку  в описи инвентарных карт.

В случае получения объекта от других подразделений своего предприятия  карточка инвентарного учета перемещается в картотеке в ячейку, где размещены  карточки цеха-получателя.[6]

Причинами выбытия основных средств  могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения  при стихийных бедствиях; ликвидация части инвентарного объекта в  связи с модернизацией; передача другим предприятиям; недостача основных средств.

Ликвидацию объектов (слом, разборку, демонтаж) постоянно действующая  комиссия оформляет актом о ликвидации. На основании акта, утвержденного  руководителем предприятия, бухгалтерия  отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер  акта о его ликвидации. Затраты  по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в  акте. Бухгалтерия обрабатывает этот акт с выявлением результатов  от ликвидации объекта.

Операции по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств (форма ОС-4), а списание грузового  или легкового автомобиля, прицепа  или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств (форма ОС-4а).

В актах на списание указывают  техническое состояние и причину  списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей и т.п.), полученных от ликвидации объекта, результат от списания.

Бухгалтерия заполняет карточку движения основных средств по их видам  и группам на основе инвентарных  карточек на поступившие и выбывшие объекты.[12]

Б) Синтетический учет

Синтетический учёт наличия  и движения основных средств, принадлежащих  предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:

01 «Основные средства»  (активный);

02 «Амортизация основных  средств» (пассивный);

91 «Прочие доходы и  расходы» (активно-пассивный).

Счёт 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии  и движении основных фондов организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в  текущую аренду.

Поступили на предприятие основные средства Д 08 К 60 (70, 76)

Принимаются к учету основные средства Д 01 К 08

Оприходование основных средств, внесённых учредителями в счёт их вкладов в уставной капитал отражается следующим образом:

Дебет счёта 75 «Расчёты с  учредителями»

Кредит счёта 80 «Уставной  капитал».

Стоимость основных средств, поступивших в качестве вклада в  уставной капитал, оформляют бухгалтерскими записями:

Дебет счёта 08 «Вложение  во внеоборотные активы»

Кредит счёта 75 «Расчёты с учредителями»

Основные средства, приобретённые  за плату у других организаций  и лиц, а также созданные в  самой организации, отражают:

Дебет счёта 01 «Основные  средства»

Кредит счёта 08 «Вложение  в нематериальные активы»

Основные средства, поступившие  от других организаций и лиц безвозмездно, а также в качестве субсидий правительственного органа в соответствии с новым  Планом счетов приходуют по:

Дебет счётов 08 «Вложения  во внеоборотные активы»

Кредит счёта 98 «Доходы  будущих периодов»

(субсчёт 98-2 «Безвозмездные  поступления»)

при этом стоимость безвозмездно принятых основных средств можно  отражать на финансовых результатах  двумя способами:

- в момент принятия  основных средств к учёту в  первоначальной стоимости;

- по мере начисления  амортизации по принятым основным  средствам. Следовательно, по безвозмездно принятым основным средствам составляются следующие бухгалтерские записи:

На первоначальную стоимость

Дебет счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы»

Кредит счёта 98 «Доходы  будущих периодов»

Дебет счёта 01 «Основные  средства»

Кредит счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы»

Ежемесячно на сумму амортизации

Дебет счетов учёта затрат (25, 26)

Кредит счёта 02 «Амортизация основных средств»

Дебет счёта «Доходы будущих  периодов»

Кредит счёта 91 «Прочие  доходы и расходы»

При выбытии основных средств  вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается  со счёта 01 «Основные средства» в  дебет счёта 91 «Прочие доходы и  расходы». Кроме того, по дебету счёта 91 отражают все расходы, связанные  с выбытием основных средств, а по кредиту – все поступления, связанные  с выбытием основных средств (выручка  от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объекта).

Таким образом, на счёте 91 «Прочие  доходы и расходы» формируется финансовый результат от выбытия основных средств. По окончанию отчётного периода  определяют разность между дебетовыми и кредитовыми оборота и по каждому субсчёту счёта 91 и списывают  её на счёт 99 «Прибыли и убытки». Превышение дебетового оборота над кредитовым отражают по дебету счёта 99 и кредиту  счёта 91, а превышение кредитового  оборота над дебетовым – по дебету счёта 91 и кредиту счёта 99.

При выбытии основных фондов накопленная амортизация по объекту  списывается в уменьшение его  первоначальной стоимости. При этом дебетуют счёт 02 «Амортизация основных средств» и кредитуют счёт 01 «основные  средства».

На сумму амортизации  объекта

Дебет счёта 02 «Амортизация основных средств»

Кредит счёта 01 «Основные  средства»

На остаточную стоимость  объекта

Дебет счёта 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит счёта 01 «Основные  средства»

На стоимость полученных от списания объектов материалов

Дебет счёта 10 «Материалы»

Кредит счёта 91 «Прочие  доходы и расходы»

Неучтённые объекты основных средств, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости  бухгалтерской записью:

Дебет счёта 01 «Основные  средства»

Кредит счёта 91 «Прочие  доходы и расходы»

Внутреннее перемещение основных средств отражается только в аналитическом учете, делать записи об этом перемещении в синтетическом учете нет необходимости.

 

2.2 Инвентаризация основных средств

 

Инвентаризация – это приём  ревизии, используемый для проверки соответствия фактического наличия  средств в натуре данным бухгалтерского учёта, а также для выяснения  сохранности собственности в  организации. При этом фактическое  наличие ценностей записывается в инвентаризационные описи, на основании  которых и данных бухгалтерского учёта составляются сличительные ведомости, где выводятся недостачи и  излишки ценностей. В процессе инвентаризации проверяется также реальность числящихся на балансе объектов основных средств. [13]

Инвентаризация основных средств  является обязательной в следующих  случаях:

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения,  злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или ликвидации  организации;

- при передаче имущества в  аренду, выкупе, продаже;

- при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при  преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

-перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности (кроме  имущества, инвентаризация которого  проводилась не ранее 1 октября  отчетного года). [3]

Инвентаризация основных средств  проводится не менее одного раза в  год и не ранее 1 октября отчётного  года. Здания сооружения и другие неподвижные  объекты разрешено инвентаризировать  не реже одного раза в год, библиотечные фонды – не менее одного раза в 5 лет по состоянию на 1 декабря. Животных должны инвентаризировать ежеквартально.

Количество и сроки инвентаризации определяются в организации руководителем , кроме случаев, когда её проведение является обязательным и фиксируется  в учётной политике.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создаётся комиссия , в состав которой включают главных специалистов, бухгалтера и других, но не менее 3 человек. Инвентаризацию проводят в присутствии материально ответственного лица. За правильность и своевременность проведения инвентаризации несут ответственность руководитель организации и главный бухгалтер.

Перед проведением инвентаризации уточняется и правильность оформления первичной учетной документации по наличию и движению основных средств (инвентарные карточки или книги, технические паспорта, акты приема-передачи и т. п.).

Материально ответственные лица в  письменной форме должны подтвердить, что все приходные и расходные  документы на основные средства сданы  в бухгалтерию. Принятые объекты  оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такой подход в дальнейшем позволит избежать возможных конфликтов между членами инвентаризационной комиссии и лицами с материальной ответственностью. [5]

Фактическое наличие и  техническое состояние объектов устанавливаются членами инвентаризационной комиссии совместно с материально  ответственными лицами путем непосредственного  осмотра по месту нахождения.

Инвентаризационная комиссия до начала инвентаризации проверяет  наличие и состояние:

- инвентарных карточек (книг), описей и других регистров  аналитического учёта;

- технических паспортов  или другой технической документации;

- документов на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду и на  хранение.

Члены комиссии в присутствии  должностных и материально ответственных  лиц осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентарных  описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению и инвентарным  номерам, а также основные технические  или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учёт, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учёта отсутствуют или указаны  неправильные данные, характеризующие  их, комиссия должна включить в опись  правильные сведения и технические  показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтённых объектов должна быть произведена с учётом рыночных цен, а износ определён  по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Если в ходе инвентаризации выявлены не отражённые в учёте капитальные  работы, увеличивающие балансовую стоимость  основных средств, или обнаружена частичная  ликвидация объектов, уменьшающая их инвентарную стоимость, комиссия должна составить отдельный акт. Комиссия должна установить причины, по которым  конструктивные изменения объектов основных средств не получили своевременного отражения в учёте.

Основные средства, которые  на момент инвентаризации находятся  вне места нахождения организации (транспортные средства, отбывшие в  дальние рейсы, оборудование на капитальном  ремонте и т.п.), инвентаризируются  до момента временного их выбытия.

На основные фонды, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с  указанием времени ввода в  эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности.

Инвентаризационные описи  представляются в бухгалтерию для  внесения изменений и уточнения  в инвентарные карточки, сводные  ведомости и другие регистры по учёту  основных средств. В итоге составляют общую по организации сличительную ведомость результатов инвентаризации, где указывают наименование объектов по местам нахождения или эксплуатации, перечень выявленных неучтённых или  недостающих объектов, их стоимость. [4]

Если обнаружены излишки основных средств, то составляется проводка:

Дт счёта 01 «Основные средства»,

Кт счёта 91 « Прочие доходы и расходы»